×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Правила оформления должностных инструкций

12 ноября 2021
104687
Средний балл: 0 из 5

Оформлять должностные инструкции нужно в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента. В статье расскажем, как правильно оформлять должностные инструкции, и приведём примеры документов.

Правила и порядок оформления должностных инструкций

В законодательстве нет понятия «должностная инструкция»: этот вид нормативного документа разрабатывают на локальном уровне — инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД — общероссийском классификаторе управленческой документации — они упоминаются среди документов, которые относятся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Таким образом, должностная инструкция — один из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.

Оформление должностной инструкции — не обязательное требование, установленное на уровне закона. Но как показывает практика, документ нужен как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров. Инструкция может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Порядок разработки и оформления должностных инструкций на предприятии работодатель может регулировать самостоятельно. Регламент можно утвердить, например, в виде методических рекомендаций. 

Правила оформления должностных инструкций

Как правило, в должностной инструкции есть следующие разделы:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права по должности;
  • Ответственность.

Шаблон должностной инструкции

___________________

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

________
                  _______
________

 

 

 

Должностная инструкция № __
                                         

 

_________                                                                                                                __________

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
                                      .

 

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается __________ по представлению ______________________________.

 

1.3. На должность                                назначается лицо, имеющее                                образование и опыт работы                                           .

 

1.4.                                          в своей деятельности руководствуется:
– действующими _______________________ документами;
– уставом организации, локальными нормативными актами организации;
– настоящей должностной инструкцией.

 

1.5.                                          должен знать:
                        ;
                        ;
                        .

 

1.6.                                          подчиняется ______________________________.

 

1.7. На время отсутствия                              (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

                                       :

 

2.1.                                                                                                                                   .

 

3. ПРАВА

 

                                        вправе:

 

3.1. Знакомиться с проектными решениями ______________________________, касающимися его
деятельности.

 

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

 

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о
недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.

 

3.4. Требовать от ______________________________ оказания содействия в исполнении своих
должностных обязанностей и прав.

 

3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

                                        несет ответственность:

 

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

 

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

 

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и
гражданским законодательством Российской Федерации.

 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, _________________________________.

 

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под
подпись все сотрудники, на которых распространяется действие этой инструкции.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с __________________________________________.

 

СОГЛАСОВАНО

 

__________________________                                                                         ____________

___________

 

Выделим основные особенности оформления должностной инструкции:

  • текст должностной инструкции не должен быть слишком большим;
  • если документ напечатан на нескольких страницах каждая из них должна быть обязательно пронумерована;
  • нумеруют страницы должностной инструкции арабскими цифрами, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы, нумерация сквозная по всему документу;
  • для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры;
  • пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами;
  • текст инструкции печатается только на одной стороне листа, при этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см, правая — 1,5 см, левая — 3 см;
  • для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.

Составить новую должностную инструкцию или внести изменения в уже существующую поможет сервис от Системы Кадры. Активируйте бесплатный доступ к Системе на три дня, чтобы разработать документ >>>

сервис оформления должностной инструкции

Перейти в сервис и составить инструкцию >>>

Оформление должностной инструкции по ГОСТу, как и всякого юридически значимого документа, — главное требование. В то же время, поскольку должностная инструкция — внутренний нормативно-распорядительный документ, допускается, например, визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.

Единственное условие — правила составления и оформления должностной инструкции, а также все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом — методическими указаниями или инструкцией по составлению.

Порядок оформления должностной инструкции

Как правило, разработку и оформление должностных инструкций инициирует руководитель предприятия. Для этого он издает соответствующий приказ, которым назначают ответственных за это должностных лиц. Проект документа нужно согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой. Нормоконтроль проверит, оформили ли должностную инструкцию по ГОСТу, соответствует ли документ требованиям других стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу образец

Правила оформления должностных инструкций

Скачайте образец

Если это необходимо, документ согласовывают с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников. В некоторых случаях порядок оформления должностной инструкции может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия. После согласования  инструкцию утверждает руководитель предприятия или назначенный по его приказу ответственный. Затем документ надо прошнуровать, пронумеровать, заверить печатью предприятия.

Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.

Для ознакомления работнику, с которым заключают трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хрнаят у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.

В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.

Рекомендации ГОСТ по оформлению должностной инструкции

Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируют никакие нормативы, при их разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст);
  • ГОСТ Р 2.105-2019 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», содержащий требования к порядку разработки и смысловому содержанию, в том числе, документов, имеющих нормативно-распорядительное назначение;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в нем приведен перечень обязательных реквизитов.

Можно упомянуть ещё один документ, который, хоть и не является стандартом, но поможет сформулировать требования и смысловое наполнение той или иной должностной инструкции. Это «Единый квалификационный справочник», утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.07.1998 г. №37. В нём приведен перечень должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Разрабатывая образец оформления должностной инструкции, используйте также профессиональный стандарт, для данной профессии, специальности. В этих регламентах даётся перечень функциональных и трудовых обязанностей с учётом уровня квалификации, а также рекомендуемое наименование должности. Последнее особенно важно, если речь идёт о сотруднике, условия труда на рабочем месте которого признали по результатам СОУТ вредными или опасными.

Так, например, требования к оформлению должностной инструкции предполагают включить в документ обязанности по должности. Для составления должностной инструкции секретаря или помощника руководителя можно воспользоваться описанием трудовой функции, приведенной в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденном приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

Секретарь руководителя: должностная инструкция. Образец оформления

должностная инструкция образец оформления

Скачайте образец

Только в Системе Кадры вы найдете самую большую базу должностных инструкций. В справочнике представлено более 10 000 готовых инструкций, как типовых, так и уникальных, с разбивкой по сферам деятельности. В том числе, должностные инструкции по утвержденным профстандартам.

Правила оформления должностных инструкций

Перейти в справочник >>>

Как сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции может понадобится, например, когда нужно будет предоставить информацию по запросу судебного органа, рассматривающего трудовой спор работника с предприятием. Выписки, в том числе и из должностных инструкций, оформляют в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779.

Они должны быть напечатаны на бланке предприятия, на котором уже указали такие реквизиты, как его наименование и справочные сведения об организации. Выписку необходимо заверить подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В текстовой части выписки нужно указать наименование документа, например: «Выписка из должностной инструкции» с указанием названия конкретной должности. Кроме того, необходимо указать дату выдачи выписки и упомянуть о том, что оригинал испрашиваемого документа хранится на предприятии. Как правило, оформление выписок из должностных инструкций регламентируется тем же локальным нормативным актом работодателя, что и должностная инструкция, пример оформления выписки можно привести в методических указаниях или в инструкции по делопроизводству.

Образцы оформления должностных инструкций

Ниже представлен образец оформления должностной инструкции и показано расположение реквизитов этого документа для общего случая.

Должностная инструкция оформление по ГОСТу: образец

Должностная инструкция оформление по ГОСТу: образец

Текстовое содержание полей образца представлено в таблице.

Номер поля реквизита

Текстовое содержание поля реквизита

1

Предназначено для указания полного наименования предприятия — разработчика инструкции

2

Место расположения грифа утверждения. При его заполнении слово УТВЕРЖДАЮ пишется без кавычек прописными буквами. Обязанность по утверждению такого рода документов руководитель организации, как правило, оставляет за собой или же назначает приказу ответственное лицо, которому такое право передает. В этом же поле должна быть указана должность лица, утвердившего документ, а также — его подпись, расшифровка и дата утверждения

3

Размещается текстовое содержание инструкции

4

Размещается ссылка на тот локальный нормативный акт работодателя, в соответствии с которым должностная инструкция была разработана

5

Размещается подпись руководителя структурного подразделения, для которого разработана должностная инструкция. В этом поле также должно быть указано полное наименование его должности, стоять его подпись с расшифровкой и датой подписания документа

6

Содержит гриф согласования, в его верхней строчке пишется слово СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами. Ниже указываются должности лиц, с которыми согласовывается документ, и оставлено место для размещения их подписей, расшифровок и дат подписания

7

Размещается надпись «С инструкцией ознакомлен». В этом поле также должны быть указаны фамилия, инициалы работника, занимающего данную должность, стоять его подпись и дата ознакомления

Наличие всех указанных в таблице реквизитов и их правильное расположение позволит придать должностной инструкции юридическую силу после того, как она будет введена в действие приказом руководителя предприятия.

Образцы самых популярных должностных инструкций

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.