Регулярные совещания – неотъемлемая часть работы любой организации. От масштаба компании зависят особенности проведения мероприятий – чем крупнее организация, тем серьезнее должны быть темы обсуждения. Для этого необходимо правильно составлять протокол. Именно этому вопросу посвящена данная статья.
Из статьи вы узнаете:
Протоколирование заседаний – это неотделимая часть любого совещания. Протокол помогает отследить процесс исполнения всех решений, которые были приняты на общем заседании. Кроме этого, он учитывает всю важную информацию, забыв о которой, можно будет обратиться к данному документу.
Чаще всего в организациях за ведение протокола ответственность несет секретарь компании. Он обязан знать систему протоколирования, чтобы добиться максимальной эффективности мероприятия. Помимо прочего, на совещании он используются подготовленные документы, отчеты, повестку дня, списки участников, тексты с докладами и т.д. Протокол, созданный на самом мероприятии, является черновым вариантом. После проведения заседания черновик редактируется, оформляется и после трех дней появляется готовый обработанный документ.
Итак, разберем вопрос о том, что представляет собой протоколирование совещаний и как оно осуществляется.
Создание протоколирования
Чтобы понять специфику протокола, важно знать, для чего он нужен в деятельности организации, какова его суть и значение для компании. С его помощью оформляются значимые вопросы, которые поднимались участниками совещания. Также указываются обсуждаемые и принятые решения, назначаются ответственные и прописываются сроки выполнения каждого задания. Это основные моменты, закрепленные в протоколе, необходимые для успешной деятельности компании. Стоит отметить, что документ может быть изложен в двух вариантах: в кратком или полном виде.
При кратком заполнении учитываются лишь поднятые вопросы, имена участников и принятые решения. Выбор такого формата чаще всего означает оперативность заседания.
В ином случае выбор падает на более подробное изложение всего процесса совещания, указываются все реплики, мнения, вопросы и позиции, которые были озвучены, более четко излагается картина всего мероприятия.
Если говорить в целом, то протокол является кратким документом, в котором отражена вся суть заседания. От ясности и правильности оформления документа зависит, будут ли решения, принятые в ходе обсуждения, иметь юридическую силу или нет. Поэтому важно ответственно подойти к системе протоколирования, к его оформлению, учитывая все нюансы при написании документа.
При большом количестве участников заседания невозможно обойтись без протокола. В такой ситуации, вероятно, что кто-нибудь мог прослушать решение отдельных задач, забыть о конкретных сроках ее выполнения или не расслышать имена ответственных. Отсюда следует, что создание протоколирования совещания помогает большой группе людей сориентироваться в процессе всего слушания и уточнить итоги мероприятия.
Создание общего протокола заседания для всех его участников позволит каждому ознакомиться с документом и уделить внимание наиболее интересующим вопросам. Только в этом случае руководитель компании может быть спокоен и уверен, что у всех сотрудников, которые участвовали в заседании, сложилось нужное и единое понимание о дальнейшей деятельности компании.
Справка
На сегодняшний день существуют различные системы протоколирования:
- с помощью специальных программ;
- стенография;
- простая запись.
Любой протокол должен быть пронумерован. Нумерация каждого документа зависит от количества проведенных заседаний в год. Рекомендуется составить план мероприятий, которые будут проводиться в течение года или хотя бы на полгода. В таком случае каждый протокол будет иметь свой порядковый номер мероприятия.
Например, если на первом заседании нового календарного года было принято написать протокол, то он будет под номером 1 и так далее. Ведение осуществляется с начала календарного года. А уже в следующем новом году следует начать нумерацию заново. Это очень удобный вариант ведения документов. Для того, чтобы не возникло никакой путаницы с одинаковыми номерами протоколов разных лет, необходимо поместить прошлогодние документы в архив (конечно, только в том случае, если будут выполнены все их решения).
Читайте также:
https://1kadry.ru/#/document/189/443024/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы">Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы https://1kadry.ru/#/document/189/531324/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Как правильно оформить решения по итогам совещания">Как правильно оформить решения по итогам совещания https://1kadry.ru/#/document/189/452090/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Составляем протокол на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)">Составляем протокол на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)Процедура протоколирования совещания
В основу оформления входит указание всех вопросов, которые поднимаются и решаются в процессе совещания. Главную часть протокола составляет вопрос, который обсуждается в кругу участников, но перед этим обязательно указывается номер вопроса. Далее отмечается содержание этого вопроса и принятые решения в процессе обсуждения.
Важно, чтобы после указанного номера вопроса следом сам вопрос начинался с предлога «О» («Об»). Наименование вопроса требуется печатать по центру страницы и обязательно подчеркнуть чертой. Под чертой должны быть указаны фамилии сотрудников, которые участвовали в обсуждении данного вопроса. Затем следует назвать решение, которое было принято.
В случае необходимости рекомендуется сделать копии и отправить организациям и должностным лицам, которые присутствовали на собрании. Стоит учесть, что список рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, которое руководило подготовкой вопроса. Порядок написания протокола и его правильное оформление гарантирует юридическую силу решений, принятых коллективным путем. Далее подробнее объясним правильное оформление каждого реквизита данного документа.
Справка
Правильное оформление протокола
Прежде всего необходимо знать, что протокол является документом, который относится к организационно-распорядительной документации. Такой документ выполняет управленческую и правовую функции. Поэтому в коллегиальном управлении протокол считается основным распорядительным документом и чаще оформляется как многостраничный. Также, при заполнении первой страницы следует использовать общий бланк организации. При отсутствии общего бланка документ оформляется на листе формата А4 с указанием реквизитов, следуя образцу общего бланка.
В ситуации, если бланки для заполнения первой страницы отсутствуют, то реквизиты принято оформлять продольным способом по центру листа.
Протоколы могут составляться в каждой организации, где есть коллегиальные органы, комиссии и т.п. Задача их деятельности – обсуждение интересующих вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений. При оформлении обязательных реквизитов существует ряд особенностей, а также определенные правила оформления дополнительных реквизитов. Вся специфика и принципы оформления определяются требованиями действующего законодательства или конкретной управленческой ситуацией.
В любом случае, все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который создался при составлении и оформлении как одного из основных видов распорядительных документов.
Протоколирование совещаний образец
|
Элемент протокола |
Полная форма |
Краткая форма |
|
Заголовок |
Располагается после места составления протокола |
|
|
Председатель и секретарь |
Указываются фамилия и инициалы |
|
|
Присутствующие |
Фамилия и инициалы, должности отсутствуют |
|
|
Повестка дня |
После перечисления присутствующих и приглашенных |
|
|
Оформление основной части |
Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ |
Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ |
|
Подписи |
После слов "Председатель" и "Секретарь" ставятся росчерки |
|
Читайте также: