Распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ

19174
Два подхода к формированию отдела документационного обеспечения управления. Как определить объем документооборота и динамику его роста? Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами. Распределение функций между сотрудниками. Планирование взаимозаменяемости работников

Залог полноценно работающей службы документационного обеспечения управления компании - правильная организация отдела и грамотное распределение обязанностей между его сотрудниками. В настоящей статье рассматриваются подходы к анализу и пересмотру выполня­емых службой ДОУ функций, определению численности персонала путем расчетов, распределению задач и организации взаимозаменяе­мости работников службы как в общем, так и на примере условной компании.

Евгения Кожанова,

эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

© Е. Кожанова, 2013

Традиционно существуют два подхода к формирова­нию отдела документационного обеспечения управ­ления.

Первый - когда отдел планируется заранее, а количество и функционал работников, должностные инструкции разраба­тываются до того, как подразделение будет создано. Но этот подход встречается нечасто, не говоря уже о том, что проек­тирующий должности менеджер не застрахован от ошибок, исправление которых в уже готовом отделе всегда занимает много сил, времени и средств.

Второй подход куда более распространен: здесь отдел раз­вивается спонтанно, часто «вырастая» из одного секретаря. Компания не стоит на месте, и однажды секретарь перестает справляться с объемом работы. Тогда нанимается делопроизво­дитель, который берет на себя часть его функций. Через неко­торое время в компании появляется еще один делопроизво­дитель, затем еще один... Недостатком этого подхода к формированию канцелярии является то, что функции между работниками отдела распределяются неравномерно, часто пере­секаются, и порой трудно определить, кто за какой участок работы отвечает. Нельзя не согласиться, что таким образом формируются отделы в подавляющем большинстве предприятий.

Между тем численность сотрудников службы ДОУ и рас­пределение функций поддаются расчету, в основе которого лежит, во-первых, количество делопроизводственных процессов и объем документооборота компании, во-вторых, затраты вре­мени на то или иное действие.

Работу по распределению обязанностей лучше всего про­изводить поэтапно, разделив весь процесс на пять шагов:

Шаг 1 - определение процессов делопроизводства, при­меняемых в организации.

Шаг 2 - определение объема документооборота и дина­мики его роста.

Шаг 3 - приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами.

Шаг 4 - распределение функций между сотрудниками.

Шаг 5 - планирование взаимозаменяемости работников.

Определение процессов делопроизводства, применяемых в организации

Начать следует с перечисления общего круга задач отдела ДОУ Какие именно функции выполняют его работники? Здесь же целесообразно подумать, какие процессы делопроизводства не выполняются в компании, но их явно не хватает, а также какие из процессов являются лишними и могут быть упразднены.

Результаты проведенного исследования можно свести в простую таблицу. Для примера возьмем самые основные про­цессы:

Примечание

Процесс

Кто выполняет

Прием и предварительное рас­смотрение входящих документов

Делопроизводитель

Регистрация входящих документов

Секретарь, делопроизводитель

В зависимости от загруженности работника

Регистрация исходящих до­кументов

Секретарь, делопроизводитель

В зависимости от загруженности работника

Регистрация внутренних до­кументов

Секретарь, делопроизводитель

В зависимости от загруженности работника

Представление документов на подпись руководителю

Секретарь

Направление документов на ис­полнение

Секретарь

Контроль исполнения документов

Секретарь

Организация хранения докумен­тов

Делопроизводитель

Разработка номенклатуры дел

Делопроизводитель, секретарь

Совместная работа

Копировально-множительные работы

Секретарь

Отправка документов по почте

Делопроизводитель

Отправка документов факсимиль­ной связью

Секретарь

Как видно из примера, в канцелярии нашей условной ор­ганизации работают секретарь и делопроизводитель. Большин­ство функций поделены между ними, кроме регистрации до­кументов и разработки номенклатуры дел. Конечно, такой подход к регистрации некорректен, плохо поддается контролю и неудобен как самим специалистам, так и их коллегам-испол­нителям. В будущем эту проблему нужно устранить.

Допустим, перечисленных процессов организации недо­статочно. Менеджер хочет добавить к ним еще несколько:

Процесс

Обоснование

Разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов

Актуально в связи с отменой обязательности применения унифици­рованных форм документов и возложением обязанности утверждать формы первичных учетных документов на руководителя организа­ции*

Разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирую­щих процессы делопроизводства

Отсутствие регламентов приводит к отсутствию единообразия в вы­полнении процессов, спорным ситуациям и конфликтам с исполни­телями

Контроль оформления исходящих документов

Исполнители зачастую некорректно оформляют реквизиты исходя­щих документов, а также допускают в тексте грамматические ошибки, что негативно сказывается на имидже компании

Контроль оформления документов, представляемых на подпись руко­водителю

Руководитель тратит дополнительное время на проверку качества оформления документов. В случае некорректного оформления доку­мент возвращается исполнителю для доработки. Введение контроля оформления документов позволит сэкономить время руководителя и исполнителя

Наконец, руководитель принимает решение исключить из перечня существующих процессов делопроизводства отправку документов факсимильной связью, а также создание копий, не требующих заверения, и возложить эти функции на исполни­телей.

Таким образом, наша задача - распределить между работ­никами канцелярии условной компании следующие функции:

1. Прием и предварительное рассмотрение входящих документов.

2. Регистрация входящих документов.

3. Контроль оформления исходящих документов.

4. Регистрация исходящих документов.

5. Отправка документов по почте.

6. Регистрация внутренних документов.

7. Контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю.

8. Представление документов на подпись руководителю.

9. Направление документов на исполнение.

10. Контроль исполнения документов.

11. Заверение копий документов.

12. Разработка номенклатуры дел.

13. Организация хранения документов.

14. Разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов.

15. Разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства.

* См.: статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в силу с 01.01.2013.

Определение объемов документооборота и динамики его роста

После того как все процессы делопроизводства, актуальные для конкретной организации, выявлены, нужно определиться с объемом документов относительно каждого из них.

В качестве отчетного периода мы рекомендуем взять один год. Вторая рекомендация - подсчитать объем доку­ментооборота не только за прошедший, но и за два преды­дущих года, чтобы определить динамику роста количества документов.

Вид документа

Количество

  2010

  2011

  2012

Входящие письма

 2754  

 4236

 5742

Исходящие письма

 2168 

 4132

 5376

Служебные записки

 145

 912

 925

Приказы ОРД

 175

 386

 474

Договоры

 498

 633

 753

Итого зарегистрировано

 5740

 10 299 

 13 270

Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами

Традиционно предлагаются две методики расчета численности работников отдела ДОУ. Первая, разработанная НИИ труда, более проста и определяет оптимальное количество сотрудников в за­висимости от объема документооборота и количества исполнителей.

Рассчитаем количество персонала отдела ДОУ в компании по формуле:

0,00016 х Д0,98 х Р0,1,

где 0,00016 - постоянный коэффициент, отражающий средний уровень производительности труда работников де­лопроизводства,

Д - объем документооборота, подсчитанный нами выше,

Р - количество работников организации.

Допустим, Р = 100, тогда:

0,00016 х 132700,98 х 1000,1 = 0,00016 х 10975 х 1,6 = 2,8.

Таким образом, при существующем объеме документо­оборота количество работников в отделе ДОУ условной ком­пании - три человека.

Вторая методика изложена в Межотраслевых укрупнен­ных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда России от 25.11.1994 № 72) и ставит количество персона­ла в отделе в зависимость от норм времени, необходимого на совершение одной операции. Нормы времени можно найти также в следующих документах:

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23);

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению управления (утв. постановлением Министерства

труда РФ от 10.09.1993 № 152).

Конечно, нормы времени, затрачиваемого на выполнение делопроизводственных операций, предлагаемые перечислен­ными документами, весьма усредненные, поэтому следовать им бездумно не стоит. Один и тот же процесс в одной орга­низации может занимать 2 мин, а в другой - 10 мин. Кроме того, указанным документам уже довольно много лет, и тех­нологии работы канцелярий за это время существенно из­менились. Поэтому при проектировании функционала ра­ботников не обойтись без собственного исследования.

