Необходимо не только поставить задачу перед сотрудником, но проконтролировать её выполнение. В статье расскажем о видах контроля исполнения поручения. Рассмотрим способы постановки задач. Объясним, как организовать контроль исполнения поручений в компании.
Какой бы ни был ответственный работник, при регулярном отсутствии внимания к его работе со стороны руководителя, он в любом случае «дает слабину». Дело не только в лени, загруженности или безалаберности. Любая система мотивации предполагает, что сотрудник должен видеть заинтересованность в его работе со стороны руководства. Иначе зачем прилагать усилия, стараться выполнить задачу и принести пользу компании, если это все равно никому не нужно? Такие рассуждения рано или поздно убивают мотивацию даже у самого ответственного трудоголика. Отсутствие мотивации приводит к снижению эффективности и результативности работы. Контролировать работу подчиненных важно не только для отслеживания выполнения задач или составления отчетности, но и для поддержания рабочей атмосферы в коллективе.
Читайте по теме в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как взять на себя контроль поручений шефа: алгоритм для помощника руководителя
Виды контроля исполнения поручений
Выделяют два вида контроля:
- Осуществляет тот, кто может в полной мере оценить, насколько верно и максимально по сути выполнена задача. Это, как правило, непосредственный руководитель исполнителя, разбирающийся в вопросах.
- Формальный, где отслеживается лишь факт выполнения поручения в срок или с нарушением срока. Эту работу можно поручить сотрудникам, не обладающим глубокими знаниями по сути поставленной задачи.
Инструкция по контролю исполнения поручений
Система контроля исполнения поручений, если она разработана в организации, должна быть зафиксирована. Как правило, для этого утверждают отдельный локальный нормативный акт, который регламентирует:
- процессы постановки задач в компании;
- способы фиксации этих задач;
- процедуры отслеживания результатов их выполнения.
В акте могут также прописываться различные промежуточные этапы выполнения поручения, обязанности сотрудников по отчетности и т.д. Разумеется, готовых форм таких документов нет, т.к. каждое юридическое лицо уникально, а все системы и процессы подстраиваются под его специфику. Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она — «инспектор», для неё разрабатывают должностную инструкцию инспектора по контролю за исполнением поручений.
Образец: должностная инструкция инспектора по контролю за исполнением поручений
Но выполнять такой функционал вполне реально и при совмещении с иной работой (если, конечно, позволяют фактические объемы поручений и задач). Если нужно возложить на ответственного сотрудника обязанность по усилению контроля за надлежащим исполнением другим работником своих трудовых обязанностей издают специальный приказ.
Приказ о персональном контроле за выполнением обязанностей работника
Важно помнить еще об одном аспекте контролирования. По трудовому законодательству привлечь сотрудника к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей возможно только если данные факты будут зафиксированы. Грамотно выстроенная система контроля исполнения поручений позволит выявить все факты надлежащего и ненадлежащего исполнения задач конкретным сотрудником.
Поэтому если возникнет необходимость наказать, то доказательственная база будет фактически собрана. Это касается и обратной ситуации, когда доказательства будут существовать для поощрения сотрудника.
Читайте по теме в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как контролировать выполнение устных задач руководителя
Способы постановки задач и оформления поручений
Проконтролировать можно только конкретно поставленные задачи, где предполагается наличие измеримого результата. Действующая на большинстве предприятий система управления предполагает несколько уровней руководства (чем крупнее предприятие, тем больше уровней).
Высший руководитель (единоличный исполнительный орган) выдает поручения или ставит задачи руководству среднего звена, далее, в зависимости от количества уровней, задача «приплывает» к непосредственному исполнителю. Либо исполнитель указывается в самом распорядительном акте, которым оформляется поручение.
Таким образом, поставленные задачи должны иметь:
- описание сути работы, которую требуется выполнить;
- срок её выполнения;
- конкретного исполнителя или команду исполнителей, которая четко определена с указанием фамилий.
Справедлива поговорка, что правильно поставленная задача — уже половина того, что необходимо сделать для её выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.
Поставить задачу можно разными способами:
Способ 1. Издать приказ. В нём формулируют все параметры задачи. Сотрудник, указанный исполнителем, знакомится с приказом и с этого момента считается, что у него появились обязательства по реализации поручения.
Способ 2. Оформить протокол совещания. Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Спорные вопросы по оформлению протоколов: семь готовых ответов
Образец протокола совещания
Способ 3. Издать письменное распоряжение
Образец распоряжения о проведении проверки должностных инструкций работников
Организация контроля исполнения поручений
После того как задача поставлена, можно разрабатывать и продумывать этапы контроля исполнения документов и поручений.
Этапы контроля исполнения документов в организации
Некоторые организации не разрабатывают отдельной системы контроля. Он осуществляется хаотично, по мере возникновения необходимости проверить выполнение того или иного задания, когда результат его становится необходим. Какие-то поручения при этом остаются без контроля, а руководитель сам определяет, какие задачи проконтролировать и как, а в каких вопросах - доверять работнику и надеяться на его порядочность и совесть.
Однако крупные предприятия, где от промаха каждого конкретного сотрудника зависит результативность и прибыль, рано или поздно приходят к пониманию важности комплексного подхода к контролю. Возникает вопрос, какая организация контроля исполнения поручений будет оптимальной.
Сейчас мало кто выстраивает систему вручную, с использованием карточек регистрации поручений. Даже встроенные в Windows приложения позволяют упростить контроль исполнения поручений. Например, Microsoft Excel. В таблицу вносят:
- сроки выполнения задачи;
- контрольные точки;
- сроки и способы взаимодействия с исполнителем, с руководителем;
- сроки и способы взаимодействие исполнителя и руководителя и критерии оценки результата.
Сводная таблица со сроками и способами взаимодействия по задаче и критериями оценки результата: образец от журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Таблица полностью в журнале >>>
С помощью штатных программистов на предприятии может быть разработана специальная программа, контроль исполнения поручений тогда осуществляется с ее помощью. Этот способ хорош, когда есть соответствующие ресурсы для разработки ПО и необходимо учесть специфические моменты именно вашей организации.
Отдельные элементы контроля (например, отслеживание выполнения распоряжений, оформленных приказами) могут встраиваться в систему электронного документооборота организации. В них на определенной стадии движения документа будет видно, каков срок его исполнения и факт его исполнения.
Контроль исполнения документов и поручений можно отслеживать также с помощью отчётности. То есть когда о выполнении задания руководителю сообщает сам исполнитель. Как построить такую отчётность — вопрос руководства организации. Это могут быть регулярные или периодические отчёты, составляться они могут на уровне отдела или более крупного структурного подразделения (управления, департамента). Здесь все зависит от количества задач и поручений, от того, сколько сотрудников постоянно задействовано в процессе выполнения поручений, какой важности сами указания.
Памятка от редакции «Справочника секретаря и офис-менеджера»: каким способом контролировать исполнителя
Памятка полностью в журнале >>>
Контроль исполнения поручений можно выстроить с помощью специализированных компьютерных программ. Они созданы с возможностью подстройки под задачи конкретного юридического лица.
Памятка полностью в журнале >>>
Плюсы использования ПО:
- автоматизация процессов;
- полный охват всех оформленных задач;
- исключение «человеческого фактора».
Минусы использования ПО:
- финансовые затраты на приобретение, оптимизацию и установку;
- необходимость обучить сотрудников пользоваться ПО;
- необходимость включить в процесс максимальное количество исполнителей и руководителей;
- затраты на содержание службы поддержки и обслуживания ПО.