Взаимодействие любой компании со сторонними организациями и физическими лицами осуществляется на договорной основе. Расскажем, что такое договор и какие еще документы могут сопровождать и обеспечивать его действие.
Что такое договорная документация
Договорная документация — это, конечно, сам договор, а также все документы, которые его сопровождают. Договор, как объект документационного обеспечения управления, в юриспруденции определяется как документ, в котором зафиксировано:
- соглашение, достигнутое сторонами,
- права и обязанности сторон.
Договорные отношения между организацией и другими юридическими и физическими лицами регулируются гражданским и трудовым законодательством. Соответственно, договоры могут быть гражданско-правовыми и трудовыми. Независимо от вида самого договора, у сторон часто возникает необходимость в составлении сопровождающих документов к нему.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Договорные документы компании: сроки и особенности хранения
В некоторых случаях составление сопровождающих документов оговаривается на уровне закона, в других — их наличие стороны фиксируют самим договором или пожеланиями сторон. Так, например, договорно правовая документация, сопровождающая сделку, может включать в себя, кроме самого договора, протоколы предварительных и последующих рабочих совещаний, разногласий.
Также закон требует, чтобы система договорной документации включала в себя документы, которыми удостоверяют полномочия физических лиц, подписывающих договор от имени организации или от себя лично. К таким документам относятся копия устава, паспорта или доверенности. Эти копии затем хранятся вместе с текстом договора, подтверждая юридическую силу сделки.
Также договором может быть предусмотрено, что выполнение каждого этапа или всего объема работ по договору подтверждается актом приемки выполненных работ или же актом передачи товара, оказания услуг и пр.
Таким образом, договорная документация включает в себя собственно договоры, а также цепочки сопроводительных документов: дополнительные соглашения, протоколы, акты, спецификации, накладные, счета-фактуры и пр., фиксирующих и подтверждающих взаимные обязательства сторон и их выполнение.
Виды договорной документации
Содержание и форма договора, а также состав пакета договорной документации к нему, зависят от того, какие правоотношения регулируются этим договором. То есть, от того, какой это договор — трудовой или гражданско-правовой. Основные требования к трудовым договорам изложены в разделе III ТК РФ. Трудовым законодательством установлено, что договорная кадровая документация включает в себя дополнительные сведения, оформленные в виде приложений, либо отдельные соглашения сторон, заключаемые в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Образец трудового договора
Если речь о договорах гражданско-правового характера, можно выделить следующие виды договорной документации:
- преддоговорные документы (протоколы предварительных совещаний, конкурсные, тендерные документы, коммерческие предложения);
- договорные документы (проекты договоров, собственно договоры и дополнительные соглашения к ним, протоколы рабочих совещаний);
- первичные и производные документы (акты, счета и т.п.).
Читайте по теме в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Спорные вопросы по оформлению протоколов: семь готовых ответов
Договорная документация в строительстве
Отдельно упомянем договорную документацию в строительстве — работы в этой отрасли осуществляются на основании договоров строительного подряда. Система договорной документации в строительстве включает в себя техническую и проектную документацию на строительство, которой определяются объемы и содержание работ и предъявляемые к ним требования, а также и смету, определяющую стоимость работ по договору. К другим видам договорной документации в строительстве относятся графические и текстовые материалы, определяющие объемно-планировочные, конструктивные и технические решения, а также благоустройство прилегающих земельных участков.
Виды удостоверяющей договорной документации
Если договор заключается с юридическим лицом, стороны должны убедиться в праве друг друга заключать ту или иную сделку. Пакет документов, который должен представить контрагент зависит от вида и размера сделки и определяется юридической службой компании. В общем случае ещё до того, как начнется подготовка договорной документации, контрагент-юридическое лицо должен представить:
- копии учредительных документов,
- копию документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица, копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
- копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями и пр.
