Оформление распоряжений

1288

Темы:
Распорядительные документы

Статьи по теме

Распоряжение является разновидностью распорядительных документов. Это правовой акт, и для придания ему юридической силы он должен быть оформлен надлежащим образом. Как правильно это сделать, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

каков порядок оформления распоряжения;
какие требования к составлению и оформлению распоряжения необходимо учитывать;
каковы требования к написанию распоряжения.

Порядок оформления распоряжения

Приказ, распоряжение, указание - разные жанры распорядительных документов. К оформлению этих деловых бумаг предъявляются особо строгие требования.

Приказы и распоряжения оформляют управленческие решения, которые принимает непосредственно руководитель организации. Эти решения могут касаться как производственно-хозяйственных вопросов, так и организационно-административных.

Все распорядительные документы представляются собой правовое акты. От генерального директора к начальникам отделов и далее - к конкретным сотрудникам распространяются сигналы управления. Проводниками этих сигналов и являются распорядительные документы.

Оформление распоряжений

Субъект управления (руководство) в форме распорядительного документа доводит до сведения объектов управления предписания и решения, обязательные для исполнения. Объектами управления в структуре организации выступают:

филиалы и дочерние предприятия;
структурные подразделения (отделы, управления, службы);
должностные лица (руководители подразделений);
рядовые сотрудники.

Юридическим действием, которым устанавливаются административные отношения между субъектом и объектом управления, является издание приказов и распоряжений. Чтобы данное действие обладало необходимой юридической значимостью, все распорядительные документы должны быть оформлены согласно установленным правилам.

Чем отличается приказ от распоряжения?

В практике ДОУ решения, оформляемые приказами и распоряжениями, имеют некоторые отличия. Законодательно эти отличия никак не регламентированы, но есть ряд неофициальных правил, позволяющих определить, в какой ситуации уместно подготовить приказ, а в какой - распоряжение. В сжатом виде эти правила и условия мы представили в виде таблицы:

	Приказы	Распоряжения
Срок действия	Длительный	Короткий
Условие прекращения действия	Действителен до отмены	Действительно до момента исполнения
Лицо, подписывающее документ	Генеральный директор	Генеральный директор, руководители подразделений и отделов
Возможность внесения изменений	Можно вносить изменения	Переиздаются
Круг решаемых вопросов	Правовые отношения	Оперативные вопросы

Таким образом, распоряжение — правовой акт оперативного порядка, действующие до момента исполнения решения, которое стало причиной издания документа. Его уполномочен издавать не только генеральный директор фирмы, но и руководители структурных подразделений. Главное же отличие распоряжение от приказа заключается в масштабе решаемых вопросов. Приказ устанавливает новые правоотношения, а распоряжении решает оперативные опоросы в рамках правоотношений, установленных приказом.

Например, прием сотрудника на работу оформляется приказом (новые правоотношения), а возложение дополнительных обязанностей на сотрудника на период отпуска оформляется распоряжением (решение оперативных вопросов).

Читайте также:

Требования к составлению и оформлению распоряжения

Перечисленные ниже случае могут стать причиной издания распоряжения:

реализация конкретных управленческих функций, вызванных решением тактических или оперативных задач;

рационализация и оптимизация отдельных производственных операций или элементов организационной структуры;

внесение оперативных изменений в локальные нормативные акты или распоряжения вышестоящих инстанция с целью их адаптации к изменившимся условиям или потребностям.

Читайте по теме в электронном журнале

Справка

Оформление распоряжения осуществляется в следующем порядке:

