×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Справка об исполнительской дисциплине

15 июля 2022
4190
Средний балл: 0 из 5

Справку об исполнительской дисциплине составляют по итогам года и используют сведения из этого документа при формировании мотивационной политики организации: по нему определяют лидеров и аутсайдеров, распределяют бонусы. Как составить справку, расскажем в статье.

Справка об исполнительской дисциплине: образец

Работодатель, чтобы иметь представление о том, как сотрудники работают с документами и соблюдают ли сроки исполнения поручений и обработки корреспонденции, осуществляет контроль исполнительской дисциплины на основании специальной справки. Справка об исполнительской дисциплине — это итоговый документ, который составляют один раз в год.

При составлении справки следует учитывать, что стандартный срок исполнения входящих документов составляет один месяц. Следовательно, проконтролировать своевременность исполнения писем, поступивших в конце года, можно не раньше 1 февраля. После этой даты и составляется справка об исполнительской дисциплине.

Справка об исполнительской дисциплине: образец

Справка об исполнительской дисциплине: образец

Скачайте документ полностью>>>

В справке отражаются данные о каждом документе, поступившем на исполнение в организацию, и о каждом исполнителе. Чтобы иметь объективную информацию, сведения необходимо собирать и анализировать в течение года. Это не потребует много усилий, поскольку во всех компаниях регистрация и учёт входящей и внутренней корреспонденции автоматизирован. В тех компаниях, где уже внедрили система электронного документооборота и все необходимые сведения аккумулируются в базе данных, программа сама на основании запроса сформирует нужную таблицу. Информацию из этой таблицы можно будет отсортировать по любому критерию — по исполнителям, по подразделениям, периодам года. Это позволит проанализировать полученные данные и сделать объективные выводы об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников или подразделений, влиянии сезонного фактора.

Эксперты журнала «Справочник Секретаря» подготовили памятку, которая поможет сориентироваться с источниками данных для справки и ролями сотрудников, участвующих в контроле исполнения документов.

Кто участвует в контроле исполнения документов

Справка об исполнительской дисциплине

Скачайте подсказку в журнале >>>

Какие данные включить в справку об исполнительской дисциплине

Как правило, составлением справки об исполнительской дисциплине занимается секретарь или делопроизводитель, в чьи должностные обязанности входит этот функционал.

При составлении справки нужно учитывать, что критерием выполнения поручения является отчет, направленный исполнителем, в установленный срок или даже до его окончания. Своевременное исполнение и отчет о нем — ответственность исполнителя.

Задача контролера проследить, чтобы в отчете была информация о том, что конкретно сделано исполнителем — недостаточно того, чтобы он ограничился только отметкой в отчете: «Исполнено», «Готово», «Сделано» и т.п. Объясните исполнителям, что в их же интересах составлять более подробные описания: «Направлена служебная записка-запрос в юридический отдел. СЗ от 21.08.2022 № 234» или «Проведено совещание с коммерческим директором ООО „Бета“. Протокол от 14.10.2022 № 23». Если по результатам выполнения поручения был сформирован документ, исполнитель должен в отчете дать его реквизиты, ссылку на карточку в базе данных СЭД или приложить скан-образ.

Если никакого документа к отчету о проделанной работе приложить нельзя, исполнитель в любом случае обязан написать, что именно им сделано. Отметку о том, что поручение было выполнено можно ставить только получив подробный отчет. Исполнитель, например, может отчитаться так: «Обсудил с главным бухгалтером Петровой Н.Е. возможность внесения поправок в Положение о договорной работе. Предлагаю дополнить его пунктом о том, чтобы запрашивать от клиентов письмо об отсутствии процедуры банкротства юридического лица».

Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Справка об исполнительской дисциплине и новые Правила работы с корреспонденцией >>>

Установите правило — просрочка исполнения задания даже на один день будет отмечена как невыполнение поручения в срок, как бы впечатляющи ни были результаты. Датой исполнения задания является дата сдачи отчета.

