Командировка: пошаговый алгоритм оформления

Виды командировок: в какую служебную поездку можно направить сотрудника

Взаимоотношения работодателя и командированного сотрудника регламентирует глава 24 ТК. В этой статье приведена расшифровка понятия командировка. Определение гласит: это поездка работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением, которое он получил от работодателя. Распоряжение устанавливает служебное задание, которое работник должен выполнить в командировке, срок поездки, место назначения. 

Поездку работника можно считать командировкой, если одновременно выполняются три условия:

1. Командируемый сотрудник оформлен в компании по трудовому договору.
2. Работника направляют в другой город на определенный срок по поручения работодателя для решения конкретной задачи.
3. Работа сотрудника не носит разъездной характер. 

Служебные командировки подразделяют на зарубежные и поездки внутри страны. Кроме того, командировки можно классифицировать и так:

• одиночные и групповые;
• плановые и внеплановые;
• длительные и краткосрочные;
• внутренние и зарубежные. 

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Оформление командировок осуществляется по алгоритму, одинаковому для всех видов служебных поездок. В организации может быть разработана и закреплена локальным нормативным актом процедура оформления командировки: пошаговая инструкция, методические рекомендации и т.п. Составьте схему, порядок оформления командировки на основании приведенного ниже алгоритма.

Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку. Это нужно сделать до того, как начать готовить документы для оформления командировки. Ограничения и запреты касаются беременных сотрудниц и несовершеннолетних, работников, с которыми предприятие заключило ученический договор. 

Шаг 2. Подготовьте служебное задание. Основанием для оформления служебной командировки, как правило, является служебная записка от непосредственного начальника сотрудника на имя руководителя организации. В ней должны быть указаны необходимость и цели поездки.

Образец служебной записки на командировку

Скачайте бланк служебной записки>>>

Служебное задание на командировку не является обязательным документом и оформляется на усмотрение работодателя. Но, в отличие от приказа, в нем можно детально прописать какое поручение будет выполнять сотрудник, в какой город, и какую организацию его направляют, а также результаты исполнения поручений. Если для оформления командировки сотрудника решено использовать служебное задание, используйте унифицированную форму № Т-10, в ней содержатся все необходимые поля для заполнения информации о командировке и отчета сотрудника.

Служебное задание на командировку. Форма № Т-10

Скачайте документ полностью>>>

Шаг 3. Получите письменное согласие сотрудника на командировку.

Порядок оформления служебных командировок, установленный действующим законодательством, требует, чтобы свое письменное согласие на поездку давали:

• инвалиды;
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, либо проходит военную службу по контракту согласно п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», либо призван по мобилизации, либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

Запрос согласия работника на направление в служебную командировку

Скачайте документ полностью>>>

Если работник, относящийся к одной из перечисленных выше категорий, согласен на командировку, свою подпись он должен поставить в запросе и указать, что ознакомлен со своим правом об отказе от служебных поездок.

Шаг 4. Оформите приказ о направлении работника в служебную поездку. Для оформления приказа на командировку используйте унифицированную форму №Т-9. Если направляете в командировку группу сотрудников, заполняйте форму №Т-9а. Вы можете использовать и форму, которую утвердили в положении о делопроизводстве или в положении о командировках. 

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Скачайте документ полностью>>>

Шаг 5. Зарегистрируйте сведения о предстоящей командировке. Используйте для этого журнал учета работников, которые выбывают в командировки. 

Шаг 6. Сделайте предварительный расчет и выдайте сотруднику аванс. В расчете аванса учитывайте стоимость проезда до места командирования и обратно, суточные, и аренду жилья. 

Шаг 7. Внесите фамилию и инициалы сотрудника в журнал учета работников, которые выбывают в командировки. Во время отсутствия работника вносите соответствующие отметки в табель учета рабочего времени. Как правило, каждый день отсутствия отмечают буквой «К». Количество часов проставлять не нужно. 

Шаг 8. Когда работник вернется, получите его авансовый отчет. На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне — перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов. Приложите все документы, которые подтверждают расходы.  К ним относятся:

• проездные билеты;
• электронные маршрутные квитанции;
• посадочные талоны;
• счета за проживание;
• чеки ККТ;
• товарные чеки;
• квитанции электронных терминалов (слипы);
• ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках). 

Шаг 9. Сделайте перерасчет командировочных на основании авансового отчета. Учтите: компания обязана возместить работнику суточные, даже если обеспечила его в командировке жильем, трехразовым питанием и бесплатным транспортом.

