Оформление распоряжений

Порядок оформления распоряжения

Приказ, распоряжение, указание — разные жанры распорядительных документов. К оформлению этих деловых бумаг предъявляют особо строгие требования. Приказы и распоряжения оформляют управленческие решения, которые принимает непосредственно руководитель организации. Эти решения могут касаться как производственно-хозяйственных вопросов, так и организационно-административных.

Все распорядительные документы представляют собой правовые акты. От генерального директора к начальникам отделов и далее — к конкретным сотрудникам распространяются сигналы управления. Проводниками этих сигналов и являются распорядительные документы.

Образец распоряжения

Скачайте образец

Субъект управления (руководство) в форме распорядительного документа доводит до сведения объектов управления предписания и решения, обязательные для исполнения. Объектами управления в структуре организации выступают:

• филиалы и дочерние предприятия;
• структурные подразделения (отделы, управления, службы);
• должностные лица (руководители подразделений);
• рядовые сотрудники.

Юридическое действие, которое устанавливает административные отношения между субъектом и объектом управления, — издание приказов и распоряжений. Чтобы данное действие обладало необходимой юридической значимостью, все распорядительные документы должны быть оформлены согласно установленным правилам.

В практике ДОУ решения, оформляемые приказами и распоряжениями, отличаются. Законодательно эти отличия не регламентированы, но есть ряд неофициальных правил, позволяющих определить, в какой ситуации уместно подготовить приказ, а в какой — распоряжение. 

Разница между приказом и распоряжением

Таблица полностью в журнале >>>

Таким образом, распоряжение — это правовой акт оперативного порядка, действующий до момента исполнения решения, которое стало причиной издания документа. Его уполномочен издавать не только генеральный директор фирмы, но и руководители структурных подразделений. Главное же отличие распоряжения от приказа — в масштабе решаемых вопросов. Приказ устанавливает новые правоотношения, а распоряжение решает оперативные опросы в рамках правоотношений, установленных приказом. Например, приём сотрудника на работу оформляют приказом (новые правоотношения), а возложение дополнительных обязанностей на сотрудника на период отпуска — распоряжением (решение оперативных вопросов).

Образец распоряжения для сотрудника на выполнение задания

Скачайте образец

Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Поединок документа: приказы против распоряжений

Требования к составлению и оформлению распоряжения

Основные причины издания распоряжений:

• реализовать конкретные управленческие функции, вызванные решением тактических или оперативных задач;
• рационализировать и оптимизировать отдельные производственные операций или элементы организационной структуры;
• внести оперативные изменения в локальные нормативные акты или распоряжения вышестоящих инстанций, чтобы адаптировать их к изменившимся условиям или потребностям.

Оформляют распоряжения в следующем порядке:

1. Инициируют процесс подготовки. Данная процедура может осуществляться по ранее принятому плану или по инициативе отдельных специалистов, руководителей среднего звена, а также по распоряжению вышестоящих инстанций. Старт процессу может дать служебное письмо, результаты проведенного анализа, информационная справка или служебная записка.
2. Сбор данных. Данные можно получить из результатов анализа статистических показателей, служебной информации, нормативной документации, правовых актов, разного рода публикаций в открытых информационных источниках, архивных сведений.
3. Разработка проекта. Задачу поручают специалисту, обладающему соответствующей компетенцией и имеющему необходимый опыт работы с полученными данными.
4. Согласование проекта. На данном этапе заинтересованные лица знакомятся с предварительным текстом документа, вносят замечания и предложения. На основе полученной информации автор проекта вносит в текст соответствующие коррективы.
5. Окончательное оформление. Процедуру осуществляют с учётом общегосударственных нормативов и правил оформления подобной документации, а также существующих на предприятии правил оформления распоряжений, закрепленных локальными нормативными актами.
6. Подписание и утверждение генеральным директором организации или руководителем отдела.
7. Регистрация осуществляется отделом ДОУ согласно регламенту и номенклатуре дел.
8. Доведение до сведения непосредственных исполнителей текста документа.

Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как согласовать документ. Согласование внешнее & внутреннее

Правила оформления распоряжения

При оформлении документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В данном документе есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать специальный бланк, на котором оформляют распоряжение:

1. герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак;
2. полное и краткое наименование предприятия;
3. справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды  ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН;
4. место составления документа;
5. наименование вида документа — «Распоряжение»

Обратите внимание: при подготовке официального бланка следует предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты. Они присваиваются документу сразу после его утверждения и подписания руководителем организации.

Для бланка используют стандартный лист формата А4. Границы текста сверху и снизу составляют 20 мм, справа — 10 мм, а слева — 30 мм.

Существует общепринятая практика использования для оформления типовых распорядительных документов стандартной формы №Т-1. Например, такие бланки могут быть использованы для издания приказов или распоряжений о приёме на работу.

Распоряжение о приёме на работу

Скачайте образец

Инструкция в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как создать шаблон распорядительного документа в MS Word

Требования к написанию распоряжения

Теперь рассмотрим основные требования, которым должна отвечать содержательная часть бумаги. Согласно стандарту, типовое распоряжение состоит из двух блоков — преамбулы и распорядительной части.

Преамбула

Здесь излагают причины издания данной деловой бумаги и дают обоснование действий, предписываемых к исполнению. Если основанием для издания документа стало решение вышестоящей инстанции, оформленное соответствующим нормативным актом, то преамбула должна содержать ссылку на него. В зависимости от того, что стало основанием для подготовки бумаги, первые слова преамбулы могут быть следующими:

1. "В связи с необходимостью..";
2. "Во исполнение (распоряжения, решения, указа и т.д";
3. "Согласно (постановлению, приказу, решению и т.д.";
4. "В целях (совершенствования, оптимизации, улучшения и т.д".

Распорядительная часть

Данный блок начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы. Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов. Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение указанного действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий.

Образец распоряжения руководителя

Скачайте образец

Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае документ направляют на экспертизу в вышестоящую организацию. В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги. На практике такие ситуации встречаются достаточно редко, гораздо чаще распоряжение проходит процедуру внутреннего согласования с руководителями разных отделов компании — службой персонала, бухгалтерией, экономическим или юридическим отелом. Визы о согласовании в данном случае ставят там же — на оборотной стороне последнего листа. В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.

Как согласовать распоряжение внутри организации: памятка

Скачайте схему