Как способствовать осуществлению рабочих планов руководителя?

Очевидно, что для организации рабочего дня руководителя недостаточно всего лишь пунктуально фиксировать планируемые мероприятия. Помощник обязан способствовать осуществлению рабочих планов руководителя, оказывая ему всестороннее содействие.

Так, во время доклада плана на указанный день обязательно нужно выяснить, вернется ли руководитель на рабочее место, поскольку рабочий день завершится в то время, когда руководитель будет “на выезде”. Если вернется, то материалы, которые понадобятся во время завтрашнего утреннего визита, следует оставить на рабочем столе руководителя, если нет – передать ему перед выездом.

В свой экземпляр рабочего плана руководителя (или в свой личный рабочий план) помощник должен внести записи о тех предварительных организационных мероприятиях, которые он должен осуществить для содействия руководителю (подбор необходимых документов и материалов, напоминания о мероприятиях, телефонные контакты и т. д.). Например (с учетом того, что руководитель после заседания планирует вернуться на рабочее место):

Предположим, что оперативно в течение дня к секретарю обратились:

• Корреспондент журнала “Рынок” (по телефону), который утверждает, что руководитель обещал сегодня дать интервью, и интересуется, в какое время приехать.

• Семенов П.С. и Васильев Л.И., которые просят срочно их принять для того, чтобы согласовать концепцию проекта, т. к. поздно вечером они уезжают в командировку.

Действия помощника. Информацию относительно интервью можно уточнить у руководителя. Возможно, что договоренность осуществлялась минуя секретаря (иначе интервью было бы включено в планы руководителя) или, возможно, такой договоренности не было вообще.

В первом случае, можно пригласить журналиста на 13.35–13.40. Желательно заранее согласовать этот вопрос с руководителем и предупредить журналиста о продолжительности беседы (например, 20–25 мин). Во втором случае – выясните у руководителя его мнение о целесообразности проведения интервью. При положительном решении, попросите журналиста заранее представить вопросы и назначьте время визита с учетом планов руководителя на один из следующих дней; при отрицательном – деликатно и тактично отложите интервью на неопределенный срок.

Начальников отделов Семенова П.С. и Васильева Л.И. можно пригласить в 14.00. Если руководитель вернется после заседания на рабочее место, а в указанное время планирует заняться другой текущей работой, то время приема сотрудников имеет смысл (по согласованию с руководителем) перенести на 18.35. Возможен и другой вариант: согласовать концепцию проекта можно и с заместителем первого лица, например, с директором по производству. В этом случае секретарь должен порекомендовать сотрудникам именно это.

Более подробно о информационной поддержке руководителя вы можете узнать в статье.

Секретарь должен быть готов и к необходимости вносить в планы руководителя экстренные изменения, уметь организовывать изменение планов или отмену мероприятий в тех случаях, когда они не могут состояться (срочный отъезд руководителя, болезнь и т. д.). Например:

Как правило, все важные телефонные переговоры руководитель может провести в том месте, где он находится, поэтому секретарь обязан о них напомнить. Кроме того, обсудите с руководителем планы на другие дни. Если и в следующий день руководитель не сможет лично провести намеченные мероприятия, внесите изменения и в последующие планы, например:

Руководитель не сможет осуществить выезд в Мэрию. В этом случае согласуйте с должностным лицом в Мэрии (через коллегу-секретаря) дальнейшие действия (будет назначено другое время визита; в заранее назначенное время прибудут на прием заместители руководителя и т. п.).

Для повышения эффективности организации работы и планирования рабочего времени руководителя, следует периодически (еженедельно, ежемесячно) проводить анализ выполнения планов, т. е. сопоставлять график запланированных мероприятий с мероприятиями, реально проведенными. Такой анализ позволит в дальнейшем:

• резервировать время, действительно необходимое и достаточное для решения той или иной задачи;

• прогнозировать возникновение дефицита времени (цейтнота) и своевременно проводить профилактику такого рода ситуаций;

• обеспечить алгоритм наиболее производительной работы руководителя.

Надеемся, что вы освоили на приведенных примерах методику организации планирования рабочего времени руководителя и полученные сведения помогут вам содействовать эффективному управлению компанией, в которой вы работаете.