Расскажем, для чего в компании используют служебные записки. Объясним, как регистрировать и правильно оформить журнал учета служебных записок.
Образцы документов:
Для чего нужно вести в компании журнал регистрации служебных записок
Служебная записка — внутренний документ, инструмент обратной связи как по горизонтали, так и по вертикали. Она содержит сведения, которые нижестоящий сотрудник считает необходимым сообщить вышестоящему, или же данные, которые передают другому подразделению в рамках информационного обмена. В зависимости от соподчиненности адресата и автора, этот вид внутренних документов имеет инициативный или информационный характер.
Если служебная записка составлена нижестоящим сотрудником, она, как правило, содержит описание проблемы, мешающей эффективному выполнению работы или какого-то отдельного задания, а также предложения по ее решению и устранению. Такие записки еще называют докладными.
|
Пример Сотрудник информирует непосредственного руководителя, что для своевременного прибытия к месту командирования он вынужден использовать личный транспорт. На основании служебной записки, согласованной с руководителем подразделения, сотруднику возместят расходы на командировку и использование личного автомобиля. |
Информационный характер имеют те служебные записки, которые одно должностное лицо адресует другому. Таким документом информируют о ходе выполнения какой-либо работы, о наступлении какого-либо события.
Пример служебной записки
Форма служебной записки позволяет включать в текстовое содержание не только факты, но и конкретные предложения. На основании такого документа руководство принимает управленческие решения, которые имеют и юридические, и финансовые последствия. Поэтому важно вести учет и регистрацию записок-исходников. Для этой цели и используют журнал регистрации служебных записок. Эту книгу учета используют в организации наряду с другими журналами регистрации деловых бумаг, которые входят в систему документооборота. В журнал учета вносят сведения только о конкретном типе документов — служебных записках.
Требования к оформлению и заполнению журнала регистрации служебных записок
Журнал регистрации служебных записок — необязательный документ для компании. Поэтому документ не имеет утвержденной формы и контрольно-надзорные органы не считают его отсутствие нарушением. Но компания сама в первую очередь заинтересована в том, чтобы сохранять все важные документы. Поэтому обязанность вести такой журнал регистрации нужно оговорить ЛНА, например, Положением или Инструкцией о делопроизводстве. В регламенте также следует прописать порядок ведения журнала, требования к его заполнению и оформлению.
Тот, кого назначат ответственными за ведение журнала регистрации служебных записок, зависит от штатной численности предприятия и его организационной структуры. Обычно регистрацией внутренних документов занимается делопроизводитель или сотрудник кадровой службы. Если предприятие небольшое, поручить ведение журнала учета могут секретарю.
Рекомендуемая форма журнала регистрации служебных записок образец
Поскольку унифицированной формы журнала нет, работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Основное требование — чтобы книга учета содержала всю необходимую информацию как о самом документе, так и о его исполнении.
Сведения, которые содержатся в каждой регистрационной записи, должны позволять однозначно идентифицировать любую служебную записку и легко находить ее исходный оригинал по сочетанию нескольких характеристик, отражаемых в журнале.
|
Обратите внимание! Сведения о записке вносятся в журнал регистрации только один раз, даже когда адресатов у нее несколько. В этом случае всех их перечисляют в графе, содержащей сведения об адресате. |
Рекомендуемые для заполнения графы:
- порядковый и/или регистрационный номер служебной записки;
- дата регистрации;
- тема, краткое содержание текстовой части;
- сведения об авторе и адресате;
- сроки исполнения;
- примечание с отметкой исполнения или неисполнения.
Регистрационный журнал служебных записок: образец
Скачать журнал регистрации служебных записок: образец
В положении или инструкции по делопроизводству необходимо дать перечень всех типов служебных записок, сведения о которых будут вносить в книгу учета.
В журнал регистрации служебных записок вносят сведения о следующих типах служебных записок:
- о совершении дисциплинарного проступка;
- о премировании;
- о невыполнении трудовых обязанностей;
- о перемещении сотрудника;
- о снятии дисциплинарного взыскания;
- о направлении сотрудника в командировку.
Регистрационную книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Электронный журнал регистрации документов в Excel
Как оформить журнал регистрации служебных записок
В соответствии с общими требованиями делопроизводства, периодичность ведения книг учета годовая. В соответствии с нормативами, сроки хранения книг, журналов и карточек учета составляет 3 года. Поэтому, для обеспечения целостности журнала в течение сроков использования и хранения, он должен иметь твердую обложку.
Страницы книги учета необходимо пронумеровать, прошнуровать и опломбировать в стандартном порядке. Это исключит несанкционированное внесение или удаление записей. На обложке или титульном листе журнала укажите наименование учреждения, информацию о том, когда был начато и завершено ведение журнала. Укажите срок его хранения.
|
Итог Журнал регистрации служебных записок — образец необязательного для компании документа. Однако он позволяет держать в порядке и не потерять все важные бумаги. Поэтому закрепите обязанность вести журнал учета в ЛНА. Так сможете учитывать и с легкость находить документы, на основании которых принимают важные организационные и административные решения, которые имеют юридические последствия. |