Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные.
- Что такое исходящие документы организации
- Какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности
- Как облегчить исполнителям работу с исходящими документами
- Как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
- Какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов
- Как организован документооборот исходящих документов
- Как оформляются исходящие документы
Что такое исходящие документы организации
Исходящие документы организации — это официальные документы, рассылаемые компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. К исходящим документам относятся, как правило, либо отдельные письма, либо пакеты документов с сопроводительным письмом. Все виды исходящих документов организации оформляются на её официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения таких писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.
Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов
Виды исходящих документов
Документооборот исходящих документов формируется из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Назначение исходящих документов — коммуникация, взаимодействие. Поэтому адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.
Если речь идёт о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационная документация:
- приказы,
- постановления,
- распоряжения,
- письма,
- обзоры.
Исходящие документы, примеры тех, что направляются в вышестоящую организацию:
- справки,
- отчеты,
- докладные записки,
- обзоры.
Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.
Как создать исходящий документ: памятка
Как облегчить исполнителям работу с исходящими документами
Как правило, в компании работа с исходящими документами регламентируется инструкцией по делопроизводству. Руководствуясь ею работники подразделений создают и согласовывают письма, готовят их к отправке. Не всегда исполнители досконально знают особенности этих процессов, поэтому есть смысл представить их содержание в графической форме в виде памяток. Они существенно облегчат исполнение исходящих документов, поскольку представлены в виде, удобном для восприятия работниками, не искушенными в вопросах делопроизводства.
Приказ об организации обработки исходящих документов
Читайте в журнале «Справочнике секретаря»: Пять ошибок с исходящими документами, которые не останутся без последствий
Регистрация и учет исходящих документов
Обязательные реквизиты исходящего документа установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К ним, в том числе относится регистрационный номер. Такие номера присваивают всей отправляемой из организации корреспонденции, за исключением:
- рекламных материалов и коммерческих предложений,
- прайс-листов,
- поздравительных писем и приглашений на развлекательные и промо-мероприятия (это не относится к приглашениям на деловые встречи и конференции).
Если указанные материалы отправляют с сопроводительными письмами, то регистрировать такие письма нужно обязательно.
Регистрация исходящих документов: образец
Учет исходящих документов происходит тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учёту подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом. Учёт осуществляется в зависимости от установленных в компании правил:
- от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов,
- в электронных таблицах типа Excel,
- в специализированной программе электронного документооборота.
Образец журнала учёта исходящей корреспонденции
Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.
Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel
Как вести журнал регистрации исходящих документов
Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:
- индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф — факсом, э — по электронной почте);
- дата регистрации;
- дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
- наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
- краткое содержание документа, отражающее его суть;
- отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
- сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
- примечание.
То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству.
Документооборот исходящих документов
Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений-исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать, например, с юристом, бухгалтером или руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и проверить на наличие орфографических ошибок. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию.
Согласование с ведущими специалистами заключается в том, что ответственное лицо знакомится с текстом проекта, вносит в него необходимые корректировки и заверяет свое согласие с содержанием подписью в графе «Согласовано». Не все типы исходящих документов требуют согласования. Документооборот компании необходимо оптимизировать, чтобы устранить необоснованные визирования с целью ускорения обработки документации.
Как работать с исходящими документами организации: пошаговая схема-памятка
Но обработка исходящих документов обязательно включает в себя этап подписания. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ.
Правила исходящих документов подразумевают, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.
После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Отметка об этом делается в журнале учета исходящих документов в графе «Примечание».
Исходящие документы срок хранения для них в общем случае установлен такой же, как и для входящих — 5 лет. Важные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного срока хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.
Интерактивная шпаргалка: сроки хранения исходящих и входящих писем организации
Оформление исходящих документов
Исходящие документы оформляются на бланке организации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подписываются лицами, должность которых указана на бланке.
Схема расположения реквизитов исходящего документа по ГОСТу
Если письмо подписывает лицо, временно исполняющее обязанности, реквизит «Подпись» должен содержать точное наименование его должности, например, «Исполняющий обязанности руководителя», и фамилию лица, поставившего подпись на документе. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.
Для каждого вида делового письма используйте собственные формулировки. Текст сопроводительного письма будет кардинально отличаться от текста письма-претензии, текст информационного письма — от текста запроса, но тексты всех писем составляют по общим правилам.
Исходящие документы образец информационного письма
Откройте для себя возможности карьерного роста!
