В статье расскажем, почему важно знакомить сотрудников с документами под подпись. Объясним, как ознакомить с основными документами — приказами, инструкциями, договорами, ЛНА.
Зачем знакомить сотрудников с документами под подпись
Как работодателю можно подтвердить, что работник прочитал локальный нормативный акт, касающийся его трудовой деятельности, или распорядительный акт, изданный в отношении него, и понял его смысл и содержание? От того, знаком ли работник с документом и понятно ли ему, что хочет работодатель, зависит многое. В частности, возможность требовать исполнения данного акта, возможность контроля результата. Самый простой и логичный способ подтвердить ознакомление с нормативными документами работника — получить его личную подпись. Такой способ выработала практика и обычаи делового оборота достаточно давно, он успешно применяется.
Важно, чтобы у работодателя были доказательства, что работник поставил подпись в подтверждение именно определенного факта. Иными словами, чтобы подтвердить ознакомление с документами, обычной подписи на пустом листе недостаточно: любой контролирующий орган, да и сам работник легко могут оспорить, что подпись поставлена в связи с иными обстоятельствами, но не в подтверждение факта ознакомления. Таким образом, ознакомление с документами под роспись в трудовых отношениях — это процедура доведения до сведения работника содержания документа и фиксация факта такого действия.
Отметка об ознакомлении работника на приказе о приёме на работу
Как ещё знакомить с документами, читайте в журнале >>>
Аналогичные процедуры ознакомления применяют не только в трудовом праве. Например, в процессуальных отношениях, где суд знакомит участников процесса с их правами, в уголовном праве, где свидетель знакомится с содержанием составленного протокола, в административном праве — при ознакомлении с вынесенным постановлением, а также в корпоративном и гражданском праве.
Порядок ознакомления с документами
Практически во всех отраслях, где составляют письменные документы, затрагивающие права и интересы лиц, необходимо фиксировать, что их содержание довели для сведения персонала. Поэтому порядок ознакомления с документами обязательно включает в себя такой пункт, как проставление подписи, заверяющей факт прочтения. Чтобы соблюсти процедуру ознакомления с документом, необходимо:
- оформить документ в подходящем для ознакомления виде: это либо бумажный вариант, либо электронная версия документа;
- предоставить возможность ознакомления (передать для прочтения или предоставить доступ к электронной версии);
- оформить документ для фиксации факта доведения до сведения.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий
Как зафиксировать, что сотрудник ознакомился с документов: три способа
Закон не устанавливает особые требования, где именно должны ставить подписи сотрудники, которые знакомятся с документов. На практике выработалось несколько подходов:
- Визирование на самом документе. Это удобно на кратких документах, типа приказов, распоряжений, уведомлений, повесток. Этот способ также используют, когда распоряжение касается одного или нескольких сотрудников. Для визирования оформляют отдельный гриф, где сотрудник проставляет свою подпись, а гриф однозначно свидетельствует, что подпись проставлена в подтверждение именно ознакомления с документом.
Гриф ознакомления с актом под подпись
Скачайте образец акта полностью
- Визирование на отдельном листе, который является неотъемлемой частью документа. В данном способе важно, чтобы этот лист содержал информацию, к какому конкретно документу он относится. В этом случае ознакомление с документами под роспись будет правомерно.
Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации
- Проставление подписи в специальных журналах, в которых фиксируют ознакомление с документами организации. Таким способом можно знакомить работников с многочисленными локальными нормативными актами. Журналы удобны тем, что оформляются в отношении нескольких сразу документов.
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации
Если соблюли все требования при оформлении, то все обозначенные способы равноценны по юридическим последствиям. Наличие подписи означает, что сотрудник прочёл документ, понял его суть и наличие правовых последствий, вытекающих из него, для конкретного человека (или организации, если с документом знакомится представитель юридического лица). Унифицированных форм или утвержденных форм таких листов и журналов нет, придётся разработать их самостоятельно или воспользоваться чужим опытом.