Шпаргалка от «Системы Кадры»: как оформить служебную командировку

Скачайте шпаргалку полностью>>>

При ответе на вопрос, как оформлять командировки, следует учитывать: с 8 января 2015 года действует упрощенный порядок оформления служебных поездок. Документальное оформление командировки теперь можно ограничить одним приказом.

То, какие документы нужны для оформления командировки, работодатель решает сам. Можно не оформлять большой пакет документов, исключив из него служебное задание — направление в командировку, командировочное удостоверение, отчет о работе. Не обязательно вести журналы учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования. 

Но для многих работодателей служебная командировка, документальное оформление поездки по прежним правилам — процедура привычная и они все же предпочитают придерживаться прежнего порядка, подстраховывая себя документально. Если на предприятии решили использовать алгоритм оформления, который мы описали выше, пропишите его в ЛНА. Например, в положении о командировках. 

Читайте все о том, как оформить командировку сотрудника, в «Системе Кадры»

• Когда оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку не нужно
• Кого можно направить в командировку
• Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку
• Как возместить сотруднику командировочные расходы на авиа- и железнодорожные билеты
• Как возместить расходы по разовой командировке сотрудника на личном транспорте
• Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника
• Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Документы, которые нужны для организации командировки

Как мы уже говорили выше, оформлять командировочное удостоверение не обязательно. Действующее законодательство разрешает не заполнять многие документы, которые использовали раньше. Но оформление командировки в организации производится в соответствии с прежним порядком оформления, нужно использовать рекомендуемые формы первичных документов. 

Таблица от Системы Кадры: формы первичных документов для оформления командировки и как их заполнять

Скачайте таблицу полностью>>>

Если оформление командировок работников на предприятии производится в упрощенном порядке, направить сотрудника в служебную поездку можно только на основании приказа. Его  составляют на основании служебной записки, которую пишет непосредственный руководитель сотрудника. 

Обратите внимание! Если производится оформление командировки директору, кроме служебной записки и приказа на командировку, потребуется издать дополнительно еще и приказ на передачу полномочий директора другому сотруднику. Для этого тому, кто будет замещать директора в период отсутствия, нужно будет оформить доверенность.

То, какие документы нужны для командировки, правила оформления командировки работодатель должен закрепить своим локальным нормативным актом, например, Положением о командировках. 

Оформление командировки на служебном автомобиле

Если работник решил, что ему удобнее ехать в командировку на личном автомобиле, и руководитель компании не возражает, то все затраты, связанные с поездкой, работодатель ему обязан оплатить, в том числе и бензин. В этом случае расходы можно возместить по чекам, приложенным к авансовому отчету или же компенсировать фиксированной суммой.  

Если командировка на личном автомобиле, оформление документов усложнится — сотруднику нужно будет оформить путевой лист. Этот документ нужен, чтобы подтвердить, что личный автомобиль используется в служебных целях. Форму путевого листа компания вправе разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, путевой лист заполните по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Командировка на год: как отправить сотрудника в длительную служебную поездку

Долгосрочной считается командировка, продолжительностью больше 60 дней. Законом не установлено никаких ограничений по срокам, но служебная поездка в любом случае должна носить временный характер и за ней не должен скрываться перевод в другую местность, накладывающий на работодателя дополнительные обязательства. 

Чтобы исключить ненужные вопросы при проверках, долгосрочную командировку можно продлить. В качестве обоснования в приказе укажите, например, что:

• продлить командировку просила принимающая сторона;
• сотруднику поручили выполнить дополнительный объем работы;
• сотрудник не успел выполнить поручение по независящим от него причинам. 

Приказ о продлении командировки также составляйте на основании служебной записки руководителя подразделения, где числится работник. Непосредственному руководителю сотрудника поручите оповестить работника, что его служебную поездку продлили. Не забудьте ознакомить сотрудника с приказом после того, как он вернется. 

Командировка одним днем: оформление

Командировка на 1 день оформление производится с учетом того, что такая командировка является служебной поездкой в местность, откуда сотрудник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Если сотруднику предстоит однодневная командировка, оформление ее производится по общим правилам. Но работнику выплачиваются только суточные и оплата проезда, поскольку ему не нужно будет оплачивать проживание.

Как учитывать командировки: образец журнала регистрации

Закон не обязывает вести журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку. Поэтому каждая организация сама решает вопрос, вести ли такой журнал.  Если компания решит вести журнал учета приказов о командировках, составить его он может в произвольной форме. Все вопросы по ведению журнала необходимо закрепить в локальном акте организации, например положении о командировках. 

Образец журнала учёта командировок

Скачайте журнал полностью>>>