Распоряжение является разновидностью распорядительных документов. Это правовой акт, и для придания ему юридической силы он должен быть оформлен надлежащим образом. Как правильно это сделать, расскажем в настоящей статье.
Порядок оформления распоряжения
Приказ, распоряжение, указание — разные жанры распорядительных документов. К оформлению этих деловых бумаг предъявляют особо строгие требования. Приказы и распоряжения оформляют управленческие решения, которые принимает непосредственно руководитель организации. Эти решения могут касаться как производственно-хозяйственных вопросов, так и организационно-административных.
Все распорядительные документы представляют собой правовые акты. От генерального директора к начальникам отделов и далее — к конкретным сотрудникам распространяются сигналы управления. Проводниками этих сигналов и являются распорядительные документы.
Образец распоряжения
Субъект управления (руководство) в форме распорядительного документа доводит до сведения объектов управления предписания и решения, обязательные для исполнения. Объектами управления в структуре организации выступают:
- филиалы и дочерние предприятия;
- структурные подразделения (отделы, управления, службы);
- должностные лица (руководители подразделений);
- рядовые сотрудники.
Юридическое действие, которое устанавливает административные отношения между субъектом и объектом управления, — издание приказов и распоряжений. Чтобы данное действие обладало необходимой юридической значимостью, все распорядительные документы должны быть оформлены согласно установленным правилам.
В практике ДОУ решения, оформляемые приказами и распоряжениями, отличаются. Законодательно эти отличия не регламентированы, но есть ряд неофициальных правил, позволяющих определить, в какой ситуации уместно подготовить приказ, а в какой — распоряжение.
Разница между приказом и распоряжением
Таблица полностью в журнале >>>
Таким образом, распоряжение — это правовой акт оперативного порядка, действующий до момента исполнения решения, которое стало причиной издания документа. Его уполномочен издавать не только генеральный директор фирмы, но и руководители структурных подразделений. Главное же отличие распоряжения от приказа — в масштабе решаемых вопросов. Приказ устанавливает новые правоотношения, а распоряжение решает оперативные опросы в рамках правоотношений, установленных приказом. Например, приём сотрудника на работу оформляют приказом (новые правоотношения), а возложение дополнительных обязанностей на сотрудника на период отпуска — распоряжением (решение оперативных вопросов).
Образец распоряжения для сотрудника на выполнение задания
Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Поединок документа: приказы против распоряжений
Требования к составлению и оформлению распоряжения
Основные причины издания распоряжений:
- реализовать конкретные управленческие функции, вызванные решением тактических или оперативных задач;
- рационализировать и оптимизировать отдельные производственные операций или элементы организационной структуры;
- внести оперативные изменения в локальные нормативные акты или распоряжения вышестоящих инстанций, чтобы адаптировать их к изменившимся условиям или потребностям.
Оформляют распоряжения в следующем порядке:
- Инициируют процесс подготовки. Данная процедура может осуществляться по ранее принятому плану или по инициативе отдельных специалистов, руководителей среднего звена, а также по распоряжению вышестоящих инстанций. Старт процессу может дать служебное письмо, результаты проведенного анализа, информационная справка или служебная записка.
- Сбор данных. Данные можно получить из результатов анализа статистических показателей, служебной информации, нормативной документации, правовых актов, разного рода публикаций в открытых информационных источниках, архивных сведений.
- Разработка проекта. Задачу поручают специалисту, обладающему соответствующей компетенцией и имеющему необходимый опыт работы с полученными данными.
- Согласование проекта. На данном этапе заинтересованные лица знакомятся с предварительным текстом документа, вносят замечания и предложения. На основе полученной информации автор проекта вносит в текст соответствующие коррективы.
- Окончательное оформление. Процедуру осуществляют с учётом общегосударственных нормативов и правил оформления подобной документации, а также существующих на предприятии правил оформления распоряжений, закрепленных локальными нормативными актами.
- Подписание и утверждение генеральным директором организации или руководителем отдела.
- Регистрация осуществляется отделом ДОУ согласно регламенту и номенклатуре дел.
- Доведение до сведения непосредственных исполнителей текста документа.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как согласовать документ. Согласование внешнее & внутреннее
Правила оформления распоряжения
При оформлении документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В данном документе есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать специальный бланк, на котором оформляют распоряжение:
- герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак;
- полное и краткое наименование предприятия;
- справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН;
- место составления документа;
- наименование вида документа — «Распоряжение»
Обратите внимание: при подготовке официального бланка следует предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты. Они присваиваются документу сразу после его утверждения и подписания руководителем организации.
Для бланка используют стандартный лист формата А4. Границы текста сверху и снизу составляют 20 мм, справа — 10 мм, а слева — 30 мм.
Существует общепринятая практика использования для оформления типовых распорядительных документов стандартной формы №Т-1. Например, такие бланки могут быть использованы для издания приказов или распоряжений о приёме на работу.
Распоряжение о приёме на работу
Инструкция в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как создать шаблон распорядительного документа в MS Word
Требования к написанию распоряжения
Теперь рассмотрим основные требования, которым должна отвечать содержательная часть бумаги. Согласно стандарту, типовое распоряжение состоит из двух блоков — преамбулы и распорядительной части.
Преамбула
Здесь излагают причины издания данной деловой бумаги и дают обоснование действий, предписываемых к исполнению. Если основанием для издания документа стало решение вышестоящей инстанции, оформленное соответствующим нормативным актом, то преамбула должна содержать ссылку на него. В зависимости от того, что стало основанием для подготовки бумаги, первые слова преамбулы могут быть следующими:
- "В связи с необходимостью..";
- "Во исполнение (распоряжения, решения, указа и т.д";
- "Согласно (постановлению, приказу, решению и т.д.";
- "В целях (совершенствования, оптимизации, улучшения и т.д".
Распорядительная часть
Данный блок начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы. Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов. Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение указанного действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий.
Образец распоряжения руководителя
Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае документ направляют на экспертизу в вышестоящую организацию. В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги. На практике такие ситуации встречаются достаточно редко, гораздо чаще распоряжение проходит процедуру внутреннего согласования с руководителями разных отделов компании — службой персонала, бухгалтерией, экономическим или юридическим отелом. Визы о согласовании в данном случае ставят там же — на оборотной стороне последнего листа. В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.
Как согласовать распоряжение внутри организации: памятка
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.