Распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ

Залог полноценно работающей службы документационного обеспечения управления компании - правильная организация отдела и грамотное распределение обязанностей между его сотрудниками. В настоящей статье рассматриваются подходы к анализу и пересмотру выполня­емых службой ДОУ функций, определению численности персонала путем расчетов, распределению задач и организации взаимозаменяе­мости работников службы как в общем, так и на примере условной компании.

Евгения Кожанова,

эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

© Е. Кожанова, 2013

Традиционно существуют два подхода к формирова­нию отдела документационного обеспечения управ­ления.

Первый - когда отдел планируется заранее, а количество и функционал работников, должностные инструкции разраба­тываются до того, как подразделение будет создано. Но этот подход встречается нечасто, не говоря уже о том, что проек­тирующий должности менеджер не застрахован от ошибок, исправление которых в уже готовом отделе всегда занимает много сил, времени и средств.

Второй подход куда более распространен: здесь отдел раз­вивается спонтанно, часто «вырастая» из одного секретаря. Компания не стоит на месте, и однажды секретарь перестает справляться с объемом работы. Тогда нанимается делопроизво­дитель, который берет на себя часть его функций. Через неко­торое время в компании появляется еще один делопроизво­дитель, затем еще один... Недостатком этого подхода к формированию канцелярии является то, что функции между работниками отдела распределяются неравномерно, часто пере­секаются, и порой трудно определить, кто за какой участок работы отвечает. Нельзя не согласиться, что таким образом формируются отделы в подавляющем большинстве предприятий.

Между тем численность сотрудников службы ДОУ и рас­пределение функций поддаются расчету, в основе которого лежит, во-первых, количество делопроизводственных процессов и объем документооборота компании, во-вторых, затраты вре­мени на то или иное действие.

Работу по распределению обязанностей лучше всего про­изводить поэтапно, разделив весь процесс на пять шагов:

Шаг 1 - определение процессов делопроизводства, при­меняемых в организации.

Шаг 2 - определение объема документооборота и дина­мики его роста.

Шаг 3 - приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами.

Шаг 4 - распределение функций между сотрудниками.

Шаг 5 - планирование взаимозаменяемости работников.

Определение процессов делопроизводства, применяемых в организации

Начать следует с перечисления общего круга задач отдела ДОУ Какие именно функции выполняют его работники? Здесь же целесообразно подумать, какие процессы делопроизводства не выполняются в компании, но их явно не хватает, а также какие из процессов являются лишними и могут быть упразднены.

Результаты проведенного исследования можно свести в простую таблицу. Для примера возьмем самые основные про­цессы:

Как видно из примера, в канцелярии нашей условной ор­ганизации работают секретарь и делопроизводитель. Большин­ство функций поделены между ними, кроме регистрации до­кументов и разработки номенклатуры дел. Конечно, такой подход к регистрации некорректен, плохо поддается контролю и неудобен как самим специалистам, так и их коллегам-испол­нителям. В будущем эту проблему нужно устранить.

Допустим, перечисленных процессов организации недо­статочно. Менеджер хочет добавить к ним еще несколько:

Наконец, руководитель принимает решение исключить из перечня существующих процессов делопроизводства отправку документов факсимильной связью, а также создание копий, не требующих заверения, и возложить эти функции на исполни­телей.

Таким образом, наша задача - распределить между работ­никами канцелярии условной компании следующие функции:

1. Прием и предварительное рассмотрение входящих документов.

2. Регистрация входящих документов.

3. Контроль оформления исходящих документов.

4. Регистрация исходящих документов.

5. Отправка документов по почте.

6. Регистрация внутренних документов.

7. Контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю.

8. Представление документов на подпись руководителю.

9. Направление документов на исполнение.

10. Контроль исполнения документов.

11. Заверение копий документов.

12. Разработка номенклатуры дел.

13. Организация хранения документов.

14. Разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов.

15. Разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства.

* См.: статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в силу с 01.01.2013.

Определение объемов документооборота и динамики его роста

После того как все процессы делопроизводства, актуальные для конкретной организации, выявлены, нужно определиться с объемом документов относительно каждого из них.

В качестве отчетного периода мы рекомендуем взять один год. Вторая рекомендация - подсчитать объем доку­ментооборота не только за прошедший, но и за два преды­дущих года, чтобы определить динамику роста количества документов.

Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами

Традиционно предлагаются две методики расчета численности работников отдела ДОУ. Первая, разработанная НИИ труда, более проста и определяет оптимальное количество сотрудников в за­висимости от объема документооборота и количества исполнителей.

Рассчитаем количество персонала отдела ДОУ в компании по формуле:

0,00016 х Д^0,98 х Р^0,1,

где 0,00016 - постоянный коэффициент, отражающий средний уровень производительности труда работников де­лопроизводства,

Д - объем документооборота, подсчитанный нами выше,

Р - количество работников организации.

Допустим, Р = 100, тогда:

0,00016 х 13270^0,98 х 100^0,1 = 0,00016 х 10975 х 1,6 = 2,8.

Таким образом, при существующем объеме документо­оборота количество работников в отделе ДОУ условной ком­пании - три человека.

Вторая методика изложена в Межотраслевых укрупнен­ных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда России от 25.11.1994 № 72) и ставит количество персона­ла в отделе в зависимость от норм времени, необходимого на совершение одной операции. Нормы времени можно найти также в следующих документах:

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению управления (утв. постановлением Министерства

труда РФ от 10.09.1993 № 152).

Конечно, нормы времени, затрачиваемого на выполнение делопроизводственных операций, предлагаемые перечислен­ными документами, весьма усредненные, поэтому следовать им бездумно не стоит. Один и тот же процесс в одной орга­низации может занимать 2 мин, а в другой - 10 мин. Кроме того, указанным документам уже довольно много лет, и тех­нологии работы канцелярий за это время существенно из­менились. Поэтому при проектировании функционала ра­ботников не обойтись без собственного исследования.

Если фактически в отделе работает больше человек, чем получилось в результате расчетов, рекомендуем обратить вни­мание на загруженность каждого из них. Проанализировать этот фактор помогут такие методы исследования, как фото­графия рабочего дня, не стоит сбрасывать со счетов и момент-ные наблюдения. Возможно, нагрузка среди работников рас­пределена неравномерно, или же работы попросту на всех не хватает (бывает и такое). Так или иначе, чтобы не потерять людей, отделу придется позаботиться о расширении круга сво­их обязанностей.

Распределение функций между сотрудниками

Приступая к распределению функций между работниками от­дела, следует учитывать их квалификацию, опыт, умения и навыки, а также знание деловых традиций конкретной компа­нии. Также не будем забывать и о том, что служба ДОУ может быть «рассыпана» по всей организации: в нее входят секретари, чье место в приемной руководителя, а не в канцелярии. В свя­зи с этим специфика работы делопроизводителя и секретаря будет существенно отличаться, и это тоже нужно учитывать.

Например, если секретарь часто отлучается по заданию директора, то не стоит передавать ему функцию приема и регистрации документов - ведь эта работа должна быть выполнена здесь и сейчас. Зато всю систему контроля ис­полнения документов секретарь может взять на себя, со­кратив тем самым путь документа от директора к испол­нителю.

Вернемся к нашему примеру. Итак, в службе ДОУ условной организации согласно нормам должны работать три человека. Двое у нас уже есть - это секретарь и делопроизводитель.

Секретарю целесообразно передать:

• контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

• представление документов на подпись руководителю;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов.

Вся эта деятельность связана с работой с директором и исполнителями, которых назначает директор. Кроме того, эти задачи не требуют немедленного исполнения, и секретарь смо­жет сам планировать свой день, оставив время для приема посетителей, организации совещаний, выполнения поручений руководителя и прочих обязанностей, напрямую не связанных с делопроизводством.

Делопроизводитель получит в сферу своей ответственности следующие процессы:

• прием и предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих документов;

• контроль оформления исходящих документов;

• регистрация исходящих документов;

• отправка документов по почте;

• регистрация внутренних документов;

• заверение копий документов.

Таким образом, третьему работнику отдела достанутся следующие функции:

• разработка номенклатуры дел;

• организация хранения документов;

• разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов;

• разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизвод­ства.