Инициализация процесса подготовки. Данная процедура может осуществляться по ранее принятому плану или по инициативе отдельных специалистов, руководителей среднего звена, а также по распоряжению вышестоящих инстанций. Старт процессу может дать служебное письмо, результаты проведенного анализа, информационная справка или служебная записка.
Сбор данных. Данные могут получены из результатов анализа статистических показателей, служебной информации, нормативной документации, правовых актов, разного рода публикаций в открытых информационных источниках, архивных сведений и т.д.
Разработка проекта. Данную задачу поручают специалисту, обладающему соответствующей компетенцией и имеющему необходимый опыт работы с полученными данными.
Согласование проекта. На данном этапе заинтересованные лица знакомятся с предварительным текстом документа, вносят замечания и предложения. На основе полученной информации автор проекта вносит в текст соответствующие коррективы.
Окончательное оформление. Данная процедура осуществляется с учетом общегосударственных нормативов и правил оформления подобной документации, а также существующих на предприятии правил оформления распоряжений, закрепленных локальными нормативными актами.
Подписание и утверждение генеральным директором организации или руководителем отдела.
Регистрация осуществляется отделом ДОУ согласно регламенту и номенклатуре дел.
Доведение до сведения непосредственных исполнителей текста документа.

Правила оформления распоряжения

При оформлении документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.

Справка

В данном документе дается перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать специальный бланк, на котором производится оформление документа:

Для государственных организаций - герб Российской федерации или субъекта федерации.
Для всех остальных организаций - логотип или товарный знак, зарегистрированные в установленном порядке;
Название организации. При наличии сокращенного наименования, оно дается сразу под полным;
Основные реквизиты предприятия - расчетный счет и название банка, юридический адрес, адрес электронной почты, коды ОКПО, КПП;
Номер регистрации фирмы по ОГРН и ее ИНН;
Место составления документа;
Ниже, по центру, дается наименование деловой бумаги: "Распоряжение".

Обратите внимание, что при подготовке официального бланка следует предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты. Они присваиваются документу сразу после его утверждения и подписания руководителем организации.

Для бланка используется стандартный лист формата А4. Границы текста сверху и снизу составляют 20 мм, справа - 10 мм, а слева - 30 мм.

Существует общепринятая практика использования для оформления типовых распорядительных документов стандартной формы №Т-1. Например, такие бланки могут быть использованы для издания приказов или распоряжений о приеме на работу.

Требования к написанию распоряжения

Теперь рассмотрим основные требования, которым должна отвечать содержательная часть бумаги.

Согласно стандарту типовое распоряжение состоит из двух блоков - преамбулы и распорядительной части.

Преамбула

Здесь излагают причины издания данной деловой бумаги и дают обоснование действий, предписываемых к исполнению.

Если основанием для издания документа стало решение вышестоящей инстанции, оформленное соответствующим нормативным актом, то преамбула должна содержать ссылку на него.

Справка

В зависимости от того, что стало основанием для подготовки бумаги, первые слова преамбулы могут быть следующими:

"В связи с необходимостью..";
"Во исполнение (распоряжения, решения, указа и т.д";
"Согласно (постановлению, приказу, решению и т.д.";
"В целях (совершенствования, оптимизации, улучшения и т.д".

Распорядительная часть

Данный блок начинается словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ", набранными заглавными буквами. Слово располагается по центру страницы.

Далее идет перечень действий, которые предписываются к исполнению. Обычно данный блок содержит перечень из нескольких пунктов. Каждый пункт оговаривает одно действие, указывает срок исполнения и назначает лицо, которое будет контролировать исполнение указанного действия. Здесь же указываются фамилии и инициалы конкретных исполнителей предписываемых действий.

Иногда возникают ситуации, когда издаваемая деловая бумага должна пройти процедуру внешнего согласования. В этом случае оно направляется на экспертизу в вышестоящую организацию. В таком случае, согласующие визы сотрудники внешних инстанций ставят на оборотной стороне последнего листа деловой бумаги.

На практике такие ситуации встречаются достаточно редко, гораздо чаще распоряжение проходит процедуру внутреннего согласования с руководителями разных отделов компании - службой персонала, бухгалтерией, экономическим или юридическим отелом. Визы о согласовании в данном случае ставят там же - на оборотной стороне последнего листа.

В том случае, если распоряжении исходит не от генерального директора, а от руководителя структурного подразделения и имеет целью решение оперативных вопросов, оно может быть оформлено по упрощенной схеме.

Ниже представлен образец оформления приказа (распоряжения) на основе унифицированной формы №Т-1: