Активировать демодоступ

Секретариат

Командировка: пошаговый алгоритм оформления

7 августа 2019
453
Средний балл: 0 из 5

В статье поделимся алгоритмом, как оформить сотруднику командировку. Дадим подборку образцов документов, которые вам для этого понадобятся. Бонус — шпаргалка по оформлению командировок.

Скачайте документы, которые помогут оформить и учитывать командировки

Положение о командировкахПропишите, как направлять в командировки
Памятка сотруднику на случай командировкиВыдайте командируемым сотрудникам
Письменное согласие сотрудника на командировкуВозьмите у работника, которого отправляете в командировку
Приказ об отмене командировкиИспользуйте по ситуации
Журнал учета работников, выбывающих в командировкиПригодится, если ведете учет командировок

Виды командировок

Взаимоотношения работодателя и командированного сотрудника регламентирует глава 24 ТК РФ. Она расшифровывает понятие командировка. Определение гласит: это поездка работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением, которое он получил от работодателя. Распоряжение устанавливает служебное задание, которое работник должен выполнить в командировке, срок поездки, место назначения. 

Обратите внимание! Законодательство не признает служебными командировками поездки сотрудников с разъездным характером работы. Не считается поездкой по служебной необходимости и направление в другой город сотрудников, которые работают по договорам ГПХ. 

Поездку работника можно считать командировкой, если одновременно выполняются три условия:

  1. Командируемый сотрудник оформлен в компании по трудовому договору.
  2. Работника направляют в другой город на определенный срок по поручения работодателя для решения конкретной задачи.
  3. Работа сотрудника не носит разъездной характер. 

Служебные командировки подразделяют на зарубежные и поездки внутри страны. Кроме того, командировки можно классифицировать и так:

  • одиночные и групповые;
  • плановые и внеплановые;
  • длительные и краткосрочные. 

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Алгоритм оформления служебной поездки одинаков для всех видов командировок. Расскажем пошагово, как оформить командировку сотруднику. 

Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку. Ограничения и запреты касаются беременных сотрудниц и несовершеннолетних, работников, с которыми предприятие заключило ученический договор. 

Шаг 2. Подготовьте служебное задание. Пропишите, какое поручение будет выполнять сотрудник, в какой город, и какую организацию его направляют. Резолюцией руководителя определите срок, на который работника командируют. 

Образец служебной записки на командировку

Командировка: пошаговый алгоритм оформления

Скачать шаблон служебной записки

Шаг 3. Получите письменное согласие работника на поездку. Его необходимо оформить, если у работника есть малолетние дети, или если он ухаживает за заболевшим членом семьи. Скачать бланк письменного согласия вы можете в начале статьи >>>

Шаг 4. Оформите приказ о направлении работника в служебную поездку. Используйте унифицированную форму №Т-9. Если направляете в командировку группу сотрудников, заполняйте форму №Т-9а. Вы можете использовать и форму, которую утвердили в положении о делопроизводстве или в положении о командировках

Скачайте унифицированные формы


Шаг 5. Зарегистрируйте сведения о предстоящей командировке.
Используйте для этого журнал учета работников, которые выбывают в командировки. Скачать его вы можете в начале статьи >>> 

Шаг 6. Сделайте предварительный расчет и выдайте сотруднику аванс. В расчете аванса учитывайте стоимость проезда до места командирования и обратно, суточные, и аренду жилья. 

Шаг 7. Внесите фамилию и инициалы сотрудника в журнал учета работников, которые выбывают в командировки. Во время отсутствия работника вносите соответствующие отметки в табель учета рабочего времени. Как правило, каждый день отсутствия отмечают буквой «К». Количество часов проставлять не нужно. 

Шаг 8. Когда работник вернется, получите его авансовый отчет. На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне — перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов. Приложите все документы, которые подтверждают расходы.  К ним относятся:

  • проездные билеты;
  • счета за проживание;
  • чеки ККТ;
  • товарные чеки;
  • квитанции электронных терминалов (слипы);
  • ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках). 

Шаг 9. Сделайте перерасчет командировочных на основании авансового отчета. Учтите: компания обязана возместить работнику суточные, даже если обеспечила его в командировке жильем, трехразовым питанием и бесплатным транспортом.

Шпаргалка от «Системы Кадры»: как оформить служебную командировку

Командировка: пошаговый алгоритм оформления

Скачать шпаргалку

При ответе на вопрос, как оформлять командировки, следует учитывать: с 8 января 2015 года действует упрощенный порядок оформления служебных поездок. Теперь достаточно оформить только один приказ по форме №Т-9 или локального аналога. Можно не оформлять большой пакет документов, исключив из него служебное задание — направление в командировку, командировочное удостоверение, отчет о работе. Не обязательно вести журналы учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования. 

Но многие работодатели все же предпочитают придерживаться прежнего порядка, подстраховывая себя документально. Если на предприятии решили использовать алгоритм оформления, который мы описали выше, пропишите его в ЛНА. Например, в положении о командировках. 

Документы для командировки

Как мы уже говорили выше, оформлять командировочное удостоверение не обязательно. Действующее законодательство разрешает не заполнять многие документы, которые использовали раньше. Но если ваша организация применяет прежний порядок оформления командировки сотрудника, нужно использовать рекомендуемые формы первичных документов. 

Таблица: формы первичных документов для оформления командировки и как их заполнять

Командировка: пошаговый алгоритм оформления

Скачать таблицу полностью

Предприятие, которое использует упрощенный порядок оформления командировки, может направить сотрудника в служебную поездку только на основании приказа. Его  составляют на основании служебной записки, которую пишет непосредственный руководитель сотрудника. 

Обратите внимание! То, какие документы нужны для командировки, работодатель должен закрепить своим локальным нормативным актом. 

Командировка на год

Долгосрочной считается командировка, продолжительностью больше 60 дней. Законом не установлено никаких ограничений по срокам, но служебная поездка в любом случае должна носить временный характер и за ней не должен скрываться перевод в другую местность, накладывающий на работодателя дополнительные обязательства. 

Чтобы исключить ненужные вопросы при проверках, долгосрочную командировку можно продлить. В качестве обоснования в приказе укажите, например, что:

  • продлить командировку просила принимающая сторона;
  • сотруднику поручили выполнить дополнительный объем работы;
  • сотрудник не успел выполнить поручение по независящим от него причинам. 

Приказ о продлении командировки также составляйте на основании служебной записки руководителя подразделения, где числится работник. Непосредственному руководителю сотрудника поручите оповестить работника, что его служебную поездку продлили. Не забудьте ознакомить сотрудника с приказом после того, как он вернется. 

Как учитывать командировки

Закон не обязывает вести журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку. Поэтому каждая организация сама решает вопрос, вести ли такой журнал.  Если компания решит вести журнал учета приказов о командировках, составить его он может в произвольной форме. Все вопросы по ведению журнала необходимо закрепить в локальном акте организации, например положении о командировках. 

Образец журнала учета в произвольной форме

Командировка: пошаговый алгоритм оформления

Скачать образец

Итог

Порядок оформления командировки пропишите в локальном акте работодателя. Там же оговорите, какие документы должны быть оформлены до того, как сотрудник отправится в служебную поездку и после того, как возвратится из нее.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.