×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Журнал регистрации входящих документов: образец

15 июня 2020
46412
Средний балл: 0 из 5

Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или контролирующих органов. Чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти деловую бумагу, нужно освоить правила регистрации входящей корреспонденции. Как нельзя кстати пригодится журнал регистрации входящих документов, о котором мы расскажем в статье.

Скачайте бланк и заполненный образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящих документов: образец

В любой организации очень пристальное внимание нужно уделять регистрации входящих документов. От этого во многом зависит успешность деятельности компании. Если речь идет о входящих документах от партнеров, с которыми заключаются различные сделки, несвоевременная регистрация или утеря входящего документа может не только отразиться на деловом имидже компании, но и стать причиной убытков и потраченного времени. 

Самый простой и надежный способ регистрации входящих деловых бумаг на данный момент — журнал регистрации входящих документов. С его помощью можно без труда зарегистрировать любую входящую деловую бумагу и с легкостью найти ее, если это будет необходимо. При регистрации используют стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дату регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации — автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Журнал регистрации входящих документов: скачайте образец заполнения

Пример журнала регистрации входящих документов

Скачать журнал

Электронный журнал регистрации входящих документов

Бумажный журнал регистрации входящих документов используется в компаниях с небольшим объемом документооборота. Это обусловлено тем, что при большом потоке входящей документации ручное заполнение регистрационной формы становится затруднительным. В таком случае можно вести электронный журнал регистрации.

Электронный журнал регистрации входящих документов в Excel

Электронный журнал регистрации: образец

Скачайте форму

Входящая документация, подлежащая регистрации

Все входящие документы нужно просматривать и регистрировать (при необходимости) в день ее получения ответственным лицом. Как правило, в любой организации данную обязанность возлагают на секретаря, который должен уметь сортировать входящие документы в соответствии с их срочностью и ценностью. Именно секретарь решает, какие документы в дальнейшем попадут на стол руководителя, а какие отправятся в мусорную корзину, поэтому необходимо отнестись достаточно скрупулезно к процедуре отбора входящих бумаг.

Схема действий секретаря с входящими документами

Регистрация входящих документов: схема

Как не потерять ни одного входящего письма

Для начала следует выделить документацию из контролирующих органов. Их необходимо регистрировать сразу же при получении и передавать руководству или ответственным сотрудникам. Пренебрежительное отношение к данной документации может обернуться как небольшими неприятностями, так и административным наказанием, поэтому рекомендуем отнестись внимательно к данным письмам.

Журнал регистрации входящих писем, которые поступили в период нерабочих дней

Журнал регистрации входящих документов: образец

Следующие письма, которые требуют не менее пристального внимания, принадлежат организациям-партнерам, с которыми ваша компания совместно ведет деятельность. К этой группе относятся как письма от компаний, занимающихся обслуживанием (к примеру, организации, обслуживающие ваш офис, рабочую технику), так и непосредственные клиенты. В данном случае любое письмо может содержать полезную информацию о каких-либо сделках, договорах, изменениях в тарифах или условиях сотрудничества. Именно поэтому подобная входящая документация должна быть зарегистрирована и передана сразу же при получении.

Другие способы регистрации входящих документов кроме журнала

Есть разные способы регистрации документов. Кроме журнальной регистрации, применяют карточки. При использовании такой системы организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе  — дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении.

Картотеки, как и журналы, могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую. 

Электронная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу.

Способ регистрации входящих документов вы можете определить в ЛНА компании, например, в Инструкции по делопроизводству. Туда же можно добавить и типовые шаблоны журналов или карточек, которые будут использовать в компании.

Инструкция по делопроизводству: использование журнала для регистрации входящих документов

Регистрация входящих документов в Инструкции

Скачайте документ полностью

Итог

Нельзя пренебрегать регистрацией входящих документов — рискуете пропустить важную бумагу, а это, в свою очередь, может негативно отразиться на деятельности компании. Поэтому заведите журнал учёта входящих документов: он сделает учёт легче. Журнал можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. 

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.