В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносят все подобные обращения. В статье расскажем, как заполнить журнал регистрации заявлений работников, и дадим образец.
Зачем нужен журнал регистрации заявлений сотрудников и обязательно ли его вести
Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулирует соответствующим образом оформленная двусторонняя сделка — трудовой договор. Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливают исчерпывающий регламент трудового процесса. Но в процессе взаимодействия и работодателю, и сотруднику нужно каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом. Руководство для этого издаёт приказы и распоряжения. Персонал, со своей стороны, обращается к работодателю, написав заявление в письменном виде. Оформленное надлежащим образом письменное заявление — юридически значимый документ, который нужно регистрировать в специальном журнале.
Образец журнала регистрации заявлений работников
Журнал регистрации заявлений работников — не обязательный документ. Его наличие не установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе сам определять, нужно ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия. Решение вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества сотрудников. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним не будет. Он нужен не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.
Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения. Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.
Как заполнить журнал регистрации заявлений
Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы. Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведут, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства. Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.
В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации нужно фиксировать все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений. Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке — через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу — канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер. После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.
Обратите внимание: чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательно заполнить реквизита «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.
Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников. Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве. В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.
Образец заполнения журнала регистрации заявлений работников
Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет. Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеивают бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец заверительной надписи представлен ниже.
Ниже представлен образец заполнения журнала регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.
Образец заполнения журнала регистрации заявлений
Сроки хранения журнала регистрации заявлений
Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11 июня 2021 года), обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.
Сроки хранения таких документов различны. Но, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения журнала регистрации заявлений работников составляет 5 лет. По прошествии этого срока документ уничтожается.
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя