Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.
Назначение внутренней описи документов дела
Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, которая затрагивает один вопрос или относится к одному участку деятельности (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел. Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов, которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить её нумерацией.
Образец внутренней описи документов дела
Согласно пункту 4.31 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, внутренняя опись дела нужна:
- для учёта документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);
- учёта дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания.
Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
Подобный перечень нужен, чтобы дать возможность заинтересованным лицам, например, при передаче бумаг на архивное хранение, сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.
Без описей невозможно систематизировать, хранить и искать нужные дела. Какие семь ошибок делают в описях ваши коллеги на всех этапах работы, узнайте из статьи журнала «Справочник секретаря».
Откройте для себя возможности карьерного роста!
Внутренняя опись документов дела: типовой бланк
Документ составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 27 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.
В типовой бланк включены следующие данные:
- Порядковый номер (номер записи).
- Индекс (уникальный идентификатор объекта).
- Заголовок (краткое содержание служебной бумаги).
- Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).
Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела, например, если в папку подшита копия, а не оригинал. При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, но убирать вышеперечисленные графы нельзя. Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используют, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.
Внутренняя опись дел организации
К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включили в дело и сколько листов занимает сам перечень. Рекомендуем сразу вложить в дело его внутреннюю опись и заполнять её по ходу вложения бумаг в папку. Итоговую запись можно сделать непосредственно перед подготовкой к сдаче дела в архив. В связи с этим первым пунктом во внутреннюю опись документов личного дела вносится документация, связанная с приемом и оформлением на работу данного сотрудника, а далее в порядке поступления в отдел кадров — все остальные бумаги.
|
Обратите внимание. Как правило, в опись дел структурного подразделения включают документы одного года, но если в организации в течение нескольких лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, в опись дел допускается включать документы за несколько лет, в этом случае в начале описи идут заголовки дел за самые ранние годы, в конце — за самый поздний год |
Большая часть информационных блоков обложки может быть заполнена уже в момент формирования дела. Единственные данные, которые могут быть получено только после того, как дело полностью завершено, это информация о количестве листов в папке. Эти данные в большинстве случаев становятся известны в конце календарного года. Когда указывается название предприятия, можно дать обозначение его ведомственной принадлежности. Индекс дела определяется согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел и используется для облегчения поиска нужного дела. Заголовок дела также выносится на обложку в соответствии с принятой в компании номенклатурой дел.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Три безупречные схемы, чтобы упростить самые важные архивные процессы
Виды внутренних описей документов
Правила заполнения внутренней описи различаются в зависимости от её назначения. Компания может, например, передавать документы в суд или налоговую, направлять их на уничтожение, готовить для архивного хранения. В каждом из этих случаев список будет иметь свои особенности.
|
Вид |
Особенности |
Обязательные поля |
|
Для передачи в суд, налоговую или другую организацию по требованию |
Заверяется печатью и подписывается руководителем организации, передается под роспись |
|
|
Внутренняя опись документов личного дела |
Заполняется кадровым специалистом, ответственным за оформление личных дел. Перечень вкладывают в папку с личными делами сотрудников и вносят новые записи при поступлении новой документации. |
|
|
Для отправки служебных бумаг по почте |
Используется форма 107. В бланк вносятся сведения о характеристиках и стоимости отправки: посылок, бандеролей, ценных писем. Заверяется подписью почтового работника и календарным штемпелем. |
|
|
Для передачи в архив |
Составляется в 2-х экземплярах, имеет несколько подразделов: оглавление, предисловие; основная часть, сокращения. Подписывается ответственным сотрудником, рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем компании; |
Обязательные реквизиты титульного листа:
|
|
На уничтожение |
В перечне указывают всю документацию, срок хранения которой завершен. Его подписывает проводивший экспертизу сотрудник и анализирует экспертная комиссия. После утверждения бланк уничтожается вместе с содержимым папки, а факт уничтожения фиксируется соответствующим актом. |
|
Образец внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись в таком случае по сути вкладыш в папку с досье работника. В нём приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняют постоянно на протяжении всего срока работы сотрудника. Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка, помещен ли в досье оригинал или копия. Перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления. В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.
Образец описи документов личного дела
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как оформить опись дел по личному составу
Обратите внимание! Большинство организаций не обязано формировать личные дела сотрудников. Исключение составляют учреждения государственной и муниципальной службы – в них для сотрудников необходимо формировать личные дела (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
При передаче личного досье на архивное хранение во вкладыше необходимо:
- перечеркнуть пустые поля буквой Z;
- сделать запись об общем количестве документации и ее страниц;
- указать Ф.И.О., должность и поставить подпись ответственного кадрового специалиста.
Учтите, что с 2021 года работодателя, который хранит архивные документы не по правилам, оштрафуют на сумму до 10 000 руб., а виновное должностное лицо на сумму до 5000 руб. (ст. 13.20 КоАП) в новой редакции. Вместо штрафа контролер имеет право ограничиться предупреждением. Если нарушение первое или никто из работников не пострадал, сообщите об этом инспектору. Такие обстоятельства позволят заменить штраф предупреждением.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как не платить новые штрафы за нарушение правил хранения кадровых документов в архиве
