Расскажем, для чего в компании используют служебные записки. Объясним, как регистрировать и правильно оформить журнал учёта служебных записок, каков срок хранения документа по Перечню № 236.
Для чего и по какой форме вести журнал регистрации служебных записок в организации
Служебная записка — внутренний документ, инструмент обратной связи как по горизонтали, так и по вертикали. Она содержит сведения, которые нижестоящий сотрудник считает необходимым сообщить вышестоящему, или же данные, которые передают другому подразделению в рамках информационного обмена.
В зависимости от соподчиненности адресата и автора, этот вид внутренних документов имеет инициативный или информационный характер и зачастую эти инициативы или информация — это основание для принятия управленческих, административно-хозяйственных и организационных решений. Для учёта исходных документов в компании, как правило, ведут журнал регистрации служебных записок.
Журнал регистрации служебных записок образец
Скачайте документ полностью>>>
В этот журнал вносят информацию о записках, направляемых в рамках информационного обмена, в том числе, докладных. Это те служебные записки, которые составлены нижестоящими сотрудниками, они, как правило, содержат описание проблемы, мешающей эффективному выполнению работы или какого-то отдельного задания, а также предложения по ее решению и устранению.
|
Пример. Сотрудник информирует непосредственного руководителя, что для своевременного прибытия к месту командирования он вынужден использовать личный транспорт. На основании служебной записки, согласованной с руководителем подразделения, сотруднику возместят расходы на командировку и использование личного автомобиля. |
Информационный характер имеют служебные записки, которые одно должностное лицо адресует другому. Таким документом информируют о ходе выполнения какой-либо работы, о наступлении какого-либо события.
Образец служебной записки
Скачайте документ полностью>>>
Форма служебной записки позволяет включать в текстовое содержание не только факты, но и конкретные предложения. На основании такого документа руководство принимает управленческие решения, которые имеют и юридические, и финансовые последствия. Поэтому важно вести учёт и регистрацию записок-исходников. Для этой цели и используют журнал учёта служебных записок. Эту регистрационную книгу используют в организации наряду с другими журналами регистрации деловых бумаг, которые входят в систему документооборота. В журнал учёта вносят сведения только о конкретном типе документов — служебных записках.
Требования к оформлению и заполнению журнала регистрации служебных записок
Журнал регистрации служебных записок в организации — необязательный документ. Поэтому он не имеет утвержденной формы и контрольно-надзорные органы не считают его отсутствие нарушением. Но компания сама в первую очередь заинтересована в том, чтобы сохранять те документы, на основании которых принимались как управленческие, так и административно-хозяйственные и организационные решения. Поэтому обязанность вести такой журнал регистрации нужно оговорить внутренним нормативным актом, например, Положением или Инструкцией о делопроизводстве. В регламенте также следует прописать порядок ведения журнала, требования к его заполнению и оформлению.
Тот, кого назначат ответственными за ведение журнала регистрации служебных записок, зависит от штатной численности предприятия и его организационной структуры. Обычно регистрацией внутренних документов занимается делопроизводитель или сотрудник кадровой службы. Если предприятие небольшое, поручить ведение журнала учета могут секретарю.
Рекомендуемая форма журнала регистрации служебных записок: образец
Работодатель самостоятельно принимает решение, нужен ли в организации журнал регистрации служебных записок, форма его в этом случае утверждается локальным актом. Но существуют и общие требования к этому виду регистрационных книг. Журнал регистрации служебных записок, образец который используется в системе делопроизводства организации, должен содержать:
- титульный лист с заполненными реквизитами;
- сведения об ответственных за заполнение журнала сотрудниках;
- сведения о регистрируемых служебных записках.
Основное требование — книга учёта должна содержать всю необходимую информацию как о самом документе, так и о его исполнении.
|
Обратите внимание! Сведения о записке вносятся в журнал регистрации только один раз, даже когда адресатов у нее несколько. В этом случае всех их перечисляют в графе, содержащей сведения об адресате. |
Данные о документе, которые содержатся в каждой регистрационной записи, должны позволять однозначно идентифицировать любую служебную записку и легко находить ее исходный оригинал по сочетанию нескольких характеристик, отражаемых в журнале.
Рекомендуемые для заполнения графы:
- порядковый и/или регистрационный номер служебной записки;
- дата регистрации;
- тема, краткое содержание текстовой части;
- сведения об авторе и адресате;
- сроки исполнения;
- примечание с отметкой исполнения или неисполнения.
Если компания решила вести журнал регистрации служебных записок, образец скачать можно как бланк, готовый к заполнению.
Бланк журнала учёта служебных записок образец
Скачайте документ полностью>>>
В положении или инструкции по делопроизводству необходимо дать перечень всех типов служебных записок, сведения о которых будут вносить в книгу учёта. В журнал регистрации служебных записок вносят сведения о следующих типах служебных записок:
- о совершении дисциплинарного проступка;
- премировании;
- невыполнении трудовых обязанностей;
- перемещении сотрудника;
- снятии дисциплинарного взыскания;
- направлении сотрудника в командировку.
Регистрационную книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Образец электронного журнала регистрации электронных документов в Excel
Создайте электронный журнал регистрации
Журнал регистрации служебных записок: срок хранения
Закон напрямую не обязывает организации вести такой внутренний документ, этот вид журнала не упоминается как отдельный вид документа в Перечне видов документов с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства № 236 от 20.12.2019 г. (далее — Перечень).
В соответствии с п. 463 Перечня, сроки хранения книг, журналов и карточек учета, сведения из которых не относятся непосредственно к трудовым отношениям и трудовой деятельности, составляет 5 лет.
Как оформить журнал регистрации служебных записок
В соответствии с общими требованиями делопроизводства, периодичность ведения книг учета годовая. В конце календарного года журнал закрывают. Но поскольку после передачи в архив журнала регистрации служебных записок его срок хранения составляет 5 лет, для обеспечения его целостности в течение сроков использования и хранения, он должен иметь твердую обложку.
Страницы книги учета необходимо пронумеровать, прошнуровать и опломбировать в стандартном порядке. Это исключит несанкционированное внесение или удаление записей. На обложке или титульном листе журнала укажите наименование учреждения, информацию о том, когда был начато и завершено ведение журнала, укажите срок его хранения.
|
Итог Журнал регистрации служебных записок — образец необязательного для компании документа. Однако он позволяет держать в порядке и не потерять все важные бумаги. Поэтому закрепите обязанность вести журнал учета в ЛНА. Так сможете учитывать и с легкость находить документы, на основании которых принимают важные организационные и административные решения, которые имеют юридические последствия. |