В обязанности секретаря входит обеспечение административной поддержки руководителя. Это организация деловых встреч, совещаний и поездок. В статье расскажем, как правильно подготовить и провести эти мероприятия.
Административная поддержка руководителя: организация встреч
В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проходить как на территории вашей организации, так и вне её. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры.
- Деловые беседы проводят в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Они не всегда заканчиваются принятием решений, чего нельзя сказать о переговорах.
- Переговоры подразумевают более строгий формат встречи, которые организуются для принятия важных решений о выработке ценовой политики, совместной деятельности организаций. Они всегда заканчиваются подписанием итоговых документов или устным соглашением.
Составьте список участников переговоров
Включите в него только тех лиц, чье присутствие необходимо, чтобы обсудить поставленные вопросы. При двусторонних переговорах сторона-инициатор запрашивает у партнеров список участников с учетом протокольного старшинства, начиная с высших должностей в соответствии с иерархией компании. Если у нескольких человек равный должностной статус, расположите их фамилии в списке алфавитном порядке. Если это представители одной компании, укажите название компании перед списком участников переговоров.
Список участников переговоров
Подготовьте проект повестки дня
Укажите в повестке дня тему переговоров, продолжительность встречи, место, дату и время ее начала. Перечислите вопросы для обсуждения и пронумеруйте их. Добавьте фамилии и инициалы докладчиков и длительность выступлений. Указывать должности выступающих не нужно, эта информация есть в списке. Если предусмотрено вступительное слово главы принимающей стороны, внесите в повестку и заключительное слово.
Повестка дня переговоров
Если деловая встреча проводится на территории вашей организации, то необходимо заняться подготовкой помещения, подготовить нужные документы и своевременно оповестить всех приглашенных.
Совет: как рассадить участников за столом переговоров. Используйте порядок размещения участников за столом переговоров, взятый из дипломатической практики. Рассадите представителей сторон в центре прямоугольного стола, друг напротив друга. Торцевые стороны стола оставьте свободными.
Размещение гостей за прямоугольным столом в помещении для переговоров
Больше схем смотрите в журнале >>>
Если встреча будет занимать много времени, то необходимо предусмотреть организацию перерыва, напитки — чай, кофе, воду.
Административная поддержка руководителя при организации совещаний
При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:
- служебные совещания отнимают 25-30% рабочего времени руководителя, поэтому совещание должно организовываться только в случае реальной необходимости;
- темой совещания становятся только те вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке;
- вся необходимая документация для совещания должна быть подготовлена заблаговременно;
- зависимость эффективности совещания от числа участников выражена прямо пропорционально;
- каждое совещание заканчивается принятием какого-либо решения, для которого могут быть назначены исполнители, сроки и объем работ;
- в конце совещания необходимо обязательно озвучить принятые меры и решения.
Следует учитывать, что совещания бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 2-3 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
- назначение даты, времени и места проведения совещания;
- составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
- выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
- составление текста приглашения.
Составьте план подготовки совещания
Когда руководитель определил дату совещания, список приглашенных и выступающих, составьте план подготовки. План полезен тем, что его можно составить один раз и использовать, когда намечается очередное совещание.
План подготовки совещания
Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Для данного совещания необходимо сформулировать одну задачу — самую важную и требующую безотлагательного решения. Чем меньше сотрудников будет принимать участие в совещании, тем быстрее удастся найти решение. Время, отведенное на данное мероприятие, также должно быть строго ограничено. Вы удивитесь, когда узнаете, как ограниченные сроки стимулируют принятие решений. Решения, выдвигаемые в рамках таких совещаний, должны быть именно коллективными. Т.е. каждое выдвинутое решение должно обсуждаться с учетом предложений именно всех участников. Как правило, именно поправки, вносимые большинством, позволяют найти самое правильное и нужное решение.
Лайфхаки для подготовки совещаний
Административная поддержка руководителя при организации деловых поездок
Организация поездок руководителя является одним из самых сложных этапов работы секретаря, особенно когда это касается поездок в другие страны.
Интеллект-карта подготовки командировки руководителя
Как оформить визу
Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.
Обратите внимание. Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через банк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство — у посольств единая база данных.
Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.
Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.
На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.
Визы бывают двух видов: деловые и туристические. Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле. Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.
Следует помнить, что посольства не работают не только в российские праздники, но и в праздничные дни представляемой страны. Особенно этот факт следует учитывать в декабре-январе, когда длительность праздников достигает трех недель.
Как забронировать гостиницу
При бронировании гостиницы необходимо знать, в какой части города большую часть времени будет проводить ваш руководитель в командировке. Поиск и бронирование гостиницы лучше осуществлять на специальных сайтах, которые содержат карты городов. Обратите внимание на этот список сервисов:
- Relais & Chateaux — коллекция гастрономических ресторанов, бутик-отелей, курортов и вилл преимущественно в Европе;
- Preferred Hotels & Resorts — независимые отели, объединенные под одним гостиничным брендом;
- OneFineStay — сервис аренды квартир, апартаментов, вилл премиум-класса по всему миру;
- Airbnb Luxe — ребрендинг компании Luxury Retreats: сервис аренды жилья с уникальным стилем, высокими стандартами сервиса персональных менеджеров.
Чек-листы на бронирование, заезд, проживание и выезд шефа из отеля
Скачайте полный список чек-листов
Обязательно поинтересуйтесь, какие условия бронирования в гостинице. При необходимости запросить визовую поддержку от отеля, рекомендуем оповестить сотрудников по телефону или электронной почте, указав обратный электронный адрес. Полученный документ необходимо распечатать в двух экземплярах: один потребуется для посольства, второй могут запросить при пересечении границы. Не забудьте заказать трансфер для вашего руководителя, который встретит его в аэропорту. Как правило, большинство гостиниц предлагают данную услугу. Если ваш руководитель совершает регулярные поездки в один и тот же город, то советуем договориться с гостиницей о специальном обслуживании. Это позволит заблаговременно бронировать номер без внесения предоплаты.