Вопрос
Оформление писем-ответов на обращения граждан
Подскажите, пожалуйста, обязательно или нет в реквизите «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» указывать дату написания физическим лицом заявления при ответе на его заявление и чем это регламентировано?
Ответ
Нормативных документов, которые бы регламентировали оформление писем- ответов на обращения граждан, нет. Оформление этих документов подчиняется общим правилам оформления, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с этим стандартом в ответе на поступившее письмо должна быть оформлена ссылка на номер и дату поступившего письма.
При ответах на обращения граждан могут возникать сложные ситуации, например, обращение гражданина поступает из вышестоящей организации с поручением соответствующего должностного лица о рассмотрении обращения. В этом случае документом, инициирующим рассмотрение, является поручение должностного лица, и при ответе в ссылке на дату и номер поступившего документа нужно указать дату и номер документа-поручения. При этом в тексте ответа обязательно нужно сослаться на дату самого обращения, например, таким образом:
О оформлении документов читайте подробнее здесь.
«Сообщаем Вам, что префектурой Западного административного округа города Москвы по поручению мэра Москвы рассмотрено ваше обращение от (дата) о благоустройстве территории по адресу …».
Если же обращение гражданина поступило непосредственно в вашу организацию, в ответе на обращение достаточно сказать:
«Рассмотрев ваше обращение о благоустройстве территории …, сообщаем …».