Внутренняя опись документов дела

156
Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Назначение внутренней описи документов дела

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой Внутренняя опись документов деладел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов, которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:

для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);

для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;

Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Внутренняя опись документов дела: типовой бланк

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:

Порядковый номер (номер записи);

Индекс (уникальный идентификатор объекта);

Дата;

Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);

Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может  добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.

Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.

Читайте также:

Внутренняя опись документов дела: образец заполнения

№ п/п

Индекс

Дата

Заголовок

Номер листов ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

1

13.06.2016

Об утверждении регламента по закупочной деятельности

1-2

2

2

15.07.2016

О внесении изменений в правила регистрации входящей корреспонденции

3-5

3

3

22.07.2016

О назначении ответственного за пожарную безопасность

6

4

Внутренняя опись документов дела

Виды внутренних описей документов

Правила заполнения внутренней описи различаются в зависимости от ее назначения. Компания может, например, передавать документы в суд или налоговую инспекцию, направлять их на уничтожение, подготавливать для архивного хранения. В каждом из этих случаев список будет иметь свои особенности.

Вид

Особенности

Обязательные поля

Для передачи в суд, налоговую или другую организацию по требованию

Заверяется печатью и подписывается руководителем организации, передается под роспись

  • наименование организации;
  • адрес;
  • реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • общее количество документации

Внутренняя опись документов личного дела

Заполняется кадровым специалистом, ответственным за оформление личных дел. Перечень вкладывают в папку с личными делами сотрудников и вносят новые записи при поступлении новой документации.

  • названия официальных бумаг и их номера;
  • количество листов.

Для отправки служебных бумаг по почте

Используется форма 107.

В бланк вносятся сведения о характеристиках и стоимости отправки: посылок, бандеролей, ценных писем.

Заверяется подписью почтового работника и календарным штемпелем.

  • сведения о получателе (ФИО или название организации);
  • примерная стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Для передачи в архив

Составляется в 2-х экземплярах, имеет несколько подразделов: оглавление, предисловие; основная часть, сокращения.

Подписывается ответственным сотрудником, рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем компании;

Обязательные реквизиты титульного листа:

  • название архива;
  • наименование фонда и его номер;
  • наименование описи и ее номер;
  • крайние даты включенных дел.

На уничтожение

В перечне указывают всю документацию, срок хранения которой завершен. Его подписывает проводивший экспертизу сотрудник и анализирует экспертная комиссия. После утверждения бланк уничтожается вместе с содержимым папки, а факт уничтожения фиксируется соответствующим актом.

  • наименование структурного подразделения (если уничтожаются дела конкретного отдела);
  • общий заголовок для папок одной категории;
  • количество папок;
  • данные с обложек дел

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с  досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.

Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.

В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.

Справка

При передаче личного досье на архивное хранение во вкладыше необходимо:

  1. перечеркнуть пустые поля буквой Z;
  2. сделать запись об общем количестве документации и ее страниц;
  3. указать Ф.И.О., должность и поставить подпись ответственного кадрового специалиста;

Внутренняя опись документов личного дела: образец заполнения

Внутренняя опись документов личного дела: образец заполнения

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль