Сопроводительные письма — одни из самых используемых образцов в деловой переписке. В статье расскажем, как составить сопроводительное письмо к документам и что в нём прописать, приведём образцы писем и примеры формулировок, перечень обязательных реквизитов.
В каких случаях потребуется составить сопроводительное письмо к документам
Форма сопроводительного письма относится к наиболее часто используемым в практике делопроизводства. Такое деловое письмо — это приложение к документам, не содержащим адресную часть, например:
- к договорам;
- методическим или инструктивным указаниям;
- контрактам;
- актам;
- протоколам и пр.
Эти документы, как правило, самостоятельные, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений. Направляемые вместе с ними сопроводительные письма составляются как подтверждение того, что такой документ был отправлен адресату.
Образец сопроводительного письма от Системы Кадры
Скачайте образец полностью >>>
Второе назначение сопроводительного письма к документам — опись отсылаемых вместе с ним деловых бумаг, содержащая наименование каждого документа с указанием количества экземпляров и числа содержащихся в нем страниц. При получении сопроводительного письма адресат автоматически принимает и прилагаемый к нему пакет документов. Форма сопроводительного письма к документам — образец делового письма, наиболее часто встречающийся в межведомственной переписке. Как правило, это ответы на запросы соответствующих органов. При этом, например, и сопроводительное письмо в СФР о предоставлении документов, и сопроводительное письмо в суд о направлении документов оформляются по общим правилам.
Особенности составления сопроводительного письма: примеры формулировок
Сопроводительные письма о направлении документов имеют стандартный вид и содержание. Поэтому часто на предприятии используется типовой шаблон, что значительно упрощает процедуру составления и оформления этого вида деловых писем. Образец сопроводительного письма с приложением документов содержит адресную часть и обращение, которые заполняют в соответствии с общепринятыми правилами. Наименование документа — «Сопроводительное письмо» указывать не нужно, но тема сообщения должна быть обязательно. Основное отличие от остальных деловых писем — содержание текстовой части. Она может начинаться с фраз:
- «При этом направляем Вам…»;
- «Высылаем в Ваш адрес…»;
- «Представляем Вам…».
После чего следует перечень прикладываемых приложений и пояснения, зачем направляют адресату эти документы. Кроме этого, сопроводительное письмо о направлении документов, образец. обязательно содержит указание или просьбу о том, что адресат должен сделать с направляемыми документами, например:
- «Прошу изучить и внести необходимые дополнения в отчетность в соответствии с направляемой инструкцией»,
- «Согласно направленным методическим указаниям, необходимо скорректировать формы отчетности и направить в наш адрес отчеты по новым формам к 01.07.2019 года»,
- «Прошу подтвердить получение…»,
- «Просим возвратить в наш адрес один экземпляр направляемого договора после его подписания»,
- «Просим проинформировать…» и т.п.
Любой бланк сопроводительного письма также имеет особый реквизит, который отсутствует в других деловых письмах. Это отметка о наличии приложений. Реквизит имеет вид перечня и нужен, чтобы адресат уже на этапе регистрации входящей корреспонденции мог проверить целостность отправления и полноту комплекта прилагаемых документов.
Сопроводительное письмо к документам: образец
Скачайте образец полностью >>>
- Как обмениваться документами с дистанционными работниками
- Каким письмом необходимо отправить уведомление об увольнении иностранца в МВД: простым или заказным
- Может ли работодатель отправить документы, которые запросил сотрудник, по почте, если в трехдневный срок выдать их ему на руки невозможно
- Когда и как представлять документы в ИФНС, чтобы получить социальный вычет по НДФЛ на обучение
Разновидности сопроводительных писем
К наиболее распространенным относятся четыре вида сопроводительных писем:
- с обоснованием;
- просьбой;
- сведениями, которые поясняют содержание;
- о предоставлении документов.
К деловым не относятся сопроводительные письма к резюме. Но это тоже один часто используемых видов коммуникации.
✔ Сопроводительное письме с обоснованием
В нем ссылаются на события, в соответствии с которыми адресату направляют документы. К таким событиям относятся, например, предварительная договоренность, завершение очередного этапа выполнения работ по договору, решение вышестоящего органа или изменение требований законодательства. Событие, на основании которого направляются документы, указывают в начале письма.
Образец сопроводительного письма с обоснованием
Скачайте образец полностью >>>
✔ Сопроводительное письмо, в котором содержится просьба
Это наиболее распространенный вид деловых писем. При этом просьбу излагают не в начале текстовой части документа, а уже после вступления и упоминания его наименования. Так, например, образец сопроводительного письма к отчёту может содержать просьбу, чтобы второй экземпляр отчета подписал представитель контрагента и направил обратно в адрес исполнителя с указанием сроков отправки.
✔ Сопроводительное письмо с пояснением
В нем сначала информируют, какие именно документы направили адресату, а затем дают комментарии и пояснения по поводу содержания этих документов.
✔ Сопроводительное письмо о предоставлении документов
Образец сопроводительного письма о передаче документов составьте по общему шаблону. Ознакомьтесь с правилами обмена информацией, установленными ведомством, которое является адресатом вашего сопроводительного письма — в некоторых случаях органы власти, внебюджетные фонды, военные комиссариаты могут устанавливать дополнительные требования.
Например, сопроводительное письмо к документам в военкомат, образец, или сопроводительное письмо к документам в налоговую, образец, не имеют унифицированного бланка, но при этом есть ведомственные регламенты, которыми нужно руководствоваться при осуществлении документооборота с этими ведомствами.
Сопроводительное письмо к электронным документам в налоговую составьте, руководствуясь «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота...», утвержденными приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013, а также приказом ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@.
Сопроводительное письмо к документам в налоговую: образец
Скачайте образец полностью >>>
В случае, когда вы не знаете, как правильно написать сопроводительное письмо к документам в военкомат, ознакомьтесь с Приложением № 3 к Инструкции о порядке отбора кандидатов для поступления на военную службу, утвержденной Приказом Федеральной службы войск национальной гвардии РФ от 15 мая 2017 г. № 139. В Инструкции вы найдете сопроводительное письмо к документам в военкомат, рекомендуемый образец, и сможете правильно оформить ответ на запрос в случае, если комиссариат затребует у компании личное дело сотрудника.
Сопроводительное письмо к документам в суд, когда вы прикладываете к письму материалы судебного дела, оформить нужно по форме № 61, предложенной в «Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36.
Сопроводительное письмо к документам в суд: образец
Сопроводительное письмо к документам скачать Word >>>
Как написать сопроводительное письмо к документам: пример
Формуляр или бланк сопроводительного письма целесообразно разработать на предприятии и утвердить в учетной политике локальным нормативным актом, например, положением о делопроизводстве. В этом случае любой сотрудник, который не знает, как пишется сопроводительное письмо, образец сможет посмотреть в альбоме, прилагаемом к локальному акту и оформить документ правильно. При оформлении и составлении письма руководствуйтесь общими требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступившем в действие с 1 июля 2018 года. Составляя письмо учтите, что все документы, упоминаемые в тексте сопроводительного письма по отдельности или пакетом, вносятся в перечень приложений, независимо от их общего количества.
Обратите внимание! Реквизит «Подпись» проставляйте один раз — после списка приложенных к письму документов.
Если прикладываемых документов много, реквизит «Отметка о наличии приложений» по объему может превысить текстовую часть сопроводительного письма. Это не будет расцениваться как нарушение требований ГОСТа. При этом первый лист письма заполняется на бланке организации, последующие – на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Страницы письма, объем которого превышает одну страницу, нумеруют. Номер страницы указывают в верхнем поле, посредине.