Справку об исполнительской дисциплине составляют по итогам года и используют сведения из этого документа при формировании мотивационной политики организации: по нему определяют лидеров и аутсайдеров, распределяют бонусы. Как составить справку, расскажем в статье.
Справка об исполнительской дисциплине: образец
Работодатель, чтобы иметь представление о том, как сотрудники работают с документами и соблюдают ли сроки исполнения поручений и обработки корреспонденции, осуществляет контроль исполнительской дисциплины на основании специальной справки. Справка об исполнительской дисциплине — это итоговый документ, который составляют один раз в год.
При составлении справки следует учитывать, что стандартный срок исполнения входящих документов составляет один месяц. Следовательно, проконтролировать своевременность исполнения писем, поступивших в конце года, можно не раньше 1 февраля. После этой даты и составляется справка об исполнительской дисциплине.
Справка об исполнительской дисциплине: образец
Скачайте документ полностью>>>
В справке отражаются данные о каждом документе, поступившем на исполнение в организацию, и о каждом исполнителе. Чтобы иметь объективную информацию, сведения необходимо собирать и анализировать в течение года. Это не потребует много усилий, поскольку во всех компаниях регистрация и учёт входящей и внутренней корреспонденции автоматизирован. В тех компаниях, где уже внедрили система электронного документооборота и все необходимые сведения аккумулируются в базе данных, программа сама на основании запроса сформирует нужную таблицу. Информацию из этой таблицы можно будет отсортировать по любому критерию — по исполнителям, по подразделениям, периодам года. Это позволит проанализировать полученные данные и сделать объективные выводы об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников или подразделений, влиянии сезонного фактора.
Эксперты журнала «Справочник Секретаря» подготовили памятку, которая поможет сориентироваться с источниками данных для справки и ролями сотрудников, участвующих в контроле исполнения документов.
Кто участвует в контроле исполнения документов
Скачайте подсказку в журнале >>>
Какие данные включить в справку об исполнительской дисциплине
Как правило, составлением справки об исполнительской дисциплине занимается секретарь или делопроизводитель, в чьи должностные обязанности входит этот функционал.
При составлении справки нужно учитывать, что критерием выполнения поручения является отчет, направленный исполнителем, в установленный срок или даже до его окончания. Своевременное исполнение и отчет о нем — ответственность исполнителя.
Задача контролера проследить, чтобы в отчете была информация о том, что конкретно сделано исполнителем — недостаточно того, чтобы он ограничился только отметкой в отчете: «Исполнено», «Готово», «Сделано» и т.п. Объясните исполнителям, что в их же интересах составлять более подробные описания: «Направлена служебная записка-запрос в юридический отдел. СЗ от 21.08.2022 № 234» или «Проведено совещание с коммерческим директором ООО „Бета“. Протокол от 14.10.2022 № 23». Если по результатам выполнения поручения был сформирован документ, исполнитель должен в отчете дать его реквизиты, ссылку на карточку в базе данных СЭД или приложить скан-образ.
Если никакого документа к отчету о проделанной работе приложить нельзя, исполнитель в любом случае обязан написать, что именно им сделано. Отметку о том, что поручение было выполнено можно ставить только получив подробный отчет. Исполнитель, например, может отчитаться так: «Обсудил с главным бухгалтером Петровой Н.Е. возможность внесения поправок в Положение о договорной работе. Предлагаю дополнить его пунктом о том, чтобы запрашивать от клиентов письмо об отсутствии процедуры банкротства юридического лица».
Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Справка об исполнительской дисциплине и новые Правила работы с корреспонденцией >>>
Установите правило — просрочка исполнения задания даже на один день будет отмечена как невыполнение поручения в срок, как бы впечатляющи ни были результаты. Датой исполнения задания является дата сдачи отчета.
При этом в задачу контролера не входит оценка того, насколько качественно выполнено поручение — это прерогатива руководителя. Функция контролера — сбор статистики о количестве полученных исполнителем заданий и о том, сколько из них были исполнены, просрочены, перенесены или не выполнены совсем. Поэтому исполнители сами заинтересованы в том, чтобы отчитаться о выполнении сразу.
Нельзя исключать и возникновения нестандартных ситуаций, когда, например, исполнитель отказался принять поручение, не успевает его исполнить по объективным причинам, заболел или ушел в отпуск. Как поступить в этом случае всем, кто участвует в контроле над исполнением документов, смотрите в таблице.
Нестандартные ситуации исполнения поручений: что делать исполнителю, секретарю и руководителю
Как оформить справку об исполнительской дисциплине
Справка об исполнительской дисциплине не имеет унифицированной формы, поэтому контролер может составить ее сам, чтобы затем документ компания утвердила в его своей учетной политике. При составлении нужно продумать систему критериев, каким задачам и каким контрагентам уделить внимание, как представлять данные — по подразделениям или персонально по сотрудникам и т. д.
Основные критерии выполнения задач в справке об исполнительской дисциплине
Результаты удобнее и нагляднее представлять в табличном виде, независимо от того, как представлены в справке данные — по исполнителям или по подразделениям.
Оформить справку об исполнительской дисциплине нужно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, независимо от того, что этот документ — внутренний.
Какие виды справок об исполнительской дисциплине существуют
То, как представить данные в справке об исполнительской дисциплине, зависит от численности организации. Если это крупная компания, то целесообразно представлять сведения по подразделениям. Внутри каждого подразделения руководитель в любом случае будет иметь данные по исполнителям и сможет сделать выводы в индивидуальном порядке и учесть это при распределении премии.
В небольшой компании, где работой с документами занимаются несколько исполнителей, справку можно составить по каждому из них.
Справка об исполнительской дисциплине по организации. Данные в таком виде удобно представлять в тех компаниях, где система мотивации основывается на выполнении общего плана. При использовании такой системы материальное стимулирование при условии выполнения плана получает весь коллектив, когда план не выполнен — премии лишаются все сотрудники, независимо от результатов работы каждого из них.
Справка об исполнительской дисциплине по организации: образец
Количество получений, данных исполнителям в течение отчетного года, как правило, — крупное число, поэтому для большей наглядности, данные можно представить к виде диаграммы или в процентном отношении выполненных и невыполненных задач к их общему количеству.
Если судить по представленному примеру, исполнительская дисциплина в организации не на высоте — каждое десятое поручение в срок не выполнено. Компании следует пересмотреть систему мотивации, чтобы повысить качество исполнительской дисциплины.
Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Справки об исполнительской дисциплине по организации, подразделениям и сотрудникам >>>
Справка об исполнительской дисциплине по подразделениям. Такой вид справки целесообразно составлять, когда премии сотрудники получают в зависимости от результатов работы подразделений.
Справка об исполнительской дисциплине по подразделениям образец
Скачайте документ полностью>>>
Из представленного образца сразу видно, в каком из подразделений «хромает» исполнительская дисциплина — в нем больше всех остальных просрочек и невыполненных заданий. Это основание для беседы руководителя компании с руководителями подразделений, чтобы выяснить причины отставания.
Справка об исполнительской дисциплине по сотрудникам. Если система мотивации в организации зависит от личного вклада каждого исполнителя, то справку составляют на каждого из них.
Справка об исполнительской дисциплине по сотрудникам образец
Скачайте документ полностью>>>
Нагляднее, если фамилии работников в алфавитном порядке будут дифференцированы по подразделениям, чтобы непосредственные руководители смогли видеть показатели своих сотрудников. Из сведений, представленных в справке, сразу видно — кто из работников ответственно относится к выполнению поручений, а кто — спустя рукава.
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.
Сервисы, которые упростят работу и выполнят кадровые задачи за вас:
Умный график отпусков-2025
Напомнит об отпуске по графику, подскажет, какие документы нужно оформить и предупредит о пересечениях отпусков.Календарь кадровой отчетности-2025
Поможет не пропустить даты сдачи отчетов в СФР, Росстат, ЦЗН и другие ведомства.Сервис для проверки всех документов организации
Подскажет, какие документы должны быть в компании обязательно, какие можно издавать по своему усмотрению, а какие обязательно потребуют при проверке.Расчетчик рабочих лет и остатков отпусков
Рассчитает, сколько у работника накопилось отпусков с учетом отсутствия на работе, например, из-за использованных отпусков, или отсутствия на работе по причине ухода за ребенком.