При этом в задачу контролера не входит оценка того, насколько качественно выполнено поручение — это прерогатива руководителя. Функция контролера — сбор статистики о количестве полученных исполнителем заданий и о том, сколько из них были исполнены, просрочены, перенесены или не выполнены совсем. Поэтому исполнители сами заинтересованы в том, чтобы отчитаться о выполнении сразу.

Нельзя исключать и возникновения нестандартных ситуаций, когда, например, исполнитель отказался принять поручение, не успевает его исполнить по объективным причинам, заболел или ушел в отпуск. Как поступить в этом случае всем, кто участвует в контроле над исполнением документов, смотрите в таблице.

Нестандартные ситуации исполнения поручений: что делать исполнителю, секретарю и руководителю

Справка об исполнительской дисциплине

Скачайте таблицу полностью>>>

Как оформить справку об исполнительской дисциплине

Справка об исполнительской дисциплине не имеет унифицированной формы, поэтому контролер может составить ее сам, чтобы затем документ компания утвердила в его своей учетной политике. При составлении нужно продумать систему критериев, каким задачам и каким контрагентам уделить внимание, как представлять данные — по подразделениям или персонально по сотрудникам и т. д.

Основные критерии выполнения задач в справке об исполнительской дисциплине

Справка об исполнительской дисциплине

Скачайте таблицу полностью>>>

Результаты удобнее и нагляднее представлять в табличном виде, независимо от того, как представлены в справке данные — по исполнителям или по подразделениям.

Оформить справку об исполнительской дисциплине нужно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, независимо от того, что этот документ — внутренний.

Какие виды справок об исполнительской дисциплине существуют

То, как представить данные в справке об исполнительской дисциплине, зависит от численности организации. Если это крупная компания, то целесообразно представлять сведения по подразделениям. Внутри каждого подразделения руководитель в любом случае будет иметь данные по исполнителям и сможет сделать выводы в индивидуальном порядке и учесть это при распределении премии.

В небольшой компании, где работой с документами занимаются несколько исполнителей, справку можно составить по каждому из них.

Справка об исполнительской дисциплине по организации. Данные в таком виде удобно представлять в тех компаниях, где система мотивации основывается на выполнении общего плана. При использовании такой системы материальное стимулирование при условии выполнения плана получает весь коллектив, когда план не выполнен — премии лишаются все сотрудники, независимо от результатов работы каждого из них.

Справка об исполнительской дисциплине по организации: образец

Справка об исполнительской дисциплине

Количество получений, данных исполнителям в течение отчетного года, как правило, — крупное число, поэтому для большей наглядности, данные можно представить к виде диаграммы или в процентном отношении выполненных и невыполненных задач к их общему количеству.

Если судить по представленному примеру, исполнительская дисциплина в организации не на высоте — каждое десятое поручение в срок не выполнено. Компании следует пересмотреть систему мотивации, чтобы повысить качество исполнительской дисциплины.

Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Справки об исполнительской дисциплине по организации, подразделениям и сотрудникам >>>

Справка об исполнительской дисциплине по подразделениям. Такой вид справки целесообразно составлять, когда премии сотрудники получают в зависимости от результатов работы подразделений.

Справка об исполнительской дисциплине по подразделениям образец

Справка об исполнительской дисциплине

Скачайте документ полностью>>>

Из представленного образца сразу видно, в каком из подразделений «хромает» исполнительская дисциплина — в нем больше всех остальных просрочек и невыполненных заданий. Это основание для беседы руководителя компании с руководителями подразделений, чтобы выяснить причины отставания.

Справка об исполнительской дисциплине по сотрудникам. Если система мотивации в организации зависит от личного вклада каждого исполнителя, то справку составляют на каждого из них.

Справка об исполнительской дисциплине по сотрудникам образец

Справка об исполнительской дисциплине

Скачайте документ полностью>>>

Нагляднее, если фамилии работников в алфавитном порядке будут дифференцированы по подразделениям, чтобы непосредственные руководители смогли видеть показатели своих сотрудников. Из сведений, представленных в справке, сразу видно — кто из работников ответственно относится к выполнению поручений, а кто — спустя рукава.

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

Сервисы, которые упростят работу и выполнят кадровые задачи за вас:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.