Обязательные реквизиты первичных документов

481
Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких — указание на первичном документе всех необходимых реквизитов. Рассказываем, какие реквизиты являются обязательными для всех документов, а какие — для первичных.

Узнайте подробнее, о реквизитах


Обязательные реквизиты документа

Большинство деловых бумаг составляется на специальных бланках предприятия. Бланк представляет собой стандартный лист с двумя блоками информации – постоянным и переменным. Постоянный блок печатается на бланке в типографии или компьютерным способом, а переменный заполняется в соответствующих структурных подразделениях. Заполнение данного блока осуществляется по строго установленным правилам. Каждый элемент носит определенное назначение и местоположение в структуре документа.

Один из таких элементов составляют реквизиты, они наиболее часто используются в практике оформления деловых бумаг. Обязательные реквизиты первичных документовСовременные стандарты оформления деловых бумаг, закрепленные в ГОСТ Р 6.30-97, содержат перечень из 29 возможных реквизитов. При оформлении первичных документов используется семь. О них и пойдет речь ниже.

Обязательные реквизиты первичных документов

В момент совершения любой хозяйственной операции, либо сразу после ее окончания – оплаты товара, выдачи наличных денег и т.п. – составляется письменное свидетельство этого факта. Оно называется "первичным документом". Вся совокупность первичной документации делится на три группы: организационно-распорядительные (приказы, указания, распоряжения, доверенности), оправдательные (накладные, ордера, акты приемки, требования) и бухгалтерские.  Часть бумаг может быть одновременно разрешительными и оправдательными. Например, расходный ордер или платежная ведомость.

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких – указание на нем всех необходимых реквизитов.

Обязательные реквизиты первичного документа в 2017 году

Во втором пункте ст. 9 Закона №402-ФЗ дается перечень обязательных в 2017 году реквизитов первичных документов. Рассмотрим подробно каждый из них.

Наименование первичного документа

Каждая организация самостоятельно утверждает формы первичной документации. Конечно, названия этим формам можно дать какие угодно, но лучше этого не делать во избежание путаницы. Традиционные названия документов – "товарная накладная", "счет", "товарный чек", "акт выполненных работ", "договор" и т.п.

Читайте также:

Дата составления документа

Традиционный реквизит любой деловой бумаги. Без него невозможно определить период, к которому относится расход денежных средств. Ошибка в данном параметре приведет к тому, что учет расходов придется на другой период, чем время составления бумаги. Оправдать расходы будет сложно даже через суд. Обратите внимание также, что если дата в накладной предвосхищает факт отгрузки, то это для налоговой инспекции будет накладная по несуществующей сделке, поскольку первичная документация составляется во время или сразу после операции, но никак не до нее.

Название компании

Ситуация, когда поставщик, оформляя сопроводительную бумагу, путает название покупателя, - не редкость. Например, ООО "ТД НИКА" вместо ООО ТД "НИКА" или "АЛЬФА ТЕК" вместо "Альфа-Тек". Иногда вместо полного названия пишут сокращенное. Можем вас успокоить. Если такие реквизиты, как ИНН и адрес, указаны верно, то ошибка в написании названия может считаться несущественной. Отсюда правило – всегда указывайте ИНН компании.

Суть хозяйственной операции

Иногда этот реквизит называют "содержание факта хозяйственной жизни".

В любом случае, за этими словами стоит либо факт поставки товаров, либо оказания услуг.

Когда речь идет о поставке товара, то в соответствующей накладной указывается название этих товаров:

Накладная на поставку товара

Если речь идет об услугах, то в соответствующем акте дается их перечень:

Акт об оказании услуг

Натуральное или денежное измерение

Наличие и денежной стоимости, и натурального измерителя одновременно не является обязательным требованием для деловых бумаг данного типа. Можно привести любой из них. Например, составляя акт об оказании услуг, достаточно указать их стоимость. Совершенно необязательно указывать единицу измерения. Когда же дело касается поставки товаров, то здесь необходимо указать и стоимость в деньгах, и количество в штуках (комплектах, коробках, упаковках).

Бывают обстоятельства, когда корректнее привести только натуральный измеритель. Требование-накладная на передачу материалов внутри компании – пример такой ситуации.

Обратите особое внимание на расшифровку суммы прописью. Если в текстовый вариант не совпадет с цифровым, то последствия своей ошибки вам придется исправлять в суде.

Должности

Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее правильное оформление, должны быть указаны в обязательном порядке.

Приведем пример. В товарной накладной существует три строки с должностями:

  1. Сотрудник, отпустивший груз;
  2. Специалист, разрешивший отпуск;
  3. Главный бухгалтер.

Сотрудник, который произвел отпуск груза – это совершивший сделку, специалист, давший разрешение на отпуск и главный бухгалтер являются ответственными за правильность оформления сделки.

Подписи

Подписи в договоре и в первичных документах визуально должны соответствовать друг друга. Это скорее пожелание, чем обязательное требование.

Естественно, что должна быть расшифровка подписей. В целях вашей безопасности целесообразно проверить полномочия людей, подписывающих бумаги. Впрочем, если вы являетесь покупателем, то в ваши обязанности не входит проведение расследования по достоверности подписи. Учесть расходы по покупкам вы можете даже и в том случае, если продавец откажется признать подпись своей.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

Ст.6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" не допускает исправлений в кассовых и банковских документах.

В остальные виды первичной документации по согласованию с участниками хозяйственных операций такие изменения могут быть внесены. Факт согласования должен быть подтвержден подписями участников операции. Также должна быть указана дата, когда исправления были сделаны.

Как исправляется неверный реквизит? Это нужно сделать тонкой четкой чертой. Первоначальное значение реквизита должно оставаться видимым. Рядом с зачеркнутыми данными делается отметка от руки: "Исправленному верить". Далее исправление следует заверить подписью лица, который внес его и указать фамилию и инициалы.

Справка

Подведем итоги

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, необходимо указать на нем ряд обязательных реквизитов:

  1. Название документа;
  2. Дата операции;
  3. Наименование компании;
  4. Суть хозяйственной операции;
  5. Измерение – денежное или натуральное;
  6. Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
  7. Подписи всех участников операции.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль