Путевой лист: образец и правила заполнения с 1 сентября 2023 года

Путевой лист: образец

Если компания в служебных целях использует автомобили — легковые, грузовые или пассажирские, в ее балансе есть такая статья расходов, как затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Эти расходы организация вправе учитывать в налогооблагаемой базе по прибыли, уменьшая ее и, следовательно, сокращая отчисления по этому налогу. Поэтому любая поездка служебного автомобиля оформляется путевым листом, обязательное наличие которого у водителя вправе проверить не только сотрудники ГИБДД, но и налоговики, и трудовые инспекторы.

Кроме того, на основании заполненных путевых листов бухгалтерия учитывает часы эксплуатации транспортного средства и ведет учет часов, отработанных водителями.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по новым правилам

Скачайте образец полностью>>>

Требованию к составу обязательных сведений, которые должен содержать путевой лист, периодически меняются — в типовую форму вносят корректировки в соответствии с актуальными на данный момент требованиями законодательства. С 1 марта 2023 года действуют требования к составу обязательных сведений утвержденные 390 приказом Минтранса, путевой лист согласно этому распоряжению должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• срок действия путевого листа;
• сведения о компании или ИП, оформившем путевой лист;
• транспортное средство, на которое оформлен документ;
• водитель (водители) транспортного средства;
• вид перевозки;
• вид сообщения..

Заполнение путевого листа легкового автомобиля, также как грузового и пассажирского, осуществляется по правилам, утвержденным приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. При этом оформление путевых листов обязательно во всех случаях, когда автомобиль выезжает за территорию предприятия. Даже если выезд не предполагает перевозку грузов или пассажиров.

Штраф за отсутствие путевого листа установлен ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Инспектор ГИБДД за это нарушение может вынести водителю предупреждение или же оштрафовать его на сумму 500 рублей. Самого же работодателя за отсутствие на документе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра могут оштрафовать на 30 000 руб., а должностных лиц организации — на 5 000 руб. Такие же санкции за нарушение требований технического осмотра транспортного средства установлены ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП. Индивидуальные предприниматели несут наказание за подобные нарушения в той же мере, как и юридические лица.

Новые правила заполнения путевого листа

Новый бланк содержит поля, в которых механик и медик теперь должны делать дополнительные отметки. По новым правилам путевой лист легкового автомобиля разрешено оформлять в электронном виде.

Электронный путевой лист также, как и бумажный, содержит отметки о медосмотре. Эти отметки медработник должен заверить своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник, который отвечает за техсостояние и безопасную эксплуатацию технического средства, также должен использовать УКЭП, чтобы заверить в путевом листе отметки:

• о дате и времени выпуска на линию, о дате, времени и результате предрейсового техосмотра;
• о дате, времени и показаниях одометра при выезде с парковки и заезде на нее.

УКЭП используется и для заверении при передаче транспорта последующему водителю, когда на одно техническое средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя. В первом случае отметки заверяет работник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Во втором — работник, назначенный руководителем.

Унифицированный бланк путевого листа грузового автомобиля, также, как и легкового, не утвержден, компания самостоятельно разрабатывает его форму. Основное требование — наличие обязательных реквизитов. За образец принимают типовую форму № 3 (приложение к постановлению Госкомстата от 28.11.1997 № 78).  

Путевой лист с 1 марта 2023 образец (Бланк формы № 3 для легкового автомобиля)

Скачайте бланк полностью>>>

Путевые листы с 1 марта 2023 года могут не содержать таких реквизитов, как наименование и номер документа — они уже не относятся к обязательным реквизитам и у инспекторов ГИБДД претензий к их отсутствию не будет. Но поскольку новый путевой лист все равно остается документом первичного бухгалтерского учета, эксперты советуют указывать в путевке ее название и номер.

Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля

Скачайте образец полностью>>>

Изменения затронули не только сам документ, но и журналы регистрации путевых листов. Теперь их разрешили вести не только на бумаге, но и в электронном виде. В этом случае записи должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью. Сами журналы теперь вести не обязательно — решение о том, регистрировать ли факт выдачи путевых листов в книге учета, работодатель принимает самостоятельно.

Новая форма путевого листа с 1 сентября 2023 года

Состав обязательных сведений и порядок формирования путевых листов изменится с 1 сентября 2023 года. Изменения законодатели были вынуждены внести в связи с тем, что с 1 сентября вступят в силу принятые в конце 2022 года Федеральные законы № 629-ФЗ и № 580-ФЗ. Чтобы путевые листы могли оформляться с учетом этих законодательных нововведений, скорректирован состав их обязательных реквизитов и порядок оформления/формирования этих документов.

Изменениями также предусмотрены корректировки в части вида электронной подписи, используемой медицинским работником для заверения сведений о проведенном в отношении водителя медосмотре, и в части отметки о медосмотре, проставляемой медработниками в путевых листах.

По новым правилам в путевых листах нужно будет указывать дополнительные сведения о водителе: серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения и СНИЛС.

Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (на основе формы № 6 спец)

Скачайте документ полностью>>>

Как заполнить путевой лист

Заполнение путевых листов с 1 марта 2023 обязательно для организаций и ИП, которые:

• являются собственниками или владельцами транспортных средств;
• используют данные транспортные средства для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.

Работодатель своим приказом назначает работника, который будет заполнять новые путевые листы с 2023 года. Образец документа нужно утвердить в учетной политике компании. Обязательные реквизиты путевого листа заполняйте по следующим правилам.

Срок действия путевого листа — документ может быть выдан:

• на один день — при коротких рейсах в рамках одного дня;
• на весь период рейса, если его длительность превышает один день;
• на более продолжительный период, например, на месяц или неделю, независимо от продолжительности рейса, но на один автомобиль.

Лицо, оформившее путевой лист — укажите сведения об организации или ИП, которые выдали документ: наименование и ОГРН компании, юридический адрес, номер контактного телефона;

Транспортное средство, на которое оформлен документ — тип автомобиля, марка и модель, государственный номерной знак в соответствии с тем, как указано в ПТС, а также:

• показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и заезде;
• дата и время выезда с парковки и возвращения обратно на парковку;
• отметка о предрейсовом и послерейсовом осмотре технического состояния транспортного средства.

Водитель (водители) транспортного средства:

• фамилия, имя и отчество;
• серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
• сведения о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотра.

  Обратите внимание! В поле, в котором медик проставляет отметку о прохождении медосмотра, должны быть указаны: название медицинской организации и реквизиты лицензии на проведение медосмотров водителей.

Вид перевозки — изменения в путевых листах с 2023 года касаются и видов перевозки, их расширили и теперь в этом пункте нужно указать один из следующих видов:

• коммерческая перевозка;
• перевозка для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

Если перевозка коммерческая, нужно указать, какая именно:

• перевозка грузов по договору перевозки грузов или фрахтования;
• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• организованная перевозка групп.

Как указывать в путевом листе вид перевозки >>>

Вид сообщения — укажите один их трех видов сообщения:

• городское сообщение — перевозка в границах населенного пункта;
• пригородное сообщение — перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
• междугородное сообщение — перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км между этими населенными пунктами.

После заполнения путевого листа грузового автомобиля (или другого транспортного средства) документ подписывает водитель при его приеме, медработник, ответственный сотрудник, назначенный руководителем, который ставит отметки о техническом контроле, выпуске транспорта на линию и показаниях одометра. В случае, когда образец заполнения путевого листа легкового автомобиля содержит поле для расчета заработной платы водителя, такой расчет доложен заверить своей подписью бухгалтер, который его производит.