Читайте по теме в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как правильно оформить реквизит «Подпись»
Как ознакомить с документами под подпись
Какой способ ознакомить с документом выбрать во много зависит от самого документа и количества сотрудников, которых он касается. Поэтому каждый документ имеет свои нюансы. Так, например, когда речь идет о подписи сотрудника непосредственно под текстом приказа, можно сразу напечатать должность и ФИО сотрудника под фразой «С документом ознакомлен». Ему останется только расписаться. Но если дело касается листа ознакомления с документом или журнала, то тут не только нужно, чтобы сотрудники ставили подписи, но и указывали от руки должности и фамилии.
Образец правильно оформленного листа ознакомления
Скачайте образец в журнале >>>
Приказы
Ознакомление с приказами под подпись происходит, как правило, самым простым способом — визу проставляют на самом документе. Это наиболее распространенный вариант. Но никто не мешает использовать и иные способы, например, составить листа ознакомления (возможно в электронном виде) или журнал. Образец ознакомления с приказом под роспись: на документе после подписи руководителя проставляется надпись: «С приказом ознакомлен/ы», далее следует личная подпись работника/ов и дата. Расшифровка ФИО работника может быть сделана заранее или проставлена работником вручную. Это правовой роли не играет.
Образец ознакомления с приказом по основной деятельности под подпись
Инструкции
В этом случае чаще всего используют журналы. Дело в том, что инструкций достаточно много, работник-новичок знакомится, как правило, с большим количеством различных локальных актов, в том числе инструкций. Удобнее делать это с помощью отдельного журнала. При внесении изменений в инструкции в журнале может быть предусмотрена отдельная графа, в которой сотрудники зафиксируют, что сведения довели до их сведения. Как мы уже говорили выше, знакомить с документами приходится не только в трудовых отношениях. Как пример — ознакомление родителей под роспись с правилами дошкольного учреждения или локальными актами школы, с уведомлением о возможности проведения вакцинации и т.д.
Локальные нормативные акты
Фиксировать ознакомление с нормативными документами можно двумя способами: в листе ознакомления или в журнале. Журнал более удобен тем, что для каждого локального акта организации в нём можно выделить отдельный раздел и впоследствии не нужно будет искать листы ознакомления с каждым документом.
Образец заполнения журнала ознакомления с ЛНА
Скачайте образец в журнале >>>
Минус такого способа фиксации в том, что рано или поздно какой-то из разделов будет полностью заполнен и придется обновлять весь журнал. Да и в случае утери журнала ознакомления или его утраты работодатель разом лишится документа, который подтвердит, что сотрудники ознакомлены с ЛНА об их трудовой деятельности.
Поэтому, когда дело касается тех ЛНА, которые по закону должны быть в организации: Правил внутреннего трудового распорядка, положения о персональных данных, положения о заработной плате и некоторых других ЛНА, подпись работника об ознакомлении с ЛНА лучше проставлять или в специальном разделе трудового договора, или в листе ознакомления, который оформлен как приложение к трудовому договору. Это же касается локальных нормативных актов, которые относятся к трудовой деятельности сотрудника — графику его работы, должностной инструкции и пр.
Раздел трудового договора для отметок об ознакомлении с ЛНА
Скачайте образец в журнале >>>
Ознакомление с документами в электронном виде
Сейчас проходит эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат. Законопроект предполагает, что документы, которые регулируют трудовые отношения, будут оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Речь о документах, оформляемых на бумаге, с которыми работника знакомят в письменной форме, в том числе под подпись.
Работодатели при подписании документов будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Работники, когда потребуется закомить их с электронными документами, будут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись. Порядок определят в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Законопроектом предполагается, что работникам и тем, кто поступает на работу, разрешат использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новый эксперимент по электронному документообороту. Как принять участие и нужно ли это вам