Как установить сроки обработки документов, чтобы не лишать их актуальности и вовремя передавать исполнителям? Ускорять документооборот или обрабатывать в первую очередь самые важные документы? Ответим в статье.
Из статьи вы узнаете:
Виды обработки документов и ее сроки
Для того чтобы обеспечить в пределах одной компании хранение важной информации, а также ее быстрый поиск и своевременную передачу с минимальными затратами, необходимо установить порядок движения служебной документации и 
управления документальными потоками.
Под документооборотом понимают процессы движения официальных бумаг с момента их оформления или получения до отправки конечному адресату, окончания исполнения или передачи в архив. Все эти процессы связаны с обработкой документов, выполнением всех необходимых операций для включения конкретной бумаги в документооборот.
Как правило, в документационном обеспечении выделяют три базовые группы документов: внутренние, входящие и исходящие. Для каждой группы действующим законодательством и локальными нормативными актами определяются сроки обработки документов и условия их передачи исполнителям.
В современном делопроизводстве принято выделять несколько основных видов обработки документации, отчасти соответствующие этапам документооборота:
|
Входящая |
Исходящая |
Внутренняя |
|
|
Процессы обработки объединяют этапы подготовки исходящих документов (на этапе разработки) и входящих (на этапе исполнения). |
В какой срок должна производиться обработка документов?
Во многих организациях одной из основных проблем документооборота становится несоблюдение сроков обработки документации, в первую очередь, организационной и распорядительной. Некоторые бумаги обрабатываются слишком долго и поступают к исполнителям несвоевременно, зачастую уже перестав быть актуальными. Основное назначение документационного обеспечения — создавать условия для принятия точных и эффективных административных решений. Для этого можно использовать только проверенную и актуальную информацию. Именно поэтому так важно уделить внимание определению максимально допустимых сроков обработки документов.
В большинстве учреждений документационные процессы регламентируются локальным нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству. Именно она определяет сроки различных этапов документооборота. Например, в ней может быть указан максимально допустимый срок от получения запроса из стороннего учреждения до подготовки и отправки ответа на него.
Некоторые организации, например банки, в силу специфики своей деятельности вынуждены выпускать дополнительные локальные акты, регулирующие процессы и устанавливающие сроки обработки документов. Другие компании выделяют во всем документальном массиве две основные группы официальных бумаг:
проходящие стандартную обработку;
нуждающиеся в ускоренном рассмотрении;
Последние обрабатываются быстрее остальных в силу различных факторов.
Читайте также:
- Обработка и регистрация входящих документов
- Совместная обработка документов
- Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату
Для каких документов срок обработки должен быть максимально коротким?
Среди всей документации, участвующей в бизнес-процессах компании можно выделить несколько групп документов, сроки обработки которых должны быть максимально сокращены.
|
Вид документа |
Факторы, влияющие на срок обработки |
Продолжительность обработки (примеры) |
Дополнительно |
|
Запросы контролирующих и надзорных органов |
|
От 2ух рабочих дней до срока, установленного в запросе |
Не каждый запрос подлежит безусловному выполнению: важно определить его правомерность. |
|
Кадровые документы (по личному составу), регулирующие трудовые отношения. |
|
|
Для кадровых документов рекомендуется определить точные сроки обработки и классифицировать их в Инструкции по делопроизводству. |
|
Внутренние организационно-распорядительные документы |
Принадлежность к одной из следующих групп документации:
|
Законом регулируются сроки обработки некоторых бумаг по процедурным вопросам кадрового делопроизводства. Например:
|
Для большинства бумаг сроки не регулируются на законодательном уровне и устанавливаются локальными нормативными актами. |
|
Исходящие |
Готовятся в стандартном режиме документооборота. Сроки обработки устанавливаются отдельными распоряжениями руководства. |
||
|
Входящие |
Принадлежность к категории бумаг особой важности:
|
|
Для особо важных входящих бумаг несоблюдение сроков может считаться нарушением требования закона. |
|
Справки из архива |
|
Регламентируются Основными Правилами работы архивов организаций |
Сроки обработки первичных документов
Справка
К первичной документации относятся зафиксированные на бумаге свидетельства определенных хозяйственных действий. В ней выделяют следующие группы:
- Организационно-распорядительная (приказы, указания, распоряжения, разрешающие проведение хозяйственных операций);
- Оправдательная (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки, отражающие факт проведения операции);
- Бухгалтерского оформления (справки, расчеты, оформляемые для подготовки учетных записей, а также их упрощения и сокращения).
Для рационализации и ускорения процедур бухучета во многих компаниях вводят график документооборота. В нем устанавливают очередность, сроки обработки и порядок передачи первичных документов в бухгалтерию. В графике указывают:
место и срок подачи первичного документа;
сведения об оформивших и сдавших его сотрудниках;
учетные записи, проведенные на основании данных бумаг;
место и время хранения первичной документации.
График необходим для удовлетворения потребностей бухгалтерии в документированной информации. С его помощью можно уменьшить материальные и временные затраты, создать оптимальные условия для работы с “первичкой”, повысить эффективность бухгалтерской службы.