Генеральная доверенность на все полномочия: образец
Если вторая сторона — физическое лицо, от него потребуется:
- копия паспорта,
- копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе по месту жительства,
- копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или самозанятого;
- банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
- копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.
Образец договора об оказании услуг с физическим лицом
Копии этих документов хранятся вместе со всей договорно-правовой документацией и при передаче в архив, подшиваются в одно дело.
Правила работы с договорной документацией
Договорная документация, определение её позволяет сделать вывод о важности сопровождающей документации. В процессе договорных отношений может измениться многое, вплоть до объемов и стоимости работ по договору. Поэтому важно, чтобы все цепочки были подтверждены документами, а сами документы — правильно оформлены и подтверждали, тем самым, юридическую значимость всех изменений.
Сам договор, как правило, готовится централизованно: разработчик проекта — ответственный исполнитель. Разработка договорной документации на начальном этапе предполагает сбор и анализ всей преддоговорной документации, только после этого составляется проект договора.
Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства, юридический или договорной отдел. Пакет договорных документов содержит:
- проект договора в электронной форме;
- документы, представленные контрагентом;
- лист согласования,
- пояснительную записку (при необходимости).
Образец листа согласования
В крупных компаниях согласованием проекта договора занимается отдел делопроизводства, в небольших это, как правило, поручают секретарю. Количество согласующих проект договора лиц и их должности руководство организации определяет самостоятельно. Как правило, обязательными являются согласующие подписи:
- юриста;
- финансового директора;
- главного бухгалтера;
- руководителя заинтересованного подразделения.
Сроки согласования проекта договора утверждаются локальным нормативным актом, например, Положением о договорной работе.
Читайте по теме в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как согласовать документ. Согласование внешнее & внутреннее
Если у визирующих лиц будут замечания к проекту, документ передается службой делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, после их устранения повторно направляется на согласование. Если же разногласия все же устранить не удалось, система договорной документации будет дополнена протоколом совещания, в котором примут участие директор, ответственный исполнитель и руководители заинтересованных подразделений. В протокол вносится решение, принятое директором, о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.
При каких ошибках нельзя согласовывать документ и что писать в визе: памятка
Когда проект получит все необходимые согласования, служба делопроизводства готовит его для подписания.
Обратите внимание! Во избежание замены страниц недобросовестным контагентом, используйте парафирование — визирование каждой страницы договора лицами, которые его подписывают.
Подписанные договоры заверяют печатью организации, им каждая из сторон присваивает свой регистрационный номер.
Порядок и сроки хранения договорной документации
Ведение договорной документации, как правило, поручают службе делопроизводства, договорному отделу или бухгалтерии. Там же хранят договоры ГПХ. Трудовые договоры хранят в отделе кадров. Их не выдают работникам, поскольку при приёме на работу они получают на руки свой экземпляр, о чем в журнале учёта делается запись.
Выдача оригиналов и копий договоров ГПХ осуществляется по письменным запросам, их можно оформить как служебные записки. В записке обязательно указывается, на какой срок выдан документ. Выдача и возврат договорной документации фиксируется в отдельном журнале учета. Когда на руки выдается оригинал договора, ответственный сотрудник службы делопроизводства обязан изготовить ксерокопию договора и подложить её в дело.
Образец журнала учёта договоров
Завершенные договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии. При разработке номенклатуры дел классификацию договоров можно осуществлять по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.
Сроки хранения зависят от вида договора. Так, например, 5 лет по истечении срока действия или после прекращения обязательств хранятся следующие виды договорной документации:
- соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним;
- документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам,
- соглашения между хозяйствующими субъектами;
- соглашения между участниками информационного взаимодействия;
- о закупках отдельными видами юридических лиц.
А вот договоры, акты, сведения о реорганизации организации, учредительные договоры или договоры купли-продажи имеют постоянный срок хранения.
При определении сроков хранения договорных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Где найти срок хранения документа, если его нет в Перечне-2019
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя