Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться. Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне. Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.
Из этой статьи вы узнаете:
- как выбрать помещение для архива?
- каковы правила организации хранения архивных документов?
- как создать удобную навигацию по архиву?
Как выбрать помещение для архива
Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:
- выбрать и оборудовать помещение;
- обеспечить его техническое оснащение;
- создать нормативные условия хранения документации;
- организовать архивные документы;
- разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.
Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения. Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций». Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Вместимость архивного помещения
Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива. При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию. Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.
Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании. В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению. Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.
«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:
- хранилище (изолированное помещение);
- помещение для приема документации и ее первичной обработки;
- помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
- рабочие кабинеты персонала;
Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.
Требования к безопасности архивного помещения
В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.
Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы. Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию. Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.
Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться. Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).
Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией. На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой. Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.
Скачайте документы по теме:
- Номенклатура дел (фрагмент) (образец)
- Номенклатура дел организации (образец)
- Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Организация хранения архивных документов
Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска. В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела. Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.
Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности.
Другая категория — документы, необходимые для постоянной оперативной работы, например, первичная документация. Ее учет должен быть максимально упрощен. Целесообразно также облегчить доступ сотрудников к этому отделу.
Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов. Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.
Правила хранения электронных документов
Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.
- Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.
- Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.
- С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.
- При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».
Навигация по архиву
Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве. Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги. Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.
К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:
- тематический (по темам);
- систематический (по отраслям деятельности или знаний);
- хронологический (по времени создания);
- именной (по авторам);
- по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);
Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.
Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию. Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании. Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.
Положение об архиве
Скачать заполненный образец >>>
Читайте также: