Обязанность по выдаче сотрудникам расчетных листков за работодателем закреплена законодательно. Каким документом подтвердить то, что эта обязанность выполнена и как его оформить, расскажем в статье.
Журнал учета расчетных листков: образец
Выдавать сотрудникам расчетные листки работодатель обязан не реже, чем один раз в месяц, при начислении и выплате заработной платы за вторую половину отчетного периода. Дату, когда производится выплата окончательной части зарплаты, работодатель устанавливает своим внутренним нормативным актом.
Обратите внимание! Выдавать работникам расчетные листы работодатель обязан независимо от того, каким способом выплачивает им зарплату — через кассу, на банковские карты или в натуральной форме.
Самый удобный способ вести учет выдачи расчетных листков — специальный журнал. Такая форма позволяет фиксировать факт получения каждым работником расчетного листка в компактном виде, удобном для поиска. Журнал станет подтверждающим документом, если сотрудник обратится в ГИТ с жалобой на невыдачу расчетного листка или выдачу его не в срок.
Журнал учета выдачи расчетных листков: бланк
Скачайте документ полностью>>>
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Три вида конфликтов из‑за расчетного листка: как разрулить >>>
Обратите внимание! Расчетные листки выдают только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Исполнителям, работающим по гражданско-правовым договорам такие документы не выдают — на них действие Трудового кодекса не распространяется.
Нужно ли вести журнал учета выдачи расчетных листков
Законом не установлено, каким именно способом работодатель должен зафиксировать факт выдачи работнику расчетного листа. На практике применяются следующие способы:
- в отдельной графе расчетно-платежной ведомости;
- на втором экземпляре расчетного листка, который работодатель хранит у себя;
- уведомлением о прочтении работником электронного письма с вложением расчетного листка;
- в специальном журнале учета выдачи расчетных листков.
То, каким образом работодатель регистрирует выдачу расчетных документов, необходимо отразить в коллективном договоре или трудовом договоре с работником. Но лучше оговорить порядок выдачи расчетных листков в локальном нормативном акте, которым регламентируется начисление и выдача заработной платы сотрудникам, например, в Положении об оплате труда, в разделе «Начисление и выплата заработной платы». Если компания решила вести журнал учета выдачи расчетных листков, в Положении нужно прописать: «При выплате зарплаты за вторую половину месяца работникам выдаются на руки расчетные листки под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков».
Журнал можно оформить в произвольной форме. Работодатель также вправе скачать журнал учета выдачи расчетных листков в интернете и адаптировать готовую форму к своим потребностям. Кроме того, сегодня можно журнал учета выдачи расчетных листков купить в специализированном магазине канцелярских принадлежностей или заказать такую книгу учета в типографии.
Журнал учета выдачи расчетных листков: образец заполнения
Проверьте, что в журнале есть все сведения, которые необходимы для подтверждения факта выдачи и получения расчетного листка:
- Ф.И.О. сотрудника, получившего документ;
- его должность, структурное подразделение;
- период, за который выдан расчетный листок;
- подпись работника.
Нужен ли журнал учета выдачи расчетных листков, если листки выдают в электронном виде
Ответ на вопрос, обязательно ли вести журнал учета выдачи расчетных листков, также зависит от того, введен ли в компании электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Если организация уже перешла на ЭКДО, допускается направлять сотрудникам расчетные листки по электронной почте. Для этого сотрудник должен будет написать соответствующее заявление.
Заявление работника о направлении ему расчетных листков по электронной почте: образец
В Положение об оплате труда также потребуется внести дополнение и указать в нем, что «Работникам, написавшим соответствующие заявления, в день перечисления зарплаты за вторую половину месяца расчетные листки направляются на рабочую электронную почту».
В этом случае вносить сведения о получении расчетных документов в журнал учета расчетных листков уже не потребуется — факт их получения будет подтвержден уведомлением о прочтении письма, направленного работником по электронной почте на адрес, с которого он получил расчетный листок.
Как вести журнал учета выдачи расчетных листков
Если компания ведет бухгалтерию с использованием автоматизированных систем учета, например, 1С, она может использовать готовую форму регистрационной книги. Журнал учета выдачи расчетных листков в 1С 8.3 ЗУП формируется автоматически в меню «Зарплата» — «Дополнительные отчеты».
Некоторые организации используют для регистрации выдачи расчетных листков по зарплате доработанный бланк расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Форму дополняют двумя столбцами, в первом указывают дату выдачи, во втором работник расписывается за получение. Нарушением это не считается.
Журнал учета выдачи расчетных листков ведет сотрудник, ответственный за выдачу расчетных документов. Эти функции нужно включить в его должностную инструкцию. Он заверяет в журнале подписи работников, получивших расчетные листки на руки. Если отдельного столбца в журнале для подписи ответственного за выдачу расчетных листков нет, предусмотрите место для подписи и печати внизу страницы или на обороте, если используете двухстороннюю печать документа.
Срок хранения журнала выдачи расчетных листков
Журнал учета расчетных листков по заработной плате на текущем хранении находится у сотрудника, назначенного ответственным за его ведение. Заводить новый журнал в начале каждого календарного года нет необходимости — его ведут пока не закончатся листы. После этого книгу учета передают на хранение в архив организации.
Расчетные листки, в соответствии с пунктом 295 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, должны храниться шесть лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, срок хранения журнала устанавливается в соответствии с этими требованиями.
За отсутствие расчетных листков предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб., которую работодатель вправе взыскать с сотрудника, ответственного за их выдачу (ст. 238 ТК). Размер административного штрафа за это нарушение для должностных лиц компании (например, руководителя или главного бухгалтера) составляет от 1000 до 5000 руб., для индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб. Должностным лицам организации также могут выписать предупреждение, а за повторное нарушение — дисквалифицировать руководителя на срок от одного года до трех лет.