Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.
Из статьи вы узнаете:
Назначение внутренней описи документов дела
Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой 
дел.
Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов, которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.
Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:
для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);
для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;
Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.
Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.
Внутренняя опись документов дела: типовой бланк
Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:
Порядковый номер (номер записи);
Индекс (уникальный идентификатор объекта);
Дата;
Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);
Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).
Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.
Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.
К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.
Читайте также:
Внутренняя опись документов дела: образец заполнения
|
№ п/п |
Индекс |
Дата |
Заголовок |
Номер листов ед. хр. |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
1 |
13.06.2016 |
Об утверждении регламента по закупочной деятельности |
1-2 |
|
|
2 |
2 |
15.07.2016 |
О внесении изменений в правила регистрации входящей корреспонденции |
3-5 |
|
|
3 |
3 |
22.07.2016 |
О назначении ответственного за пожарную безопасность |
6 |
|
|
4 |
Виды внутренних описей документов
Правила заполнения внутренней описи различаются в зависимости от ее назначения. Компания может, например, передавать документы в суд или налоговую инспекцию, направлять их на уничтожение, подготавливать для архивного хранения. В каждом из этих случаев список будет иметь свои особенности.
|
Вид |
Особенности |
Обязательные поля |
|
Для передачи в суд, налоговую или другую организацию по требованию |
Заверяется печатью и подписывается руководителем организации, передается под роспись |
|
|
Внутренняя опись документов личного дела |
Заполняется кадровым специалистом, ответственным за оформление личных дел. Перечень вкладывают в папку с личными делами сотрудников и вносят новые записи при поступлении новой документации. |
|
|
Для отправки служебных бумаг по почте |
Используется форма 107. В бланк вносятся сведения о характеристиках и стоимости отправки: посылок, бандеролей, ценных писем. Заверяется подписью почтового работника и календарным штемпелем. |
|
|
Для передачи в архив |
Составляется в 2-х экземплярах, имеет несколько подразделов: оглавление, предисловие; основная часть, сокращения. Подписывается ответственным сотрудником, рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем компании; |
Обязательные реквизиты титульного листа:
|
|
На уничтожение |
В перечне указывают всю документацию, срок хранения которой завершен. Его подписывает проводивший экспертизу сотрудник и анализирует экспертная комиссия. После утверждения бланк уничтожается вместе с содержимым папки, а факт уничтожения фиксируется соответствующим актом. |
|
Образец внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.
Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.
В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.
Справка
При передаче личного досье на архивное хранение во вкладыше необходимо:
- перечеркнуть пустые поля буквой Z;
- сделать запись об общем количестве документации и ее страниц;
- указать Ф.И.О., должность и поставить подпись ответственного кадрового специалиста;
Внутренняя опись документов личного дела: образец заполнения
