Поздравление деловых партнеров: не бойтесь теплых слов

Новый год и день рождения компании - прекрасные поводы, чтобы поздравить деловых партнеров. Как правильно составить письмо-поздравление и как его оформить, расскажем в сегодняшней статье.

Как составить письмо-поздравление деловых партнеров

Поздравительные письма обычно пишут в свободной форме. Творческий подход к составлению такого письма делает его не сухим официальным документом, а своего рода художественным произведением, которое приятно прочитать адресату и которое придаст особую эстетику деловой коммуникации. Не бойтесь теплых слов. В то же время эти поздравления носят официально-деловой характер, поэтому в них должна сохраняться структура изложения, которая характерна для деловой переписки. Типовая структура новогодних поздравительных писем включает: приветствие, поздравление, заключительную формулу вежливости и подпись.

В письмах-поздравлениях принято коротко подвести итоги сотрудничества, поблагодарить партнеров за деловое взаимодействие и выразить надежду на его успешное продолжение. Какими именно словами – зависит от конкретной ситуации с учетом:

• социального статуса адресата и отправителя;
• характера взаимоотношений между ними и организациями, которые они представляют;
• возраста адресата и отправителя;
• способ оформления поздравления – типографский набор, компьютерный или рукописный варианты.

Помните, что в наше время людям приятно получать красиво оформленные поздравительные открытки, которые написаны от руки или набраны красивым шрифтом.

Неэтично отправлять один и тот же текст поздравления, например, директору компании-партнера, с которым установлены официальные отношения, и менеджеру фирмы-партнера, с которым у вас в силу одного возраста или постоянных профессиональных контактов сложились дружеские отношения.

Кого включить в список адресатов поздравления

С новогодними праздниками и днем рождения фирмы принято поздравлять российских и зарубежных партнеров, поставщиков, постоянных и VIP-клиентов, руководителей филиалов и представительств компании в других городах. Не забудьте поздравить представителей государственных структур, с которыми взаимодействует организация, администраций и органов местного самоуправления, банков и кредитных организаций, обслуживающих организаций. Убедитесь, что все ключевые партнеры, контрагенты и клиенты присутствуют в списке.

Как оформить поздравление партнеров

На дизайн поздравительного письма все обращают внимание. Во многих организациях есть правила использования основных элементов фирменного стиля – логотипа, цветовых сочетаний и пр. Если же в вашей организации нет таких требований, то выберите цвета сами, исходя из своих предпочтений.

Как оформить поздравительную открытку?

Как составить текст поздравления

Поздравительное письмо включает: обращение, основную часть с поздравлениями, пожеланиями, словами благодарности и планами на будущее и заключительную часть. Если вы отправляете письмо на бланке или по электронной почте, укажите тему письма.

Обращение. Не пропускайте эту важную часть письма. Традиционная в деловой среде форма обращения начинается со слова «Уважаемый (ая)…». Для новогоднего поздравления можно использовать менее официальные обращения: «Дорогой…», «Дорогие партнеры (коллеги)». Постарайтесь подготовить шаблоны рассылок или открытки с индивидуальным обращением для каждого адресата.

Основная часть. Опишите причину написания письма – поздравление с Новым годом или днем рождения фирмы, напишите о значении праздника и его важности. Охарактеризуйте прошедший год – обычно это делают в поздравительных письмах партнерам, руководителям филиалов в других городах, сотрудникам. Здесь важно упомянуть изменения и знаковые события в жизни организации. Поблагодарите коллег и партнеров. Если письмо адресовано партнерам, выразите надежды на сотрудничество и на совместные планы. Напишите пожелания: в поздравительном письме желают благополучия, процветания, успехов в работе и личной жизни, надежных партнеров, завоевания новых рынков и лояльных клиентов. Также можно пожелать здоровья и счастья семье адресата.

Заключительная часть. В заключении напишите этикетную формулу вежливости. Она может быть нейтральной, как обычно: «С уважением,...». В поздравительном тексте допускаются и другие заключительные фразы, которые вы найдете в приведенной ниже таблице: «С наилучшими пожеланиями,...», «С пожеланием удачи и успехов,...», наконец, «С наступающим Новым годом!». Подписи в поздравительных письмах оформляются в соответствии с общими правилами оформления деловых писем.

Читайте также:

• Как составить и оформить новогоднее поздравление для партнеров и клиентов
• Как поздравить партнеров с Новым годом и Рождеством
• Бизнес-этикет в электронной деловой переписке

Какие фразы использовать в письмах партнерам

Поздравление должно быть адресным. Упомяните в нем обстоятельства, которые имеют непосредственное отношение к адресату. Избегайте бюрократических штампов. Вместо «Выражаем Вам нашу глубокую признательность» напишите: «Хотим сказать Вам огромное „спасибо“». Используйте слова, которые создадут приятные образы у получателя. Вместо надежд «на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество» напишите «в следующем году мы вместе свернем еще много гор – и среди них непременно окажутся золотые» (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примеры фраз для письма-поздравления партнерам

Каких типичных ошибок следует избегать

Поздравление в стихах. У адресата может возникнуть ощущение, что вы использовали первый же найденный в Интернете вариант. Если ваша организация выбрала стихотворную форму поздравлений, закажите или напишите оригинальный текст. Такие произведения можно заказать на сайтах фрилансеров.

Сленг или разговорные слова. Использовать их для поздравления деловых партнеров и клиентов нельзя. Такие поздравления больше подходят для друзей и членов семьи.

Неудачное оформление письма. Не используйте слишком много изображений в письме, яркий фон и узоры. Избегайте броских, вычурных шрифтов.

Стандартные тексты и картинки из Интернета. Не пожалейте времени, чтобы составить разные тексты для своих поздравлений. Пусть среди множества поздравительных писем деловым партнерам запомнится именно ваше поздравление. Поздравительную  открытку можно заказать дизайнерам или сделать самостоятельно.

Важные выводы

Читайте также:

• Как составить поздравление с юбилеем компании
• Поздравление с 8 марта в рабочем коллективе
• Как написать письмо-поздравление