Сроки обработки документов

981
Как установить сроки обработки документов, чтобы не лишать их актуальности и вовремя передавать исполнителям? Ускорять документооборот или обрабатывать в первую очередь самые важные документы? Ответим в статье.

Виды обработки документов и ее сроки

Для того чтобы обеспечить в пределах одной компании хранение важной информации, а также ее быстрый поиск и своевременную передачу с минимальными затратами, необходимо установить порядок движения служебной документации и Сроки обработки документовуправления документальными потоками.

Под документооборотом понимают процессы движения официальных бумаг с момента их оформления или получения до отправки конечному адресату, окончания исполнения или передачи в архив. Все эти процессы связаны с обработкой документов, выполнением всех необходимых операций для включения конкретной бумаги в документооборот.

Как правило, в документационном обеспечении выделяют три базовые группы документов: внутренние, входящие и исходящие. Для каждой группы действующим законодательством и локальными нормативными актами определяются сроки обработки документов и условия их передачи исполнителям.

В современном делопроизводстве принято выделять несколько основных видов обработки документации, отчасти соответствующие этапам документооборота:

Входящая

Исходящая

Внутренняя

  1. Экспедиционная обработка;
  2. Предварительное рассмотрение службой ДОУ или канцелярией;
  3. Регистрация;
  4. Рациональное перемещение документации в пределах компании;
  5. Обработка отправленных и исполненных бумаг;
  1. Получение указания на разработку проекта документа;
  2. Подготовка и оформление чернового варианта;
  3. Согласование с заинтересованными сторонами;
  4. Удостоверение;
  5. Регистрация и тиражирование
  6. Отправка;
  7. Передача на хранение второго экземпляра

Процессы обработки объединяют этапы подготовки исходящих документов (на этапе разработки) и входящих (на этапе исполнения).

В какой срок должна производиться обработка документов?

Во многих организациях одной из основных проблем документооборота становится несоблюдение сроков обработки документации, в первую очередь, организационной и распорядительной. Некоторые бумаги обрабатываются слишком долго и поступают к исполнителям несвоевременно, зачастую уже перестав быть актуальными. Основное назначение документационного обеспечения — создавать условия для принятия точных и эффективных административных решений. Для этого можно использовать только проверенную и актуальную информацию. Именно поэтому так важно уделить внимание определению максимально допустимых сроков обработки документов.

В большинстве учреждений документационные процессы регламентируются локальным нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству. Именно она определяет сроки различных этапов документооборота. Например, в ней может быть указан максимально допустимый срок от получения запроса из стороннего учреждения до подготовки и отправки ответа на него.

Некоторые организации, например банки, в силу специфики своей деятельности вынуждены выпускать дополнительные локальные акты, регулирующие процессы и устанавливающие сроки обработки документов. Другие компании выделяют во всем документальном массиве две основные группы официальных бумаг:

проходящие стандартную обработку;

нуждающиеся в ускоренном рассмотрении;

Последние обрабатываются быстрее остальных в силу различных факторов.

Читайте также:

Для каких документов срок обработки должен быть максимально коротким?

Среди всей документации, участвующей в бизнес-процессах компании можно выделить несколько групп документов, сроки обработки которых должны быть максимально сокращены.

Вид документа

Факторы, влияющие на срок обработки

Продолжительность обработки (примеры)

Дополнительно

Запросы контролирующих и надзорных органов

  • цели запроса;
  • статус организации-отправителя;
  • объем ее полномочий;
  • требуемый результат запроса (информация или копии официальных бумаг);

От 2ух рабочих дней до срока, установленного в запросе

Не каждый запрос подлежит безусловному выполнению: важно определить его правомерность.

Кадровые документы (по личному составу), регулирующие трудовые отношения.

  • кто является инициатором процесса;
  • с чем связана необходимость выдачи копий или оригиналов кадровой документации
  • 3 дня с даты подачи заявления — для действующих или бывших работников;
  • в указанный в запросе срок — для правоохранительных органов;
  • в утвержденный для подготовки архивных документов срок — для пенсионеров, чьи дела переданы в архив;
  • в этот же день — при увольнении;

Для кадровых документов рекомендуется определить точные сроки обработки и классифицировать их в Инструкции по делопроизводству.

Внутренние организационно-распорядительные документы

Принадлежность к одной из следующих групп документации:

  • учредительная;
  • о назначении исполнительных органов;
  • о проведении внутренних мероприятий;
  • локальные нормативные акты;
  • справочного характера;

Законом регулируются сроки обработки некоторых бумаг по процедурным вопросам кадрового делопроизводства. Например:

  • два месяца до даты увольнения — для приказов о сокращении штата;
  • немедленно после установления факта — для актов;

Для большинства бумаг сроки не регулируются на законодательном уровне и устанавливаются локальными нормативными актами.

Исходящие

Готовятся в стандартном режиме документооборота. Сроки обработки устанавливаются отдельными распоряжениями руководства.

Входящие

Принадлежность к категории бумаг особой важности:

  • исполнительные листы;
  • постановления приставов;
  • повестки правоохранительных органов;
  • запросы контролирующих органов;
  • немедленное исполнение — для некоторых указов суда (о восстановлении в должности);
  • 2-3 часа — для обработки повесток с предписанием явиться в правоохранительные органы;

Для особо важных входящих бумаг несоблюдение сроков может считаться нарушением требования закона.

Справки из архива

  • 30 дней — для запросов социально-бытового характера граждан и учреждений;
  • до 60 дней — при сложных запросах;
  • 15 дней — для запросов с применением научно-справочного аппарата;

Регламентируются Основными Правилами работы архивов организаций

Сроки обработки первичных документов

Справка

К первичной документации относятся зафиксированные на бумаге свидетельства определенных хозяйственных действий. В ней выделяют следующие группы:

  1. Организационно-распорядительная (приказы, указания, распоряжения, разрешающие проведение хозяйственных операций);
     
  2. Оправдательная (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки, отражающие факт проведения операции);
     
  3. Бухгалтерского оформления (справки, расчеты, оформляемые для подготовки учетных записей, а также их упрощения и сокращения).

Для рационализации и ускорения процедур бухучета во многих компаниях вводят график документооборота. В нем устанавливают очередность, сроки обработки и порядок передачи первичных документов в бухгалтерию. В графике указывают:

место и срок подачи первичного документа;

сведения об оформивших и сдавших его сотрудниках;

учетные записи, проведенные на основании данных бумаг;

место и время хранения первичной документации.

График необходим для удовлетворения потребностей бухгалтерии в документированной информации. С его помощью можно уменьшить материальные и временные затраты, создать оптимальные условия для работы с “первичкой”, повысить эффективность бухгалтерской службы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль