В случае увольнения или перехода на другую должность материально ответственного лица оформляется акт приема-передачи ключей. Как правильно составить этот документ, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
К какому типу актов относится акт приема-передачи ключей
В самом общем виде, акт представляет собой надлежащим образом оформленную и заверенную деловую бумагу, подтверждающую факт совершения какого-либо действия.
Существует огромное количество разновидностей актов:
- приемки-сдачи (материальных ценностей, работ, документов или оборудования);
- обследования (состояния пожарной безопасности, условий труда, состояния подготовки объектов или уровня техники безопасности);
- испытаний (технологий, систем, образцов);
- приема-сдачи (документов или материальных ценностей);
- приема-передачи (дел, денежных средств, материальных ценностей);
- ревизии или инвентаризации;
- расследования несчастного случая или аварии;
- ликвидации организации и др.
Существует целая категория актов, для которых утверждена стандартная унифицированная форма составления. В качестве примера можно привести документ о выделении к уничтожению деловых бумаг срок хранения, которых истек.
Однако подавляющее число актов составляется в произвольной форме. В этих случаях, правда, секретари и работники службы ДОУ пользуются рекомендательными формами, разработанными во ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Таким образом, рассматриваемый нами акт приема-передачи ключей являются документальной фиксацией процедуры перехода материального объекта от одного собственника или ответственного лица к другому. Обычно эта процедура входит в состав комплекса процедур по передаче дел, документов, материальных ценностей и т.д. и осуществляется по предварительной договоренности.
Предметом передачи могут быть любые материальные объекты. В рассматриваемом нами случае таким объектом выступают ключи от помещения (офиса, склада и т.д.). Рассмотрим подробнее, в каких ситуациях может стать необходимым прием-передача и какой из названных выше разновидностей документов данная процедура может быть оформлена.
По своей сути, ключи являются частью имущества предприятия. Все имущественные вопросы регулируются Гражданским Кодексом РФ. В каких случаях необходимо оформление акта приема-передачи? Во многом это будет зависеть от формы и обстоятельств договора и характера имущества, подлежащего передаче. Бывают ситуации, когда ключи являются самостоятельным объектом, а бывают, когда они являются составной частью передаваемого имущества. Рассмотрим эти варианты подробнее.
В должностные обязанности некоторых сотрудников входит несение полной материальной отвественности за те ценности, которые им вверены. Как правило, эти ценности хранятся в отдельном помещении, которое закрывается на ключи во избежание проникновения туда посторонних лиц.
Если материально ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, в его обязанности входит передача преемнику всего имущества, находящегося под отчетом, в т.ч. и имущества, хранящегося в отдельном помещении.
В введении нового сотрудника будет находится все подотчетное имущество, к которому он должен иметь непосредственный доступ. Таким образом, он должен иметь свои собственные ключи. В целях соблюдения законодательных норм каждый этап передачи имущества и ценностей должен быть документально оформлен. Одним из таких этапов является прием-передача ключей, для его оформления составляется "Акт приема-передачи ключей".
Сам документ имеет произвольную форму, но в его содержательной части обязательно должен содержаться перечень ключей и указания, к какому помещению относится каждый ключ. Во избежание недоразумений рекомендуем пронумеровать каждый пункт данного перечня. Данный документ впоследствии будет приобщен к основному пакету деловых бумаг, связанных с передачей дел и ценностей.
Читайте также:
https://1kadry.ru/#/document/189/531569/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Как секретарю составить и оформить акты">Как секретарю составить и оформить акты https://1kadry.ru/#/document/189/510415/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов">Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов https://1kadry.ru/#/document/189/459367/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art" rel="nofollow" target="_blank" title="Кто за что должен отвечать при использовании электронных документов и электронной подписи (ЭП) в компании?">Кто за что должен отвечать при использовании электронных документов и электронной подписи (ЭП) в компании?Как правильно составить акт приема-передачи ключей
Для оформления актов используются бланки, включающие необходимые для данного вида деловых бумаг реквизиты. Состав реквизитов определяется требованиями ГОСТ Р 6.30–2003. Поскольку акт приема-передачи ключей не является документом, отражающими проверочные мероприятия, то утверждение данного документа руководителем компании не требуется.
Справка
Типовой формуляр документа а содержит следующие реквизиты:
- название компании;
- название деловой бумаги - акт;
- дата соответсвует дате события, который фиксирует документ, в данном случае приема-передачи ключей;
- номер регистрации;
- место, где деловая бумага была составлена;
- сведения о количестве экземпляров;
- подписи сторон;
- отметка о получении и ознакомлении с документом нового материально ответственного лица.
- отметка о направлении данного документа в дело.
Заголовок акта должен быть грамматически согласован со словом "акт". Допустимо использования предлога "о/об" или его отсутствие.
Например, "о приеме-передаче ключей" или "приема-передачи ключей".
Датой акта является день, когда он был составлен. В случае, если составлению документа предшествовало проведение проверки, то в тексте дается указание на дату ее проведения или период времени, в течение которого она проводилась.
«В период с 13.12.2017 по 17.12.2017 комиссией была проведена проверка хранения материальных ценностей на …».
Основная часть документа состоит из двух блоков: вводного (преамбула) и констатирующего. В преамбуле содержится название деловой бумаги, и дата, когда производился прием и передача ключей
Если данная процедура входит в состав мероприятий по передачи ценностей, которые сопровождаются созданием специальной комиссии, то в преамбуле может быть перечислен состав этой комиссии: должность и ФИО председателя, а затем - должности и ФИО всех членов комиссии.
ПРИМЕР
Фамилии лиц, входящих в состав комиссии, могут быть приведены в алфавитном порядке или согласно иерархии должностей. Нумерация списка осуществляется арабскими цифрами с точками. Интервал списка - полуторный. Возможно присутствие в момент передачи и приема ключей других должностных лиц, не являющихся членами комиссии. В таком случае они также должны быть указаны в преамбуле.
В некоторых случаях в документе может быть приведена запись "Основание", с указанием причин составления акта. Если документ был составлен в нескольких экземплярах, то указывается их количество, а также местонахождение каждого экземпляра. Документ может быть подписан не только председателем комиссии, но и всеми ее членами.
В основной (констатирующей) части деловой бумаги излагается факты, установленные комиссий и фиксируется факт приема-передачи ключей.
Изложение текста документа, как правило, ведется от третьего лица единственного числа - "комиссия установила".
Количество экземпляров документа определяется потребностью лиц, которые в этом заинтересованы. В конце текста должны быть приведены сведения о количестве экземпляров деловой бумаги и местонахождении каждого из них. Если к акту прилагаются другие документы, то в конце текста дается указание на это.
При подписании документа лицами, принимающими участие в приеме-передачи ключей, следует указать не должности этих лиц, а их обязанности как участников комиссии: председатель или член комиссии.
Если есть лица не согласные с решением комиссии или имеющие особое мнение, то оно оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Акта приема-передачи ключей, как и все другие акты, подлежит обязательной регистрации. Порядок регистрации, а также регистрационные формы разрабатываются и утверждаются предприятием самостоятельно.
Образец акта приема-передачи ключей приведен ниже:
Как оформляется прием-передача электронных ключей
Во многих организациях в последние годы широко распространилась практика подписания документов посредством электронной подписи. Данная процедура значительно облегчает процесс сдачи отчетов, в тех ситуациях, когда доставка оригинала занимает достаточно большое количество времени. Для получения электронной подписи следует обратиться в специализированный центр по обслуживанию населения, либо в соответствующий налоговый орган по месту регистрации фирмы.
После подачи заявки необходимо пройти несложную процедуру подтверждения заявки и получения на руки электронного ключа на цифровом носителе (как правило, это флеш-карта памяти) и его бумажной копии. Как правило, электронный ключ выдается уполномоченному лицу фирмы. Оно должно быть назначено соответствующем приказом руководства. Далее это лицо становится полноправным владельцем сертификата.
Теперь, чтобы заверить документ электронным способом, нужно только две подписи - руководителя фирмы и лица, ответственного за электронный ключи.
Порядок составления «Акта приема-передачи электронного ключа» аналогичен составлению акта приема-передачи обычного ключа.
В данной процедуре принимает участие две стороны: непосредственный владелец ключа и представитель предприятия, которое осуществляет их выдачу. Деловая бумага должна быть заверена подписями обеих сторон.
Читайте также:
- Электронная подпись: делопроизводство под защитой криптографии
- Как создать электронную подпись
- Подпись в электронном письме