Если фактически в отделе работает больше человек, чем получилось в результате расчетов, рекомендуем обратить вни­мание на загруженность каждого из них. Проанализировать этот фактор помогут такие методы исследования, как фото­графия рабочего дня, не стоит сбрасывать со счетов и момент-ные наблюдения. Возможно, нагрузка среди работников рас­пределена неравномерно, или же работы попросту на всех не хватает (бывает и такое). Так или иначе, чтобы не потерять людей, отделу придется позаботиться о расширении круга сво­их обязанностей.

Распределение функций между сотрудниками

Приступая к распределению функций между работниками от­дела, следует учитывать их квалификацию, опыт, умения и навыки, а также знание деловых традиций конкретной компа­нии. Также не будем забывать и о том, что служба ДОУ может быть «рассыпана» по всей организации: в нее входят секретари, чье место в приемной руководителя, а не в канцелярии. В свя­зи с этим специфика работы делопроизводителя и секретаря будет существенно отличаться, и это тоже нужно учитывать.

Например, если секретарь часто отлучается по заданию директора, то не стоит передавать ему функцию приема и регистрации документов - ведь эта работа должна быть выполнена здесь и сейчас. Зато всю систему контроля ис­полнения документов секретарь может взять на себя, со­кратив тем самым путь документа от директора к испол­нителю.

Вернемся к нашему примеру. Итак, в службе ДОУ условной организации согласно нормам должны работать три человека. Двое у нас уже есть - это секретарь и делопроизводитель.

Секретарю целесообразно передать:

• контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

• представление документов на подпись руководителю;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов.

Вся эта деятельность связана с работой с директором и исполнителями, которых назначает директор. Кроме того, эти задачи не требуют немедленного исполнения, и секретарь смо­жет сам планировать свой день, оставив время для приема посетителей, организации совещаний, выполнения поручений руководителя и прочих обязанностей, напрямую не связанных с делопроизводством.

Делопроизводитель получит в сферу своей ответственности следующие процессы:

• прием и предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих документов;

• контроль оформления исходящих документов;

• регистрация исходящих документов;

• отправка документов по почте;

• регистрация внутренних документов;

• заверение копий документов.

Таким образом, третьему работнику отдела достанутся следующие функции:

• разработка номенклатуры дел;

• организация хранения документов;

• разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов;

• разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизвод­ства.


На заметку!

Нельзя забывать, что вы­полнение обязанностей отсутствующего работника -оплачиваемая деятельность, регулируемая Трудовым кодексом. Согласно ст. 151 ТК РФ, за это полагается доплата, размер которой устанавливается по соглаше­нию сторон.

Очевидно, что эта работа требует специальных знаний и опыта. Исходя из этого, менеджер должен разработать профиль должности, определить компетенции будущего работника, ини­циировать внесение изменений в штатное расписание и запус­тить процесс подбора персонала.

Планирование взаимозаменяемости работников

Распределяя задачи между работниками отделов, обязательно следует подумать и о взаимозаменяемости работников на слу­чай командировки, отпуска или больничного кого-либо из них. В случае отсутствия на работе каждого из работников его функ­ции берут на себя коллеги по отделу. Не обязательно в полном объеме: возможно, решаться будут только оперативные задачи, но простоев быть не должно. В идеале каждый работник должен точно знать, кто и в какой степени в экстренном случае вре­менно возьмет на себя обязанности отсутствующего.

Работа по распределению обязанностей между работника­ми службы ДОУ на этом не завершается. В течение некоторого времени после того, как переформированный отдел приступит к своим обязанностям, за ним следует пристально наблюдать: все ли было учтено, нет ли перегибов, не получилось ли так, что кто-то из сотрудников «зашивается», а у другого сплошные простои. Кроме того, с ростом компании растет и объем дело­производства, за этим тоже надо следить и вовремя реагировать, корректируя функционал и численность работников.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль