Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или контролирующих органов. Чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти деловую бумагу, нужно освоить правила регистрации входящей корреспонденции. Как нельзя кстати пригодится журнал регистрации входящих документов, о котором мы расскажем в статье.
Скачайте бланк и заполненный образец журнала регистрации входящих документов:
Журнал регистрации входящих документов: образец
В любой организации очень пристальное внимание нужно уделять регистрации входящих документов. От этого во многом зависит успешность деятельности компании. Если речь идет о входящих документах от партнеров, с которыми заключаются различные сделки, несвоевременная регистрация или утеря входящего документа может не только отразиться на деловом имидже компании, но и стать причиной убытков и потраченного времени.
Самый простой и надежный способ регистрации входящих деловых бумаг на данный момент — журнал регистрации входящих документов. С его помощью можно без труда зарегистрировать любую входящую деловую бумагу и с легкостью найти ее, если это будет необходимо. При регистрации используют стандартный набор реквизитов, который содержит:
- регистрационный номер входящего документа;
- дату регистрации (поступления) документа;
- сведения о корреспонденте (наименование организации — автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
- краткое содержание письма;
- способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
- количество экземпляров письма;
- сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
- Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.
Журнал регистрации входящих документов: скачайте образец заполнения
Электронный журнал регистрации входящих документов
Бумажный журнал регистрации входящих документов используется в компаниях с небольшим объемом документооборота. Это обусловлено тем, что при большом потоке входящей документации ручное заполнение регистрационной формы становится затруднительным. В таком случае можно вести электронный журнал регистрации.
Электронный журнал регистрации входящих документов в Excel
Входящая документация, подлежащая регистрации
Все входящие документы нужно просматривать и регистрировать (при необходимости) в день ее получения ответственным лицом. Как правило, в любой организации данную обязанность возлагают на секретаря, который должен уметь сортировать входящие документы в соответствии с их срочностью и ценностью. Именно секретарь решает, какие документы в дальнейшем попадут на стол руководителя, а какие отправятся в мусорную корзину, поэтому необходимо отнестись достаточно скрупулезно к процедуре отбора входящих бумаг.
Схема действий секретаря с входящими документами
Как не потерять ни одного входящего письма
Для начала следует выделить документацию из контролирующих органов. Их необходимо регистрировать сразу же при получении и передавать руководству или ответственным сотрудникам. Пренебрежительное отношение к данной документации может обернуться как небольшими неприятностями, так и административным наказанием, поэтому рекомендуем отнестись внимательно к данным письмам.
Журнал регистрации входящих писем, которые поступили в период нерабочих дней
Следующие письма, которые требуют не менее пристального внимания, принадлежат организациям-партнерам, с которыми ваша компания совместно ведет деятельность. К этой группе относятся как письма от компаний, занимающихся обслуживанием (к примеру, организации, обслуживающие ваш офис, рабочую технику), так и непосредственные клиенты. В данном случае любое письмо может содержать полезную информацию о каких-либо сделках, договорах, изменениях в тарифах или условиях сотрудничества. Именно поэтому подобная входящая документация должна быть зарегистрирована и передана сразу же при получении.

Другие способы регистрации входящих документов кроме журнала
Есть разные способы регистрации документов. Кроме журнальной регистрации, применяют карточки. При использовании такой системы организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе — дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении.
Картотеки, как и журналы, могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую.
Электронная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу.
Способ регистрации входящих документов вы можете определить в ЛНА компании, например, в Инструкции по делопроизводству. Туда же можно добавить и типовые шаблоны журналов или карточек, которые будут использовать в компании.
Инструкция по делопроизводству: использование журнала для регистрации входящих документов
Итог Нельзя пренебрегать регистрацией входящих документов — рискуете пропустить важную бумагу, а это, в свою очередь, может негативно отразиться на деятельности компании. Поэтому заведите журнал учёта входящих документов: он сделает учёт легче. Журнал можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. |
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.